高校教师业务档案管理工作存在的问题与对策研究

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摘要： 教师业务档案是高校档案管理的重要组成部分，是抓好学校管理和师资队伍建设的重要内容，也是提高高校教学水平的重要基础。加强教师业务档案管理运用，对于调动广大教师积极性，合理调整师资结构具有极其重要的作用。本文通过分析高校教师业务档案管理工作中存在的问题，提出加强教师业务档案管理的对策。

关键词： 高校教师 业务档案 管理

高校教师是高校工作的主体，在教学和科研活动中形成了大量的业务资料。这些资料是教师辛勤汗水和智慧的结晶，是极其宝贵的财富。如何管理这些资料，建立科学的业务档案管理机制是一个急迫需要解决的问题。本文通过对高校教师业务档案管理问题和对策研究，以期推动高校教师业务档案建设，促其管理水平跃上新台阶。

一、高校教师业务档案的特点

高校教师业务档案不同于其他一般档案，有其自身的特点。1.业务档案来源的丰富多样性。这是由于教师业务活动领域的广泛性所决定的。高校教师既要教学又要搞科研，有的教师还走上领导岗位担任行政工作，从而形成了丰富多样的教师业务档案。2.业务档案搜集的全程动态性。业务档案资料是围绕教学任务而产生的，如教学日历、教案、教学任务书、听课记录、学生对教师的反映、科研论文等，这些都是教师在业务活动中每一个环节的真实记录。建立业务档案就必须全程跟踪，动向搜集。3.业务档案资料整理的全面系统性。不仅包括教师自身形成的材料，如教学日历、教案、教学任务书、奖状等，而且包括由此产生的一系列资料，如学生的听课记录、教学评估、研究结果等。要将这些教学资料进行科学整理、分类、归档、标示和管理，是一项非常艰巨的系统工程。

二、高校教师业务档案管理存在的问题

近年来，随着高校人事制度的改革，各地高校人员流动频繁，使得教师业务档案的动态性进一步加大，同时需要反映教师工作的相关信息增多，手工管理方式已难以满足要求，给人事、业务档案的收集、管理和使用带来了许多问题。

1.管理体制不规范

高校的教师业务档案作为学校档案管理的重要组成部分，应由学校统一管理。但有的高校教师业务档案管理却是按照教师的业务归属分属不同的职能部门来管理，即人事档案归人事部门管理，教学档案归教务部门管理，科研档案归科研部门管理，而且教师所在（院）系还散存着部分教师的业务档案。这不仅容易造成教师业务档案资料零散、不完整、不系统，甚至丢失，而且当提取、利用教师的全部业务档案资料时，必须分别到不同的主管部门查阅、提取，给教师业务信息的提取和利用带来很大麻烦，直接影响工作效率，给使用造成麻烦，同时，这种分散管理的状况，造成教师业务档案载体、排列、编目等规格不规范、不统一，影响归档质量，成为管理上的“短板”。

2.管理制度不健全

教师业务档案是学校加强师资队伍建设，考评教师教学能力和学术水平的重要内容，也是教师晋升职称、年度考核、评优选先的重要依据，同时也是衡量一所高校教学质量和学术水平的重要标尺。目前，由于高校教师档案管理制度不健全，管理机制不完善，造成广大教师和部分管理人员档案意识淡漠，少数人甚至把档案材料看成是自己的独有成果，不愿向学校移交，给业务档案资料的搜集、管理带来困难，有的可能造成不可估量的损失。

3.管理手段较落后

教师业务档案信息内容广泛，涉及面广，科研和学术含量高，需要建立快速、高效、系统的现代化管理模式与之相适应。但是，目前大部分高校教师业务档案的管理手段尚处在人工操作或半人工操作状态，使教师业务档案信息的收集、整理、立卷、归档等技术严重滞后，从而影响到教师业务档案的利用、编研和开发。

4.队伍建设滞后

高校的基层档案工作人员大部分是兼职，并且是非档案专业人员。这部分人员，不仅工作变动频繁，而且缺乏档案管理专业知识，从事档案管理工作的能力和经验不足，无论在精力上，还是业务熟练程度、责任心、档案意识等方面都很难胜任档案基层管理工作。这种状况，导致教师业务档案资料不能及时收集、归档，甚至流失，从而影响了入馆档案的数质量。

三、加强高校教师业务档案管理的对策

为了改变教师业务档案的管理现状，使得我们的教育教学及管理能够合理、科学地发展，提升教学建设改革的速度及质量，我们应采取积极有效的措施，建设规范科学的教师业务档案，充分发挥其在教学、科研和教师队伍建设中的作用，其对策：

1.明确档案负责机构

必须建立完善的教师业务档案管理制度，首先应协调与衔接好档案的收集、整理、归档、利用等各个环节，明确各部门的工作职责。制定统一的标准，如各类表格形式的规格、整理、装订、收集、归档、时间等，都要用统一的标准，进行规范管理。做好教师档案的立档、整理、保存工作，是教务处的一项基本工作。教师业务档案应由主管教学的校长分管，由教务处统一管理，根据学校规模和管理制度，应按网络辐射状分工，形成层级负责、循环管理体制。可在教务处设立l―2名专职档案管理工作人员负责全校的教师业务档案管理；在各分院设置一名兼职档案协管员，具体负责资料的搜集、整理、填写，并在规定的时间内将资料移交给专职档案员汇总分析、加工整理、审查鉴定、立卷归档、提供使用。

2.规范档案归档内容

建立高校教师业务档案应该是有选择性的，高校教师考核办法规定，聘请、任命教师必须从德、能、勤、绩四个方面来考核。因此，教师业务档案的内容也要围绕这四个方面来确定，并结合教学实际来确定。德，主要是指教师的思想品德、政治觉悟、职业道德、工作态度等方面的表现。对有违反法律法规、组织纪律和学校规章制度等情况的，也要实事求是地记载。能，主要指文化知识、专业水平和教育教学能力等，包括个人简历、学历学位复印件，任职资格、专业技术职务、与教学任务下达表及完成的工作量等。勤，主要是指教师的国内外进修、考查、讲学及参加学术活动情况，刻苦钻研精神、尽责尽职情况和完成学校分配的教学任务，以及出勤考核记录等情况。绩，主要包括教学改革、科学研究的成果，国内外公开发表的论著、译著、教材、论文、资料汇编及参加各级课题的任务书，考评结果、奖惩情况，以及教学效果情况。

3.完善档案管理程序方法

教学业务档案管理，分为初级搜集和后期整理两个阶段，搜集是基础，整理是加工，两者相辅相成，缺一不可。兼职档案员要按照档案管理规范化的要求和工作内容，及时、全面地搜集教学的有关资料、数据，并进行初步整理，按时移交专职档案员；专职档案员根据兼职档案员提供和自行搜集的资料，进行分析、归纳、整理、审查和补正，采取按人和按年度分类立卷的方法，做到既有定量的记载，又有定性的结果。可较多地采用数据加表格的形式，并及时输入教师突出的表现信息，使教师档案有足够的量的储存。对于定性方面的材料，专职档案员应在学年结束或某一项活动结束后，组织相关人员审理有关材料，写出真实的考核评语，填入案卷中。对教师的考核评语应让教师本人过目、提出意见并签字后，才能装订入库。在建立好教师个人档案基础上，专职档案员还应建立全校性的教师情况统计，即在对全校教师每学年的教学等情况进行综合分析归纳的基础上，建立全校性教师综合评价档案，这也是对学校教学情况的综合评价。

4.提高教师业务档案管理技术

计算机在档案管理工作中的普遍应用，客观上提出了依托计算机和网络技术，实现教师业务档案管理的电子化、网络化要求，建立教师业务档案信息网是快速、准确地开发利用教师业务档案信息资源的有效途径。高校教师业务档案的管理，要改变传统人工操作、手工管理的落后局面，必须实行网络化管理，要建立统一、系统、完整、操作性强的教师业务档案信息管理系统，电子档案相对纸质档案来说具有储存容量大、节省空间等优点，把现代化信息技术应用于教师业务档案管理中，实现教师业务档案检索信息反馈、统计、汇编等管理程序的自动化。教师可以依据权限在校园网上登录系统、校对资料、补齐信息、网上提报；各院（系）把平时教师教学、科研活动中形成的有价值的业务资料通过校园局域网络上传至教师业务主管部门。档案管理员在收集纸质材料的同时，收集、拷贝与纸质文件相对应的电子文件一并归档，可以在网上对上传资料进行审核，去伪存真，详细地筛选、整理、下载、录入、编辑、立卷、归档，以保证教师业务档案的齐全、完整，不仅能大大提高工作速度，而且能减少调阅档案的次数，避免不必要的重复劳动，还能实现档案之间的内容互补，发挥业务档案资料的效用。

5.重视业务档案人员培养

专业化的业务档案人才队伍是档案事业发展的关键。因此，学校要特别重视业务档案人才的选拔和培养；档案管理工作人员要加强自身的文化和专业知识、现代技术学习，不仅要有较高专业知识，而且要有掌握计算机信息应用的能力，特别是现代化档案管理能力，不断提高自身的修养和素质。这样才能适应建立全面系统、标准规范、技术程度高的业务档案管理要求。

总之，教师的教学、科研成果是学校的一笔财富，建立健全的教师业务档案，是我们合理利用人才资源的需要，我们应积极加以开发和利用，为制定教学、科研计划提供有效的参考依据，真正做到为教学科研服务，发挥其在学校管理工作中的特殊作用。

参考文献：

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［2］潘素华.浅谈高校教师业务档案的建立和管理.安徽农业技术师范学院学报，2005，（03）.

［3］傅锦彬，周建军.高校教师业务档案网络化管理初探.浙江档案，2007，（09）.

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