临床教研室教学档案的收集\整理和归档探讨
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[摘要] 教学档案是本科教学工作水平评估的基础,是教学水平和教学质量的凭证,是衡量一个教研室教学管理水平和教育质量依据。本文结合笔者外科教研室“十一五”迎评创优的工作经验总结了临床教研室档案资料的重要性和如何高效地进行档案的收集、整理和归档。
[中图分类号] R197 [文献标识码]B [文章编号]1674-4721(2010)04(c)-140-02
On the teaching of clinical teaching and research archives collection amd collation and archiving
HE Yun, ZHOU Xiaofan, HAO Jia, LIU Yulian, ZHANG Youfeng
(1.Second Affiliated Hospital, third Military Medical University,Chongqing 400037, China; 2.The first Affiliated Hospital,third Military Medical University,Chongqing 400037,China)
[Abstract] Teaching undergraduate teaching level file was the basis of assessment and was the quality of teaching standards and teaching certificate,teaching was a measure of a teaching and research of teaching based on management level and quality of education. In this paper, the author surgical teaching and research,"Eleventh Five-Year".Meet the assessment work experience excellence in clinical teaching and research summed up the importance of archives and how to file effective collection,collation and archiving.
[Key words] Teaching portfolio;Collection;Finishing;Archive
在临床教学医院,教研室是最基层的教学管理单位,其档案建设是整个医院和学校的教学档案基础,教学档案直接记录了教研室的教学管理、教学实施、教学研究、教学活动等,为教学改革和提高教学质量提供了依据。而教研室收集的教学材料多为教学活动中产生的第一手资料,十分凌乱,如果未及时高效的收集、整理和归档,教学档案就会随时流失或破损。因此,档案建设科学化、信息化、规范化、制度化是时展的要求和趋势。
1 临床教研室教学档案的主要内容
教学档案的主要内容包括教研室基本情况:教研室(含学科、课程)历史沿革、教研室办公室情况、教研室人员基本情况、教研室受奖、受惩情况等;教学组织:国家文件、学校教学文件、教学组织文件、课程建设规划、教学工作材料;教学实施:实施计划、教案、讲稿、理论教学、实践教学、教学活动记录、教学质量控制、考试分析、教学总结;教员工作:教员培养、教员考核、奖惩情况、外聘教师;教学与学术研究:教学研究、学术研究、学术活动、学科建设;教材建设:教材建设规划、课程教材、教材编写;教育技术:教育技术工作、教育技术资源、信息化教学;教学保障:教学条件、教学经费及其他教学材料。
2 临床教研室教学档案的特点
2.1档案资料来源多学科性
临床教研室,特别是内、外科教研室所涉及的三级学科繁多,如内科涉及呼吸内科、消化内科、神经内科、肾内科、心内科等,外科涉及心血管外科、泌尿外科、神经外科、骨科、普通外科、胸外科、肝胆外科等,教学档案难以及时收集、整理和归档。特别是教员的个人材料,如教学总结、见习日志、见习教案课件等。
2.2 档案资料分散性
教研室档案资料既包括学校、部、院、系下发的教学工作规章制度、文件、会议材料、人才培养方案、课程标准、实纲、考试大纲、教学工作会议、重要教学活动、领导讲话、报告、纪要、总结等;又有教研室书写的教学文书,如教学设计、课程教学总结、试卷分析、课程建设规划、师资建设规划、学科建设规划、四大规划、年初计划和年初总结等;还要收集所属三级学科的教案课件,个人教学总结、主任听课记录、集体备课记录本等,材料十分凌乱、分散。
2.3 档案资料载体的多样性
传统上教学档案的归档主要是纸质载体,同时还有图片(如第二课堂活动、科室主任查房、外校专家参观指导等照片)、光盘(如专家教授讲座、教学名师明星示范授课及一些具有很大储存价值的大型会议)、奖状以及一些实物(如投影仪、教具、标本),均形象客观地反应教学实施过程,是教学活动的重要凭证,是重要的教学档案信息资源。
2.4 教学档案的周期性和成套性
培养一届医学生的过程就是一个教学活动周期,一个周期就会形成一套教学材料,在收集、整理、归档的同时,还要准备下一届新生的新材料,周而复始,无限循环,工作繁琐。
3 收集、整理和归档临床教学档案的重要性
3.1 教学档案是本科教学工作水平评估的基础
临床教学档案直接记录了临床教学管理、教学实践活动中的各个环节,在医学院校进行教学评估时,需要对教学条件、教学状态、教学效果进行跟踪调查和分析,所以科学的临床教学档案建设可以为教学评估提供比较完整、系统、准确可靠的信息和数据,这是医学院校搞好本科教学工作评估的基础,是进行教学改革、提高教学质量的依据。
3.2 教学档案是反映教学水平和教学质量的凭证
教学档案真实记录了教员的教学、科研活动,比如教学、课件、教具、学员评分记录表、见习日志和集体备课记录本等,直接印证了教学的教学方法、手段和教学态度,试卷及试卷分析表明了本学期的教学效果,个人教学总结明确了教员为进一步提高教学质量的计划。教员学术交流与协作、学术会议、学术讲座等学术活动统计表及有关材料、各级各类教学成果奖有关材料、发表教学论文统计表及相关材料、科研项目统计及相关材料、科研成果奖统计及相关材料、发表学术论文统计资料及相关材料记录了教员学术活动和科研活动。
3.3 教学档案衡量一个教研室教学管理水平和教育质量
教学档案是衡量一个教研室教学管理水平和教育质量的重要标志之一,比如,督导听课记录本、主任听课记录本、教学会议记录本、试讲记录本、教学日志、教学质量检查、教学评价、分析资料是教研室督导教学活动的重要依据;学年教学工作报告、中期教学总结、课终教学总结,教学经验和体会材料、典型教学经验材料记录了教研室累积经验,创新改革的过程;教研室教员培养规划、实施情况、教员培训相关材料(教员出国、进修、代职)等、青年教员培养计划和实施情况等记录了管理教学活动的过程。四大规划、课程试题库建设与更新情况、课程选用教材记录了教研室建设、发展的过程。
4 临床教学档案收集、整理和归档的具体举措
4.1 临床教研室教学档案收集
①教学档案的收集采取定期收集(如教员的教案课件、教学总结、情况、学术会议、学术讲座等)与随时收集(各种上级下发的文件和通知、重要的教学文件材料等)相结合的办法,在每个学年结束或者每个教学班毕业(结业)后成套资料一定要收集完毕,避免和下一个教学周期的教学档案混淆。②归档的教学文件材料必须字迹工整,格式统一,声像清晰、装订规范、签字手续完备。③教学档案一般归档一份,重要的教学文件(研究生学位论文、专著、优秀教材等)除原稿外,可根据实际情况酌加副本。④纸质档案外的其他载体档案材料(如信息系统报表和电子文档等)最好打印成纸质档案,防止数据丢失和非法更改。
4.2 临床教研室教学档案整理
①根据教学文件材料的形成规律,保持其有机联系,便于利用查考。②卷内文件应拆掉金属物(以免破损档案),用线装订(已装订成册的除外,如学位论文、课程标准和教学大纲等),对有破损的文件材料应进行修补或者装订成册。③凡是文件材料未注明标题的应加制封面,注明题名、时间等基本项目。④材料大小一般为16开,图件按此规格叠成手风琴式,图名、图签折在外面。⑤文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内(如第二课堂活动形成的照片、光碟,附图册、表册、照片应贴上标签,填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单元。其他载体材料可专柜保管,但需填写与文字材料卷一致的档号;⑥按顺序编排页号,无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号,页号位置在非装订线一侧的下角。⑦凡教师业务档案中规定的内容已分别归入其他类档案的,如专著、论文已归入出版类,科研成果已归入科研类,应在卷内目录中注明相应类目的档号。⑧有密级的档案,由文件形成部门提交保密委员会确定。
4.3 临床教研室教学档案归档
①档案编目 (包括档案编号、档案分卷、案盒题名) 填写案卷封面、脊背各栏目,文字要简短、准确;档案编号:根据教学档案的编目体系编制档号,教学档案档号=年度号+教学档案分类号+案卷号(如档号:2009-JX201-01+案合题名:教研室基本情况+案卷号:第1卷);档案分卷:原则上,一个档号对应一个案盒,如果一个档号对应的档案数量较多,需分盒存放的,应分卷并编写卷号。一个档号对应的档案数量较少的,可多年度集中一盒,按年度编多个档号;案盒题名:根据教学档案的具体内容,填写案盒题名;②卷内文件排列顺序:永久在前短期在后、重要在前一般在后、正文在前附件在后、印件在前定稿在后、批复在前请示在后,同时编制检索目录,教学档案检索目录按档号顺序,以案盒为对象填写,根据需要,可编制各种分类目录和专题目录。③案盒排放顺序的基本原则为:档号优先、年度次之、卷号第三。同时教学文书存电子版材料,制定电子检索目录,方便随时查阅。
5 总结
教学档案是在教学活动中直接形成的、具有保存和查考价值的各种文字、图表、声像等不同载体的教学历史记录,主要是在教学管理和教学实践活动过程中形成的,反映本级教学管理、教学实践活动过程。及时高效的收集整理教学档案,采用纸质版和电子版相结合归档,实现管理现代化、信息化。有效保存对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的教学资料,对医学教学和人才培养起着重要的作用。
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(收稿日期:2010-03-22)