网络环境下低利用率文献资源的合作储存模式研究

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[摘要]针对网络环境下图书馆存储空间紧缺问题，概述存储图书馆出现动因与基本功能，探索存储图书馆的管理结构模型；结合长尾理论，描述合作储存和管理低利用率文献资源、聚合用户需求和实现该类文献成本效益最大化的功能实体示意图；结合国内外存储图书馆的实践成果，提出建设我国存储图书馆的若干方案与建议，以期为存储图书馆的建设提供一种新的视角。

[关键词]存储图书馆低利用率文献资源管理合作保存

[分类号]G350

1　引言

长期以来文献储存空间一直是制约图书馆发展的一个重要因素。随着图书馆累积的文献不断增多，各馆都不同程度地积累了相当一部分低利用率文献。由于低利用率文献花费与高利用率文献同样的成本(空间，人力，管理)，却不能产出与所投人相应的社会和经济效益。因此如何降低存储和管理成本，提高低利用率文献的使用效率已成为世界各国图书馆研究关注的焦点。本文试图通过构建存储图书馆的管理结构模型来阐述存储图书馆的运行机理与功能，并运用长尾理论的原理，阐述实现低利用率文献效益最大化的方法和途径，以期为存储图书馆的建设提供一种新的视角。

2　低利用率文献存储模型的建构

2.1　文献合作存储的回顾

自上世纪末以来人们就一直在探索如何解决图书馆存储空间与管理问题。直到20世纪80年代末，一个划时代的解决方案出现了――哈佛仓库。由于哈佛图书馆的收藏定位非常明确，每一个分馆都尽可能地满足不同层次和特定学科读者的要求，因此随着图书馆馆藏的不断增加，图书馆物理储藏空间问题日益突出，于是提出了合作存储的管理方案。在离剑桥市30英里以西的马萨诸塞州建了一个存储图书馆，存储图书馆中安装有高度密集式的书架及恒温恒湿控制设备，主要用于储藏使用率低的文献。继后在欧洲和苏联各地也相继根据本国国情发展了存储图书馆实践，迄今这些地方的存储图书馆建设的发展已经相当成熟。

存储图书馆作为有效解决文献存储空间的主要途径在国外得到极大的重视，国家级、区域级、图书馆内部等存储图书馆在欧美国家迅速发展，它们既保存了文献，节省了空间，又成为文献资源共享和馆际互借的中心。

2.2　文献存储理念的转型

存储图书馆是专门以收藏罕用图书和未用图书为其主要职能的图书馆。其基本特点是充分收集并保存具有潜在价值的出版物，以便在读者需要时提供给其他各类图书馆共同利用。但是进入新千年的文献图书馆运作上遵循一套新的特征参数，在电子环境下很多因素彻底颠覆了存储图书馆的角色：用户对网络信息越来越熟悉，对互联网搜索引擎的依赖不断增加；互联网和其他资源造成了可用电子信息的剧增，用户对于各种形式的信息的存取预期将会改变和增加。传统的图书馆将是信息的集散地之一，但是也会有其它的集散地。

在这种情况下，传统的纸质文献的存储受到了极大的挑战，纸质文献存储空间要求高，需要更多的管理和维护成本，与电子文献的存储方便维护成本低廉形成了鲜明的对比。因此迫切的需要一种能解决传统纸质文献存储空间问题的方法。

存储图书馆无疑是解决低利用率文献存储与利用的最好工具，它能最大限度地利用储藏空间，颠覆了传统的按照分类法进行排序的方法，按照开本大小进行分选，然后将其存放到合适的书架上，即图书依据尺寸而不是主题或作者来排架。同时，整个仓库使用了可以升降的机械起落梯，书架高度几乎可以到达仓库顶棚，这就使仓库避免了图书馆常见的空间浪费。

2.3　存储图书馆管理模型的建构

存储图书馆的主要职能是收藏各个图书馆送缴的低利用率文献，其收藏管理构架和格局必须利于存取，在这样的前提下构建一个合理的管理模型十分必要。首先要清楚地认识到长期保存问题的重要性，接下来就是有步骤地实施这一流程：一个吸收过程，即创造或析取保存所需的元数据；一个框架，即可以在这个框架中贮存、管理和利用所需的元数据各个字段的信息，当然框架的建立是一个探索的过程，在这个框架中我们需要完善文献存储管理和利用的整个流程；一个技术展望过程，即监控所记录的元数据各个字段的信息，并在出现长期保存的技术障碍时采取相应的行动，纸制文献保存技术实际上并不高深，但是在记录收藏和使用方面不可或缺；一个翻译过程，即将存储文献转化为能被用户检索利用的形式，且所检索的内容以人们能读取的方式展示出来，并记录元数据的变化过程和相关的框架(如图1所示)。

为了精确地跟踪所储藏的文献，要求各图书馆在把文献转运到储存库之前，在每一册文献上贴上条形码标识，并保存所送交文献的精确记录及其所标注的条形码，在储存库的计算机系统中储存这些信息，以方便识别、跟踪和查找所有库中保存的文献。索取请求可以通过电子邮件、电话、传真提交储存库服务人员。存储库在接收到请求后的次日将索取的文献送达提出请求的相关图书馆，在分散管理的储存库中则由本馆派驻的管理人员每星期2―3次直接将需求送达存储库。

存储图书馆可以由多所在地域上相邻的几所大学或者在地域上相近的几个跨系统的图书馆合作建立，也可以在一个区域范围内合作构建，甚至可以在全国范围内构建拥有储存各类文献的存储图书馆。在有些国家储存库已经成为全球文献存储系统重要组成部分的条件下，更加需要在存储系统中采用标准化的书目著录标准，构建统一的检索界面，以便为文献的相关需求者提供方便和迅速的识别和获取服务。

3　低利用率文献的合作存储机制探索

有三种合作储存模式可以改善日益严重的图书馆文献储存空间问题，每一种模式都以10到20年的时间为研究周期。模式A是建立全国集中式的存储图书馆；模式B是分散存储，在图书馆附近建立存储图书馆；模式c是将低利用率的文献存放在租用的地方图书馆里。模式A能使各类储存模式中重复文献达到最少，因此是最节省储存空间和管理费用的模式，也是产生经济和社会效益最大的一种模式。但是，该种模式可能更适用于一些国土面积不大的国家，事实也是如此，在存储图书馆建设的实践中芬兰、挪威等选择A模式，而美国和俄罗斯等国土辽阔的国家则选择地区合作储存的模式。

3.1　合作驱动机制的分析

通过对比国内外的存储图书馆，我们发现大多数存储图书馆具有下列特征：①基于文献储藏空间紧缺和降低管理成本的考虑；②校外存储图书馆一般建在地价便宜，又离各成员馆不远的地方，既考虑节省建设费用又考虑方便读者利用；③最充分地利用馆舍空间，采用密集式排架。为了获得最大的储藏密度和效率，储存库一般层高40英尺，书的提取由自动起落架完成；④为了永久性保存文献和延长文献的物理寿命，储存库采用温湿度恒定控制和空气过滤等设备，对环境实行严格的控制；⑤由于设计的目标不同，因此，不同的存储图书馆在收藏文献类型和规模方面存在很大差距，从20万册到几百万册不等；⑥文献按开本大小分列排架，在开本

的基础上再按照分类或者馆藏号排架。

由于图书馆个体拥有的低利用率文献还比较有限，一般占据馆藏总数的20％左右，因此，图书馆个体建立存储库既不能满足上述特征，也不能充分展示存储图书馆的储存和服务优势。因此只有通过一定范围的合作存储才能达到预期的聚合效应，以既达到永久性保存文化遗产，又实现节省文献成本的双赢。

3.2　合作功能机制的构建

网络条件下搜索引擎等一些新的资源聚合中心正在形成，图书馆的用户正在被这些新的资源中心分流，重构自己的服务是图书馆面临的一个重要挑战。网络经济的长尾理论提供了从整个图书馆系统角度来审视和思考网络环境下创新文献储存模式和提升服务的价值和影响力的方法，是我们在建设存储图书馆可以借鉴的理论之一。

网络环境下显著下降的获取成本使尾部的文献市场供应丰富，文献集中储存使尾部的文献需求量进一步变多，个性化的服务需求使热门需求不再热，冷门需求不再冷，汇总的尾部文献需求不亚于热门的文献需求；这些长尾现象的形成改变了人们需求文献的方式。我们构建存储图书馆的一个难点在于，将个性化的定制成本降低到大规模生产的程度。为此要依靠三种力量，第一种力量是生产工具的普及，实现廉价的生产；第二种力量是普及传播工具，使获取成本显著下降；第三种力量是连接供给与需求，做好供求匹配服务。

图书馆为了提高文献资源的可获取程度可以采取以下措施：①加大电子资源购买力度；②在门户网站上提供可免费获取的开放期刊和存储图书馆的连接；③本地资源数字化。

基于以上各种因素，笔者构建了一个存储图书馆的功能实体模型(如图2所示)：

根据图2所示，存储图书馆要做如下一些工作：①接受各馆送交的文献资源；②对接收的文献去重并进行编目；③创建元数据；④永久性保存和管理；⑤为用户提供各类文献传递和服务。其中档案存储的目的在于记录个分馆所送过来的图书的种类和数量，作为联合目录编写的依据，并且在后续的利益分配中作为权重大小的判断依据。

3.3　合作保障机制的建设

合作存储是构建存储库的理想方法，它能在藏书类型，藏书体系，藏书经费方面得到最大化的支持。但是在合作的过程中很有可能会出现下列一些问题：①文献储存的目标不明确，存储图书馆储存文献的标准一直没有被完全的界定，哪些文献应该储存在本馆内，那些需要送交存储图书馆保存，至今在各存储图书馆中还没有明确的界定标准。由于不同载体类型的文献需要不同的储存设备和保管要求，因此在国外储存库建设的实践中也出现了由于早期收藏的目标不明确，导致建库几年后库房空间就不够用的情况。因此，在建库初期就应该明确文献储存的总体目标，其中包括确切地规定文献储存的年度范围，文献的内容和载体类型。②文献所有权归属问题，文献所有权的归属问题也是存储图书馆建设中需要解决的一个核心问题。产权的明晰有利于存储图书馆能在既有规则的基础上完整全面地收集和开发送交的文献资源，避免由于文献所有权问题引发的纠纷。对送交储存文献的所有权归属问题一直存在着一定的争议。如果送交文献的所有权不属于存储图书馆，存储图书馆在文献资源开发方面就将受到很大的束缚，并且对储存文献永久性保存的稳定性也是一个威胁。然而，文献一旦送交后所有权就归属储存图书馆又会对各成员馆送交文献的积极性造成一定程度的伤害。因此，制订一个送交文献所有权归属的合理规定对于存储图书馆和各成员馆都非常迫切。

针对上述问题，在合作储存之初，就应当确定各成员馆的责任、义务、权利和利益分配的原则。应当具体规定低利用率文献送交的年代和类型标准。特别是必须明晰送交文献的所有权归属，并在操作实践中与各成员馆签订协议，以避免在利益分配上产生不必要的纠纷。在存储图书馆利用过程中所获得的收益，不论是政府资助还是个人缴纳，应该根据贡献的大小合理分配。并应该在设计分配权重时考虑到激励机制，鼓励各分馆积极参与。

4　建设低利用率存储图书馆的方案与建议

4.1　国外存储图书馆建设理论和实践的启示

哈佛大学校长威廉查尔斯说过：对于一本值得长期收藏的书必须保持其随时可存取性，在需要的时候能够花费较少的时间和人力找到它。设计低利用率文献存储模式的关键在于保证低利用率文献的安全和存取，并且节省书架空间和管理的成本。继后100多年来，在这种储存理念的指引下，各国图书馆在文献储存方面进行了大量的实践，同时也进行了一系列的变革，但是存储理念并没有发生多大的改变。

各国制定的缴存本制度作为受法律支持的规范对全面保存印本文献资源起了很大的作用。随着文献服务实践的深入，图书馆对保存文化遗产的使命，特别是永久性保存文献资源问题产生了更加深刻的认识。因此20世纪80年代以后，各国图书馆普遍地开始着手存储图书馆的研究，并取得了一定的成果，也为我国存储图书馆建设提供了诸多有益的借鉴。比较有代表性的是“三级保障体制和”两大步的构想。“三级保障体制”是基于国家三级文献资源保障体制，授予每级文献资源中心以存储图书馆职能，收集、整理各级行政区内各图书馆的破旧文献，并提供给该区域读者利用，进一步形成全国范围内的存储图书馆系统。“两大步”的做法，即按照国家行政系统(或行业)的隶属关系，建立各行政系统的存储图书馆，然后，在此基础上实现全国范围内的联合，逐步建立存储图书馆系统。

同时文献的保存具有以下几个特点：①技术特点：一般的保存战略如分类排架，温度控制等都可用于纸制文献的长期保存；②组织环境：长期保存需要长期的资助。③现在就开始保存：为了从长远的角度来对纸质文献进行管理，纸质文献储存库需要从现在就开始着手解决保存问题。基于这几个特点，我国在执行纸制文献保存时应充分注意到专项资金的持续供应并且应该在最快的时间内做出相应的存储计划，以防止纸制文献的保存问题逐渐恶化。

4.2　我国合作建立存储图书馆应注意的问题及对策

只有由国家相关政府部门、国家图书馆与国家档案局从政策上确立以图书馆、档案馆为保存主体的责任体系，阐明他们拥有的权利及应当履行的义务，才能保证这项历史性工程长期、有效地开展实施。

具体来说可以成立一个全国性的协调机构，负责开展有关各项合作事宜的总体规划与设计；各保存机构及相关部门根据统一规划与部署，进行不同级别低利用率文献保存的分工。如何根据我国图书馆设置的特点，由国家图书馆与国家档案局联合相关机构专门负责各机构信息的保存，而各省、自治区、直辖市政府机构及其下属机构信息则由省级公共图书馆、档案馆联合相关机构负责保存；在此框架下还可对不同类型的文献信息进行分工保存。一些专业人士正在探讨把地方性图书馆和储藏库、区域性储藏库按照一定的系统或线索，例如地理区域线索，组成一个网络，为数字时代印刷型文献的保存和利用提供一个理想模式。从以资源为中心的模式向以用户为中心的模式转变。

由于我国幅员辽阔，各个地区图书馆地域分布较远，在选择存储图书馆的构建模式时应针对我国现有国情进行选择。根据国外存储图书馆的建设经验，我们可以采用上文提到的B模式，即分散存储，在图书馆附近的地方建立存储图书馆。当然这个附近可以选择在某几个相邻的图书馆之间，如长三角地区的图书馆可以作为一个存储体系，在这个小的存储体系之中再按照集中式的存储图书馆采用的方法进行运作。可以考虑依地理位置、文化背景、行业系统等来划分。经过这样的处理以后，实际上是将整个庞大的图书馆体系进行了分类，这样在操作中简化了不同分类之间的壁垒，更具可行性。

另外，在集中式合作存储的过程中，应该明晰存储目标和产权问题，由于我国目前产权制度仍需完善，随着时间的推移，产权制度会越来越严格，如何在存储之初就界定好产权问题的边界十分重要，以免将来发生不必要的纠纷。

存储图书馆的建设是我国图书馆事业发展必不可少的工具，也是各种纸质文化遗产能继续传承的载体。同时存储图书馆能提高低利用率文献的高使用率，使读者得到切实的实惠与帮助。我们应该拓展和转变低利用率文献存储的方法和理念，为充分发挥该类文献在科技创新中的作用做出切实的贡献。