“三位一体”打造油田地面建设信息平台

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中石化胜利油田胜利勘察设计研究院有限公司(胜利设计院)是国家甲级勘察设计单位，胜利设计院档案管理中心是国家一级企业档案管理单位和国家一级档案目标管理单位、山东省特级档案室，2007年荣获山东省档案管理先进单位。多年来，一直致力于档案的信息化建设，目前，已形成了一体化平台、档案管理中心网站、中心数据库“三位一体”的档案管理信息系统，实现了设计文件形成、审批、归档、利用的一体化。

一、逐步推进，实现文件全息在线实时归档

1989年，该设计院率先启动档案计算机管理工作，自行开发了《蓝图管理系统》和《检索系统》，逐步实现了设计文件的目录级检索。1992年，实行了条码扫描借阅。随着计算机辅助设计(CAD)的逐步开展，计算机绘图率快速提高，到1997年达90％以上。1998年，院现代化的设计科研作业楼投产运行。1999年，配合“甩图板上大楼”工程，《工程图档管理系统》投入运行，实现了勘察、设计文件全文接收脱机归档保存。设计、科研底图在实物存档的同时，100％实现了电子文件的人工存档、网上查询和本地机下载授权利用。

设计院信息化建设的探索和实践一直没有停止。2006年公司启动了综合管理信息系统一体化平台。2007年7月正式上线运行。综合管理信息系统一体化平台集项目管理、人力资源、综合办公、经营管理、协同设计、技术质量管理、综合图档管理、设计支持等综合信息管理系统于一体。CAD文件在线归档管理在项目管理子模块，非在线文件的归档管理在综合图档管理子模块，人员信息的管理在人力资源子模块。合同管理在经营管理子模块。一体化平台的上线运行，实现了从设计、审批、归档、利用的一体化。

1　归档责任前移

一体化平台项目的运行必须按策划(项目策划、专业策划)、设计、电子文件检查归档、出图管理、纸质文件归档、竣工单执行、工时发放程序运行，所有程序在平台流转。设计人员图纸挂上平台后，经检查无问题，可一直运行到竣工单执行程序。文件归档不全、或文件有问题打回后未进行修改的，档案人员不予执行竣工单。生产管理部见不到档案管理中心流转来的竣工单不予核发工时。档案归档的重心从档案人员转到了设计人员，对设计质量的提高也是一个促进。有问题的设计文件打回重新修改，需要重新挂图，费时费力，影响设计速度，延缓工程周期。按照院一级考核一级的业绩考核原则，文件归档是重要的考核指标，直接影响个人及所在单位的绩效考核结果。文件归档从生产管理部、设计所室领导、项目负责人、专业负责人到设计人员都非常重视。

2　全过程控制、多节点控制

传统的归档模式是对归档结果的控制，文件在归档时才能发现是否符合要求。平台运行是由设计人员完成设计文件，运行校对、审核、审定程序后，将图纸从平台归档。经电子文档管理人员在线检查、网络出图打印、底图管理人员接收(纸质与流程流转的电子文件核对)、蓝图管理人员接收等程序，完成电子文件及纸质图纸的同步归档。电子文件检查、出图打印、底图管理三个节点发现问题，均可启动打回程序，输入问题内容，提醒设计人员修改。修改后的文件挂上平台重新运行上述程序。对设计文件进行全过程的控制，提高了归档文件的质量。设计人员可随时查看文件流程的当前位置，提高了工作的透明度。

3　远程登录，异质、异地同步归档

随着近几年设计院对国内外市场的逐步开拓，公司在北京、新疆、四川等地设立分院。北京分院、新疆分院、四川分院设计人员可远程登录公司一体化平成相应的操作，完成异地文件的归档。所有文件的归档采用双轨制(即电子文件、纸质文件同步归档)异质归档，方便利用，留档备查，同时做好文件的备份工作。

到2010年4月，库藏各类档案资料127万卷(册、张)，中心数据库现有档案目录87.9万条。设计文件全文数据库电子文件总库藏210491个、56GB；数字化加工扫描10.23万页、25.33GB。

二、按责授权，数字加密，确保信息安全

1　权限明确，各负其责

一体化平台系统明确了人员的资质和授权范围。按责任明确规定了电子文件浏览、查阅权限，按人赋权。除了在检索查询权和浏览权方面进行严格控制外，还提供了借阅申请和借阅审批流程及档案修改申请和档案修改审批流程，使所有的借阅及档案修改都能做到有责任人对其负责，所有操作均留有记录。同一个文件，不同人员拥有不同的权限。电子文件检查人员可对文件所有内容进行检索，出图人员拥有文件格式转换的权限，底图、蓝图管理只有流程执行／不执行的权利的权限。在人力资源子系统中，普通员工只能查看自己的信息，部门领导仅对本部门员工信息(出生日期、工作时间等信息除外)拥有修改、添加、删除等权限，只有人力资源部才拥有对全公司员工出生日期、工作时间等信息的修改权。

2　数字加密，构建档案信息防火墙

2009年6月，前沿科技文档安全系统正式运行。通过数据加密技术，实现设计文档、办公文件的保密与防泄露，实现内部人员身份认证管理，通过综合管理信息一体化平台用户体系完成内部集中认证与授权，为资源访问授权提供基础。灵活设置用户使用电子文档的权限(包括阅读、打印、保存、截屏等)，并且实时权限回收，适用于各种文档管理方式，同一文档对不同人的使用权限不同，体现管理层次。文档安全保护对用户透明，原有的使用流程和习惯不变。对各种外设、移动存储设备实现在线／离线的管理，授权后不限制网络和移动存储设备的正常使用，确保员工移动办公使用机密文件的安全，提供员工在离线状态下使用密文文件的服务。离线状态下，仍然可以控制文档的操作权限和使用时间，记录用户对文件的使用情况，文档安全保护系统可以详细记录管理员和用户的操作日志，并上传到数据中心日志数据库中保存。前沿科技文档安全系统的实施，使设计院在日常工作中积累的电子文档得到严格保护，为信息系统安全运行提供有力支持。

设计院统一在内部机器安装前沿科技文档安全系统，公司员工通过客户端身份验证，登录后方可打开加密文档，未安装客户端的用户不能正常打开文档，公司内各部门设解密员，对需向公司外部发送的文档进行在线解密。需提供脱机电子文档的用户经院项目管理部、技术发展部和领导审批后由档案管理中心统―从系统下载刻盘，根据项目管理部审批要求设置光盘使用期限，脱机后到期光盘自动关闭，文件不能正常打开，防止脱机文件超期使用。2009年来，有11个项目刻录光盘，刻录文件18936个，刻录总容量达9.557GB。

三、全方位、全天候授权利用，提高效率

院内工作的专业技术人员可在线启动借阅流程，经本部门领导、机关职能部门领导在线审批后(特殊项目档案电子文件的利用须经公司领导批准)，由电子文档管理人员授权检索。北京分院、新疆分院、四川分院人员可远程登录在线授权查询利用。出差人员可提前申请VPN(Virtual Private Network，虚拟专用网，是一种“基于公共数据网，给用户一种直接连接到私人局域网感觉的服务)，标注所需应用的IP和端口，无论身在何处，点击开始后，系统会自动分配IP地址，连接后即可使用申请访问的油田内部资源。通过公司主页，登录一体化平台，审批后利用需要文件。查询条件不详的用户，也可通过档案管理中心主页进行智能检索，方便利用。档案利用不受时间、空间的限制，用户可随时登录查看利用流程的动态运行情况，提醒审批人及时审批，确保正常运行。节省了设计人员亲临档案管理中心借阅资料的时间，提高了工作效率。2007年完成归档图纸及电子文件79612张，2008年达94756张，2009年高达151490张，提高了企业的经济效益。

一体化平台、中心数据库、档案管理网站是支撑档案信息平台的三驾马车。一体化平台了实现了设计文件形成、检查、归档、利用的一体化，明确了形成、检查、归档管理人员的不同权限，严格了更改、利用管理程序。自2007年正式上线运行以来，先后有1000多个项目在线运行。在线归档设计文件30多万张，提供利用电子文件30000多个次。中心数据库储存了各类电子文档信息，并提供备份。档案网站由档案管理中心自行设计、维护，囊括了档案法规、管理制度、工作动态、日常档案资料查询、光盘期刊查询等主要功能。成为档案管理中心对外联络和服务的窗口，为档案管理信息的、档案管理制度的宣传提供了有效的途径。平台、数据库和网站三位一体，为档案信息的传输、归档和管理利用搭建了平台，推动了档案信息的存储海量化、技术标准化、管理科学化、资源共享化、信息动态化，为虚拟电子档案库房和数字档案室建设奠定了基础。