浅析城建档案管理现状问题及对策

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摘要；随着我国改革城市建设发展不断深化，城市建设速度和规模将越来越大，现代信息技术的兴起对城建档案业界提供了挑战和机遇并存的契机，相信在所有的城建档案行业的同仁携手共进，城建档案包含丰富的信息资源将在该领域发挥着不可替代的作用。在这里，作者对城市建设档案管理存在的问题及对策探讨。

关键词；城建档案；档案现状；管理对策

Abstract： With China's reform deepening urban construction and development, urban construction speed and scale will more and more big, the modern information technology to the rise of the municipal files industry provides the opportunities of the challenges and opportunity, believe in all of the municipal files of the industry cooperate, members of the file contains the rich information resources in this field will play an irreplaceable role. In here, the author construction of city archives management problems and countermeasures are discussed.

Key words：The municipal files; Archives actuality; Management countermeasures

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

随着科技的发展和进步的成千上万的文件，通过不懈的努力，城市建设档案的管理会更高，更广泛，更深的领域，为国民经济的发展做出了一定的贡献。城市建设档案部门逐步实现现代信息处理技术为主导的档案管理模式的同时，要实现有效开发档案信息资源，建立新的管理模式，运用现代管理技术，最大限度的服务社会。

1当前城建档案管理问题

1.1档案收集问题

文件中包含的突出问题表现在2个方面：一是收集不足的问题。在实践中，城建档案管理部门的所有城市建设工程档案的收集，存在遗漏问题。二是收集的内容是不准确的。一些已被收集在城市建设档案，但缺乏审批、图纸缺失等问题，如此发现一些材料不是最终稿。

1．2档案利用率低

在实践中，城市建设机构、单位对城建档案的意识不高，不到紧要关头，一般都不查阅城市建设档案，导致城建档案利用人次、卷下等指数都相当的低，很难发挥档案积极作用。

1．3建设档案工作的宣传力度不够，社会意识较差

城市建设档案工作要用于历史沉积的档案为现代化城市服务。另一方面对城市建设的形式，文字，图形，声像资料能够随时归档，为现在和未来的城市建设和管理工作，可借鉴的依据。因此，城市建设档案工作面临的是城市方面的单位和个人。但人们对城市建设档案的认识还是比较薄弱，对于城建档案馆是了解甚少，建设单位是很少主动向城市建设档案馆报送竣工档案，如单位有一个文件不检查，造成的经济损失发生，新闻媒体对档案馆宣传不够全面，公众对城建档案工作的地位和作用都是不清楚。因此，加强城建档案工作的宣传，向公众展示的建设成果，强化档案意识，加强建设行业内部的协调，确保形成城市建设档案和档案是目前急待需解决的问题。

1.4管理水平不高

由技术层面说法，部分区域的城市建设档案的管理水平还是较为低的，档案分类的科学不够，存储不合理等。由业务的角度来看，部分区域城镇建设档案规范化程度不高，管理流程或程序没有完善，更多为随意性。

1.5档案信息化建设不能满足实际需要

1）信息建设时，硬件投放滞后。城建档案信息资源共享和快速更替，及其硬件配置，网络的形成仍然是滞后。这种有限的人力实施大规模城市建设档案资源的收集，整理，保存，利用显然不能满足要求和信息技术的飞速发展。

2）信息化建设，软件或系统开发的步伐太慢。软件及系统开发是要提升传统档案管理手段的推广，则需纵、横向的分步实施，相关于对从整个系统或区域布局统筹安排，当前的软件或系统开发缺乏积极的反应。

3）管理理念的变革。信息文件管理和传统的档案管理有一个质的飞跃，只是按部就班转变观念，不仅不能满足城市建设的迅速发展，也有悖基本科学发展观的要求，因此迫切需要扩大视野的档案管理人才，不断进行管理知识和手段的更新，而这恰恰是城建档案管理中的薄弱环节。

2建设档案管理问题的深层次原因

不够重视现实状况思想，各级政府不够重视城市建设档案管理，一些干部认为城市建设档案的管理是没有必要的。这就决定了在整个政府工作，没有考虑到城市建设档案城建档案管理部门，也没有把这项工作作为一项重要工作。

思想上不够重视，决定在行动将不会过度倾斜。一方面，资本投资不够，导致城市建设档案管理机构，设备落后，先进的信息技术的应用是不可能的。另一边面，人才实力不够，上级主管部门将重点引进人才，真想干事人员也不想搞城市建设档案的管理这项工作。

城建档案管理系统的建设不够，操作系统、工作不明确，内部管理体制不健全。档案的收集，查阅，回收应该遵循什么样的程序，一些部门还没有理顺，造成非常混乱。有些档案的收集应该执行什么样的标准，这在许多档案管理部门不清楚的。员工没有检查它是否符合条件的档案的收集。主要来源于人事、考勤、激励的管理制度对此许多部门仍然没去建立起来，有的甚至成立了，但还是相当的健全。

3，加强城建档案管理对策

3.1加强城市建设档案馆队伍建设，

城市建设档案馆发展的根本问题，在于人的事业心与责任感。城市建设档案馆是一个多学科的综合系统，它是从事城市建设档案工作人员提出了更高的要求。加强政治思想和職業道德教育和不断开发人才资源潜力，为了形成合理有效的绩效管理模型；则引入竞争机制，通过目标责任制，建立良好的激励机制。创建一个档案人员潜力发挥的良好环境，做好人才的培养和储备工作。加强在职人员的继续教育，不断更新其档案的专业理论知识和实践技能，采取各种手段吸引，更具体的人才充实城市建设档案队伍的不断发展促进城市建设档案馆。

3.2，加大资金投入力度

加强城建档案管理是基本保障的资本，在具体操作过程中，财务部门应充分考虑到新形势下城市建设档案管理，提高投资的资本。确保提供足够的保护。同时，避免投资长期一成不变，每年递增机制建立，作为政府财政收入的增长和城市建设档案管理的实际需求，每年增加财政投入。当然，财政投入并不是无条件的，任意的。1是科学评估资金需求，根据需求投资基金。2是加强资金使用和确保资金根据需求使用。3是提高资金使用效率和效益，避免浪费和废物问题。

3.3先进信息技术的引进

信息技术是促进城市建设档案管理工作的重要抓手。因此。如有条件的城市建设档案管理部门加于实现信息化来运行。科学设计，城市建设档案管理部门可以聘请专业的系统设计方法和软件供应商，确保遵守本单位的实际情况，同时达到最高效率。其次加强提升学习的研究，目前，我国许多地区拥有先进的档案馆，城建档案管理部门要加强交流学习，积极学习的类似单位的好的经验，好的做法借鉴避免走弯路。另外改造升级，当今社会是信息时代，信息化的技术迅速变化更新速度很快，但也适应当前的需要。

3.4提高队伍的整体素质（城市建设档案人员）

城市建设部门应当加强教育和培训工作。必须加强档案教育相关知识。展多层次，多档次，多形式的档案教育培训。提升城建档案工作人员的专业知识；举办各种培训班，建设一个开拓积极、知识与专业结构合理，了解业务了解现代技术的城建档案干部队伍。加强人员培训，不断扩大高、中级职称人员，提高专业水平。组织学术研究等活动项目，介绍有关城市建设档案工作动态，引进先进的城市建设档案工作管理方式、手段，提升城建档案工作管理水平。

3.5建立了完善的管理系统

规则和条例，重要保障城建档案实现长效、常态管理，建议对城建档案管理部门建立完善的管理制度。例如；一个单位应该建立激励体系，如奖励、晋升制度等。在过程中必须体现公平性和竞争性，激发员工的积极性向上热情主动的工作态度。此外，相关的业务也不断改进，包括文件、参考、查阅、服务管理制度等。

3.6，加强行业监管，建立城市和农村一体系建设档案管理系统。

建立城市和农村充分发挥在政府的主导作用。逐步形成一个市（县）两级城市建设档案的过程监督和协调制度，加于督促各级城市建设部门将城市建设档案管理纳入重要议事日程的工作。通过完善城市建设档案管理政府的规定，相互制约和规范化的档案管理和档案执法行为，确保每个市、县城建档案管理工作的均衡及协调发展。另外加强部门协调来提升服务的质量。城乡建设项目往往长期线涉及面广，这需要所有相关部门加于沟通和协调，确保重点工程档案和数据及时完完整整归案。各级各单位提供及时和准确的各类工程档案，则能确保城市建设档案管理处为城市提供更多的科学和详细的文件的结果，才能充分发挥它资政的社会功能，更好的服务于城乡建设。

4结束语

对于新的形势给予城建档案管理工作提出了新的任务和新的要求，根据城建档案管理中的重要作用，建议有关部门和单位要从思想上重视这项工作，加大投入力度，实现信息化，打造一流团队和健全的管理制度，促进城市建设档案的管理工作上新台阶。