纷争起时思归档
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近日，我在公共图书馆接连读到几篇涉及档案工作的文章。这几篇非档案专业报刊发表的文章从不同角度谈到一些总承包企业因为忽视了档案工作，在各种争端中遭遇的尴尬以及蒙受的损失。文章说："不少公司由于不重视档案工作而吃了大小不同的亏"，"一旦发生任何争执，拿不出当时的档案材料，就惊慌失措"，"没有足够和具体的依据和凭证，不得不自己承担工程中的巨额亏损。"这些文章引起了笔者的注意，于是，我走进了总承包企业……
1随着我国加入WTO，基本建设管理体制改革进一步深化，建立承包公司，专门组织工业、交通等生产性项目的建设，已成为我国组织项目建设的主要形式。近几年来，工程承包公司以及具有承包工程资格的设计院或施工单位（以下简称总承包企业）接受项目主管部门或建设单位的委托，对建设项目的勘察设计、设备和材料的采购供应、建筑安装施工、指导试车和生产考核，实行全过程的总承包或部分承包。采用这种国际通行的方式，建成的很多项目都收到了缩短建设周期、提高工程质量和降低工程造价的效果。
2工程建设总承包在我国起步时间不长，还存在不少需要完善的地方。档案管理作为这项工作的重要一环，也存在一些值得注意的问题。
1． 缺乏归档文件材料的制约机制和手段，难以保证工程建设总承包档案材料的齐全完整。
总承包企业对承包的工程项目实行项目经理负责制，在项目经理领导下组成项目经理部代表总承包企业，根据合同规定，对所承包的工程实施和管理全面负责。项目经理部是为完成一项工程承包任务而组建的，非永久机构。项目经理部的管理人员和专业人员是根据工程建设的需要由企业各业务部门临时委派的。临时的机构，临时的人员，往往忽视基础管理工作。在一些项目经理部里，没有建立档案工作制度等管理制度，很多事都按项目经理的口头指令办理。项目经理部是工程建设总承包档案的主要产生部门，项目经理部的管理人员和专业人员是档案材料的主要形成者。没有有效的制约机制和手段，很多人就不把文件材料的积累和归档当回事。项目经理的主要精力在抓工程进度和协调各方面关系上，对档案工作往往是轻描淡写，点到为止。很多管理人员和专业人员既不注意自己形成的文件材料是否完整，也不注意文件材料的积累和保管。有的项目经理部在长达几年的工程实施过程中，没有进行档案材料的整理立卷和归档，直到项目建成才匆忙去清理，结果一些应归档的重要依据材料已经散失。而此时项目经理部已解散，人员各奔东西，想弥补也无法弥补了。
2． 没有配备专业档案人员，档案业务工作难以达到规范化要求。
按理说，项目经理部的管理人员和专业人员都是根据工程建设需要，由企业各业务部门委派的，企业档案部门也应该向项目经理部委派专业档案人员。但笔者走过的几个项目经理部，没有一个档案人员是由企业档案部门委派的。尽管工程建设总承包中的档案内容复杂，涉及到文书档案、科技档案、会计档案以及其他类别的档案，业务工作难度比一般单位大，对档案人员的素质要求更高，但这些项目经理部却都是由项目经理指定事务工作人员兼管档案工作的。据一些总承包企业的档案人员讲，不是档案部门不派专业人员，而是在一些项目经理及有关领导的脑子里，档案工作就属于事务工作，由事务工作人员兼管就够了。实际上这些事务工作人员整天忙于复印、复制、管理办公用品、负责生活福利等事务工作，根本没有多少精力做档案工作。他们管理的文件材料没有进行登记，出借没有交接手续，散失了都无从查找。更主要的是这些事务工作人员没有档案专业知识和专业技术，也没有经过档案业务培训。他们不知道哪些文件材料应该归档，连一些具有法律效力的现场记录也弃之不要，造成难以弥补的损失。他们也不知道怎样分类、组卷，文书材料、科技文件、会计文件等杂乱堆积在一起，以致归档时迟迟理不出头绪。尽管这些兼管档案工作的事务人员付出很大努力，其工作成果往往不够规范。
3． 监督指导力度不够，工程建设总承包中的档案管理水平难以提高。
在工程建设总承包业务工作中，项目经理部负责履行合同规定的各项义务，对项目负责。企业各业务部门负责业务和技术指导和保证。工程建设总承包是一种全新的经营方式，其档案管理面临着许多新的问题。各级档案行政管理部门和建设行政管理部门都还没有出台这方面的规章制度（至少基层档案部门到目前还没见到）。由于无章可循，总承包企业档案部门对这项工作中的文件和档案的形成规律、归档范围等问题心中无数，没有积极主动介入，监督指导缺乏力度，直接影响档案的齐全完整。企业档案部门往往只在项目经理部正式组建以后，对项目实施中文件材料的积累和归档作一般性指导，然后就"守株待兔"坐等接收了。而工程建设总承包工作中的文件材料从项目洽谈时就开始产生了。由于没有从源头上进行控制，先期产生的文件屡有散失。项目经理部根据工程建设各阶段的需要，建立相应的内部组织机构。一个承包的工程项目，从立项到投产，项目经理部内部组织机构至少变动三次。机构变，人员跟着变。档案部门因为不了解项目经理部内部机构和人员变动情况，往往不能及时进行跟踪监督和指导。这样，每次项目经理部内部机构变动后，因为没有得到档案部门的监督和具体指导，文件材料形成、积累往往处于失控状态。结果形成的一些文件材料存在很多缺陷而无法弥补，一些原始依据材料因为人员变动没有移交，无法收集归档。
3推行工程建设总承包，是我国建设项目管理的一项行之有效的重大改革。"十五"期间，国家将培育一批总承包企业。此间，从国家到地方安排的很多建设项目，都将采用总承包方式进行建设。总承包企业将设计、设备材料采购、施工管理、竣工投产等工作有机结合在一起，负有更加重大的责任，风险性也更大。因此，研究、解决工程建设总承包档案工作中的问题，是十分必要的。为此，笔者认为今后应从这几方面加强工程建设总承包中的档案工作。
1． 强化制度建设，层层落实责任。现在的总承包企业大部分是由设计单位、施工单位等改制建立起来的，这些单位原来的规章制度没有总承包内容，原来针对本单位职能部门和业务部门等永久性固定组织的各项管理制度，也不能制约项目经理部这样的为完成一项承包任务而建立的临时机构。项目经理部也没有建立自己的管理制度。因此，总承包企业应在充分调查研究的基础上，制定覆盖各项目经理部、工程办公室的档案管理办法和制度，把各个承包工程项目的档案工作统一管起来。要把积累文件材料的责任落实到各项目经理部，细化到各阶段的内部机构。要求在工程建设各阶段，项目经理部相应的组织机构负责文件材料的积累工作，管理人员和专业人员要对自己形成的文件材料的完整、准确负责，各阶段工作结束，要将文件材料整理立卷归档。
2． 重构档案管理机制，把档案业务工作重点放在各项目经理部。总承包企业，特别是新改制的设计院或施工单位的档案部门，要改变传统的工作方式，建立企业档案室---项目经理部一体化的档案工作机制，形成一个有机联系的系统，层层控制、层层把关，保证文件材料归档齐全、完整。要主动和项目经理沟通，说服他们配备档案专业人员。把高素质的档案人员委派到各个工程项目经理部，负责文件档案的管理，监督指导有关人员进行文件材料的积累和归档。在工程建设各阶段工作结束，项目经理部内部组织机构变动时，督促并帮助有关人员将应该归档的文件材料立卷归档。档案部门委派的专业人员应成为档案部门在各项目经理部的"常任理事"，人员变动，档案人员不离任；机构变动，档案业务工作不停止。这样，当一个承包项目建成时，档案人员就可移交给档案室一套规范的工程建设总承包档案。
3． 加强对工程建设总承包档案工作的调研，加大监督指导力度。档案部门应深入承包工程的项目经理部、建设工地，就工程建设总承包工作中文件材料形成规律及其对档案收集、归档等工作的影响等问题进行调查研究，有条件的还可到一些早期进入工程承包市场、开展国际工程承包业务的国有大型工程承包单位学习考察，总结探索出一套行之有效的工程建设总承包档案管理办法。然后深入各项目经理部、工程办公室、建设现场，积极开展业务指导。要帮助各工程项目经理部建立自己的文件材料积累、立卷工作细则，使各项目经理部平时立卷工作有章可循，及时把应该收集归档的文件材料进行分类整理，发现问题及时弥补，切实保证工程建设总承包档案齐全完整地归档。