高校教学档案管理存在的问题与对策
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高校教学档案是指学校在教学管理、教学实践、教学研究等各个教学活动过程中直接形成的,具有保存价值的各种文字、图表、声像等材料的总和,是不可再生的宝贵资源,它反映了学校的办学实力和办学水平,是学校档案的重要组成部分,也是衡量学校教学质量和教学管理水平的重要标志。
一、高校教学档案的重要性与特性
教学档案是在教学活动和教学管理过程中直接形成的原始资料,全面反映了教学各项工作进程,是高校进行教学管理和教学研究的重要依据材料,教学档案是衡量高校教学管理水平和教学质量规范性的重要标志之一,是学校各项教育事业持续发展的重要依据,它不仅对深化教育教学改革的发展有促进的作用,也是联系过去、现在和未来的纽带,是学校开展一系列教学活动、教学改革和教学研究的保证。
教学档案具有很强的多样性、分散性、周期性、专业性等特点,它是教学活动的客观反映和总结。随着学校办学规模的扩大,办学领域的不断拓宽,新学科、新专业的不断涌现,教学档案内容也越来越丰富,加强教学档案管理工作对于提高教学管理工作水平,促进教育事业的发展,无疑有着非常重要的作用。
1、对教学档案管理工作的认识不足,重视程度不够
随着学校的不断发展,许多高校工作重点放在了学校的学科发展和科研工作上,对教学档案管理重视程度不够,档案工作无论是在机构设置、人员配备上,还是在档案管理设备配备上都很少列入领导的议事日程。在院系档案管理这块,院系档案人员对教学档案工作的重要性认识也同样存在不足,缺乏强烈的事业心和责任感,平时只是一般性地应付工作,忽视了教学档案在教学管理中的重要作用与意义。
2、缺乏专门的档案管理人员,教学档案管理队伍不稳定
教学档案管理是一项复杂繁琐的工作,要做好教学档案管理工作,需要一支比较稳定且业务能力较强的专、兼职档案管理工作队伍。目前许多高校对配备专门或兼职档案管理人员采取应付态度,高校普遍缺乏专门的档案管理人员,其教学档案的管理基本是教务、教学管理人员兼任,而且人员更换非常频繁,并且教学档案管理人员很少受过档案专业知识和技能的培训,对档案管理的基本原则、方法不大熟悉,对教学档案工作的任务不了解,严重影响了教学档案的管理。
3、档案管理制度不够完善
目前,部分高校教学档案管理制度不够完善,没有建立一套完善的档案管理制度,没有制定档案管理的统一标准,档案管理缺乏有效的监督、缺乏统一管理,特别是一些基层教学单位,档案材料没有进行及时的整理与归档,只是杂乱地堆放在一起,管理混乱,给查找利用带来困难,档案的借用与归还没有严格的约束机制,存在档案损毁丢失等现象。
4、教学档案管理手段落后,档案开发使用力度不够
当前,很多高校的教学档案管理还处于传统的手工管理阶段,对教学档案的编目和检索基本都是由人工来完成的,工作量既大又繁琐,查找极不方便,极大地降低了教学档案管理和利用的效率。目前,在很多高校的教学档案管理中普遍存在着信息开发不足的问题,各院系部之间教学档案的管理互相封闭,无法相互借鉴和交流,档案互用性与流通性没有得到应有的体现。
三、主要的对策与措施
1、加强档案宣传,增强档案意识,加强教学档案管理
教学档案管理是教学管理工作不可缺少的环节,对于改进教学管理,提高教学质量,进行教学研究都有着十分重要的作用。因此,学校应切实重视教学档案管理,要不断加强教学档案管理的宣传与学习,通过宣传周、知识竞赛、公示展览等形式多方位、多渠道地进行宣传报道,从而增强档案管理人员的档案意识,使教学档案管理人员充分认识和了解到教学档案相关知识,熟知教学档案管理业务,确保教学档案管理工作高效高质量地完成。高校领导在工作中应重视教学档案管理工作,应明确一位领导具体分管教学档案管理工作,把教学档案建设与管理真正纳入到学校各级工作计划中,纳入领导议事日程,作为学校建设的一项重要的基础建设工作来抓,切实搞好教学档案建设中的人力、物力和财力的保障,及时研究和解决出现的新问题,确保在教学档案管理工作得到加强,确保档案管理工作顺利开展。
2、加强队伍建设,提高教学档案管理水平
加强档案队伍建设,建设一支结构稳定,素质高的教学档案管理队伍是提高档案管理水平的根本途径。随着教学档案信息化建设进程的推进,对档案工作人员的业务素质和技能水平提出了新的要求。要有计划、有步骤、有重点、有针对性地对教学档案工作人员进行多形式、多途径、多层次的教育、培训和指导,提高业务素质和技能。同时,应加大高素质档案人才的引进力度,加强队伍建设,提高学校教学档案管理工作队伍的学历层次和专业化水平,从而提高教学档案管理水平。
3、加强制度建设,规范教学档案管理
建立健全相应的档案管理规章制度和具体的实施细则,特别是要对档案资料收集范围、程序、途径等作出明确规定,以确保档案管理各项工作顺利完成。工作中,应建立档案管理人员的岗位责任制,明确档案员的工作职责,确保档案收集、整理和立卷归档工作责任到人。另外,要加强对档案工作的指导、检查,及时了解档案工作各环节进展情况,使教学档案管理各项工作逐步达到管理规范化。
4、加强教学档案开发利用力度,应用现代化信息技术加强教学档案管理
教学档案不仅是一种历史资料,更是一种信息资源,保存是为了更好地利用。如果只是单纯地对教学档案进行收集、整理和保存,而不注重开发和利用,那么教学档案就无从体现它的价值。因此,我们要加强教学档案的开发和利用,提高教学档案的利用率,要让教学档案为教学管理和教学研究服务,在服务的过程中体现教学档案的重要性及其价值。在教学档案管理工作中,要树立现代化管理意识,利用先进的设备、科学的方法和手段,依托计算机和网络技术,实现教学档案的现代化管理。
随着高校教育教学改革的不断深入,教学档案工作的重要性越来越突出,教学档案工作已成为高校发展不可或缺的一部分。高校教学档案管理应在总结经验,积极探索的基础上,不断加强教学档案的管理工作,使得教学档案更好地发挥作用,为高校教学、科研和管理服务。
参考文献:
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作者简介:朱再春（1973—）,男, 湖北省荆州市长江大学教务处教务科科长,主要从事教育管理研究。