浅析办公自动化条件下电子文件的管理

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电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在网络上传输的文件。随着计算机和网络技术的飞速发展和办公自动化、网络化的普及，办公自动化管理系统已逐步取代了以纸质文件为主体的公文流转和办公方式，大部分日常工作都可以通过办公自动化网络办结，于是产生了大量的电子文件，加强对电子文件的管理已成为档案管理工作的重要内容。

一、电子文件的特点

电子文件这种新型信息载体与传统的纸质文件相比，具有无可比拟的优越性。

1.便捷性

计算机强大的信息处理能力是正确运用办公自动化的最大优势，借助计算机系统可达到一次录入，多次多种形式输出，方便进行查找和利用，同时也为档案现代化管理奠定了基础；文件的起草、修改、定稿、收发传递都可在网上进行，减少了文件的周转时间，节省了纸张；文件资料的收集、分类、储存、统计和查阅等环节十分便捷，极大地提高了工作效率。

2.共享性

电子文件可从一种载体上分离出来，转移到另外一种载体之上，文件所包含的信息不是静态的、固定不变的，可以随时进行存储或删除。其利用也不受时空限制，能够同时满足多个用户的需要，并进行信息共享。它既可依托网络服务平台，开放数据查询系统，提供远程服务，实现档案信息与载体的分离利用，提高档案利用工作的质量和效率；也可运用网络技术，采集相关站点的数据信息，不断丰富已有档案及资料的内容，提升档案工作在各项管理工作中的作用。

3.稳定性

电子文件可选择不同载体进行多种方式的存储。如光碟、存储卡、小容量优盘，大容量移动硬盘等。这些载体存读方便、快捷，易于传递。载体材料寿命长，受外部环境影响小，不容易损坏，具有较强的稳定性。

二、电子文件管理中存在的问题

电子文件在原始性、真实性、完整性、安全性等方面与纸质文件有着明显差别，给日常管理带来以下难题：

1.电子文件对设备的依赖性问题

电子文件的运转是在计算机和网络上进行的，其制作、处理以及归档后的全部活动都必须借助于计算机系统才能实现，离开计算机及其网络和相应的应用软件，电子文件就无法生成、存储、传递和识别。由于特定的电子文件依赖于特定的计算机型号和特定的应用软件而存在，这就形成了对设备和系统的依赖性。同时办公自动化发展的阶段性，决定了电子文件的形成具有阶段性的特点，在不同阶段电子文件的形成规律是不相同的。目前由计算机处理的业务已由当初的文档管理、数据计算发展到网上的文件交换、信息传递和数据资源共享，办公自动化几乎覆盖了办公业务的全部流程。随着信息化的快速发展，计算机及其设备更新换代频繁，操作系统、应用软件版本不断升级，编制程序的语言在不断变化，虽然计算机的高级型号对低级型号具有兼容性，但仍然需要不停地解决数据兼容问题，一旦在转换过程中不慎出错，那些以前产生的、需要永久或长期保存的电子文件就可能失去利用价值。

2.电子文件的安全性问题

电子文件的文稿草拟、审查批复、收发催办、打印输出等办公环节是通过计算机和网络完成并进行传递的，文件可在不同的载体之间相互复制，为我们修改、编辑提供了便利。但无法确定哪个是原件，哪个是被修改过的文件，难以保证文件的原始性、真实性、凭据性，不易建立公众信任。电子数据的易更改性为非法操作提供了便利。“黑客”利用系统或软件上的漏洞窃取、改动文件内容，用户根据利益需求对文件信息进行取舍或篡改，都会直接损害电子文件的安全。此外，电子文件容易遭受病毒侵袭，一旦感染上病毒，文件就会被破坏得面目全非，部分或全部丧失应有的作用。电子文件不具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，也不能为每一份电子文件盖印或签名，这就无法借助印章或签署的字迹来判断是否为原件。随着网上窃密技术的进步，窃密手段的花样翻新，进入网络中的任何文件都难以做到绝对保密，使电子文件的保密安全面临严峻挑战。

3.电子文件的完整性问题

传统纸质文件的真实性不仅从内容而且还通过载体形式表现出来，人们可通过对字体、印迹、纸张材料的分析判断真伪，而以电子形式生成的文件是一种虚态文件，已完全失去了纸质文件的“原始状态”，文件内容的真实性难以判断和确认。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能导致信息丢失；文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理的全过程不断累加，而且存储分散，形式多样，极易丢失，导致文件来龙去脉不清；电子文件所包含的信息出错概率远高于传统的纸质文件，文件内容的完整性很难保障。

4.电子文件法律效力的不确定性问题

电子文件由于没有固定的载体，并且尚未找到杜绝被删改、伪造和抵御病毒侵袭的有效方法，所以制定相应的法律认定条文比较困难，这在很大的程度上限制了电子文件作用的发挥，只能在一定的范围内作为普发文件或传阅文件流转，起一定的参考作用，无法确定其法律效力。

三、加强电子文件管理的对策

电子文件作为一种新型的信息载体，给档案管理工作带来新的变革。在办公自动化条件下，加强对电子文件的管理主要从以下几方面入手：

1.统一标准，规范管理

为了加强电子文件的管理，国家档案局颁布了《电子文件归档与电子档案管理规范》，为电子文件规范化管理提供了依据。电子文件转化为电子档案后，有其新的内容，即“元数据”。因此，完整意义上的电子档案应包括归档电子文件和元数据两部分。电子文件作为一种崭新的文件和档案门类，有其特殊性，管理中会出现许多新情况，必须突破原有管理模式，根据电子文件的特殊需要来制定相应的管理标准。如电子文件的命名标准、登记标准、收集标准、归档标准、鉴定标准、防护标准、安全标准以及专利维护等等，使电子文件的管理逐步走向标准化、规范化的轨道。

2.提前介入，全程监督

为了保证电子文件归档时的质量要求和技术要求，就要提前介入，对电子文件实施全过程的监督与控制。文书工作者、档案管理者、网络服务部门要直接参与电子文件管理系统或办公自动化系统管理软件的前期论证与开发，达到电子文件的运转同办公自动化系统与档案管理系统相关数据的无缝对接。要在文件形成之时甚至形成之前就开始设计整个管理过程，对文件的形成到最终归档的整个过程进行通盘规划，把预先设定的管理功能纳入到系统之中，按照统一的规范和标准，实行全程监督和维护，使文件流程与工作流程有机地融合在一起，实现电子文件的全程连续管理。

3.明确职责，加强管理

电子文件从形成到归档，跨跃了多个部门。这些部门之间通过计算机网络联成一个有机整体，其工作相互交错，职责界限难以区分。因此，必须建立文档一体化管理模式，生成电子文件的文书部门、网络服务部门与档案部门要明确职责，相互协作。一般来说，电子文件的生成、运行与归档应由文件形成单位和网络服务部门主要负责；电子文件的保管与利用由档案部门负责。档案部门要参与到电子文件生成、运行、归档与管理的全过程。档案管理人员要对各个部门形成的电子文件及时进行分类整理，并与正式的纸质发文进行核对，防止电子文件的错乱或人为删改。要用杀毒软件对电子文件进行检测，防止病毒感染。在收集电子文件时要注意对文件生成软件的收集，并做好设备环境、相关数据的登记工作。登记项目主要包括软件名称、用途、支持硬件、使用语言、技术参数、维护要求等。要坚持在线归档和卸载归档并存的原则，防止计算机系统、网络、服务器受到攻击或瘫痪，造成数据丢失。

4.同步管理，确保安全

目前电子文件的法律效力尚不明确，加之电子文件本身还存在着载体、信息技术的不稳定性和文件易修改性等特点，其单独使用并不安全。为了保障电子文件的安全，采取“纸质”与“电子”两种文件形式同步归档、同时存在的方法进行管理，能够扬长避短、优势互补，既解决了归档文件的凭证、依据作用，确保其法律效力，又提高了归档文件的利用效率，并为资源共享奠定了基础。

（作者单位：中国人民武装警察部队学院训练部）