加快实现地质档案信息资源共享的策略与成效
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【摘 要】本文主要结合中国海油能源发展钻采工程研究院（以下简称“钻采院”）的《档案综合管理信息系统》建设，阐述地质档案实行信息资源共享的必要性。近年来，钻采院通过《档案综合管理信息系统》平台搭建等实践，调整了档案工作方法，加快了地质档案信息资源共享，最终成功地实现档案信息资源南北跨区域共享。
地质档案是中国海油海上勘探开发生产及其科研事业过程中所产生的真实记录，科学有效地开发利用这些档案，是促进海洋事业建设和发展的关键，也是管理海上勘探开发生产及其科研事业的重要保障。因此，作为档案业务部门，加快实现地质档案信息资源共享工作，争取为海洋事业发展谋取最大化利益是我们不可推卸的责任。为此，钻采院在加快实现地质档案信息资源共享方面做了大量的实践工作，而《档案综合管理信息系统》的建设正是其中亮点之一。2010年，钻采院信息中心汇集了地质专业、档案管理专业、软件开发专业技术人员，结合中心南北区域地质档案的实际管理情况，为地质档案量身设计，开发《档案综合管理信息系统》功能模块，最终实现了地质档案南北跨区域的资源共享。
一、地质档案信息资源共享的必要性
地质档案是海洋石油事业发展的重要组成部分，信息技术突飞猛进的发展对地质档案管理提出了更高的要求。为了跟上时展的步伐，同时也为了更好地提高档案服务质量，钻采院正在推进地质档案信息资源共享建设。
2010年5月，钻采院成立信息中心，信息中心由原渤海研究院的档案室及原南海西部研究院的档案室及其它三个部门组成。档案业务间存在的共性，使跨区域间的档案管理技术、制度、标准规范融合发展成为必然 。2011年6月，经过调研，中心按计划进行了系统远程迁移的可行性测试，制定《关于统一南北档案信息管理系统平台的实施计划》，南北方决定统一档案管理系统。经过南北单位间相关的档案人员、IT技术人员在天津塘沽基地进行档案管理信息系统的改造升级、系统搭建、数据迁移工作。8月底顺利完成档案业务梳理，数据库架构，数据整理及迁移导入工作，《档案综合管理信息系统》迁移顺利完成。经过几个月试运行，借阅数据对接，相关著录字段的补充以后，系统顺利推广并上线运行。
（一）地质档案实现信息资源共享管理，能改变封闭、局限的服务方式，把单一、分散、封闭的档案信息转化为综合、集中、开放、跨越时空界限的多元化档案信息。
（二）通过现代信息技术的平台操作，不仅满足档案管理人员的日常管理工作，减化工作程序，还能满足科研人员对档案跨区域查询的要求，能够为科研人员提供有针对性的、主动式的系统，提升档案工作效率，节省财力物力及人力。同时实现地质档案信息资源共享，可以为海上勘探开发生产及其科研事业的领导决策等提供全面的信息资源参考，更好地促进海洋石油事业发展建设，实现企业利润最大化。
（三）地质档案实现信息资源共享管理有利于提升档案部门的影响力，加深领导对档案工作的认识，从而更多地获取其对档案工作的支持与重视。
二、地质档案信息资源共享的策略
地质档案信息资源共享的首要工作是建立应用系统平台，围绕《档案综合管理信息系统》建设，有序的推进了下列主要工作：
（一）远程系统测试
对实施策略进行可行性分析、沟通、调研等工作。修改调整现行系统安全设置程序，修改系统界面；远程安装调试系统，并进行跨地区系统测试。远程安装IE应用系统，并进行跨地区系统测试；服务器端SQL Server安装及测试；跨地区档案管理系统测试，主要测试系统稳定性及响应速度。
（二）数据库存储结构建设
在综合档案信息管理系统建设工作中，首先要梳理档案业务，建立档案的主体结构目录作为数据库存储结构建设用；通过梳理，档案一室档案的主体结构主要分为地质档案类、工程项目档案类、文书类、专门档案、技术标准类、图书资料、全宗档案类、收发动态。其中，按国家油气地质档案类，地质档案把原地质档案著录条目信息共分为综合及其他类、测绘类、地质勘探类、地球物理与地球化学勘探类、油气田开发类、单井类、科学技术研究类、实物地质类；又因数据的属性分了两个类别，包括技术标准类和电子档案，总共十类。具体分类，见左下图：
（三）规范元数据
根据每类档案的著录特点和著录要求，先确定每个类别的三级目录的著录单元表，确定其著录项，著录单元，是否必著，字段属性，字段长度，记录每类著录单元的网页显示顺序。汇总各著录单元，规范著录格式，并举例说明。
（四）规范数据库结构
在档案综合管理信息系统建设中建立数据库的规范格式，包括地质档案类的存储结构建设、组织结构建设、用户权限建设、元数据建设、密级管理建设、档案类型建设。
（五）规范整理原档案数据
为顺利把原档案系统6.0的数据移植到档案综合管理信息系统，同时解决档案多套数据的重复录入问题，因此进行档案数据的规范化调整。此次数据整理主体为单井库数据和普通库数据，按新著录规范进行调整档案数据内容。
（六）档案数据的数据对接及批量移植
在系统的客户端写出各类档案的模板，把数据按模板规范；按规律把各类档案的顺序排序，再按档案类型的顺序排序；字段对应后进行档案数据的批量移植。
（七）系统应用的内部培训
为确保地质档案工作的质量，为适应系统的调整，整编借阅工作要做相应的调整，地质档案管理人员是档案管理者，需具备丰富的档案专业管理知识，同时还要能够根据系统要求进行档案管理工作；因此，要结合档案一室的实际工作情况，有组织有计划全面展开内部员工的培训；提高其档案管理水平和服务水平，从而促进地质档案管理水平的全面提升。
（八）系统的外部推广应用
该项工作的目的，是为了满足档案管理的规范化需求，同时，更是为了满足甲方用户的使用需求。因此，建立和完善《档案综合管理信息系统》，中心进行了多种形式的推广工作。通过不断的推广扩大影响力，加深用户的印象，使系统得到用户的使用及认可。
三、取得的成效
为实现地质档案信息资源共享，在对《档案综合管理信息系统》建设时，中心从国家层面要求出发，结合档案一室实际管理情况，规范档案信息的著录要求，著录格式，著录内容；搭建了以专业为类别的档案存储结构；对数据的格式进行了全面的规范整理；实现了档案管理新旧系统的全面对接。通过完成此项工作，信息中心南北档案业务在技术融合发展上迈出了一大步，档案业务技术成功对接，此举对加快实现地质档案信息资源共享，建设油田数字化快速发展起了很大的促进作用。其主要成效有以下几点：
（一）根据档案一室档案管理实际，理清档案管理结构，完成了对档案综合管理信息系统的数据库结构搭建。包括档案综合管理信息系统存储结构、单位机构及用户权限建设、档案类型建设等；
（二）根据《油气成果地质资料计算机著录细则》，完成了对地质档案类元数据的梳理，建立档案综合管理信息系统《地质档案元数据及著录规范》，完成了对档案一室所有馆藏资料目数据的著录格式规范；
（三）整体迁移了档案一室所有馆藏资料目录的数据至《档案综合管理信息系统》。目前，《档案综合管理信息系统》建设尚属于信息化初级阶段，此次任务是先完成数据条目的对接及借阅信息的对接。
（四）通过寻找规律，让档案号唯一，形成一一对应的关系。对中心开展的各个项目进行有利的铺垫，如目前进行的勘探成果资源建设项目的入库工作。此项成果是地质档案实现信息资源共享的基本保障，对日后地质档案整体结构化起到事半功倍的效果。
四、几点建议
（一）地质档案信息资源共享建设已初见成效，制定行之有效的规章制度是保障地质档案信息资源共享顺利开展的前提，制度管理是法治理念的体现。每一个环节都要做到制度先行，利用严格的规则把管理约束住，把地质档案信息资源的各个方面有机结合起来，保证地质档案管理行为在任何时候都有序开展。同时要建立档案工作人员责任追究制度，对于违反档案管理相关条例制度，造成档案泄露、档案损毁的工作人员，要严格按照相关管理规定进行处罚和责任追究。
（二）从实际出发制定合理的地质档案信息资源共享保护机制和档案管理应急预案。做好地质档案安全保障工作，建立信息资源共享安全体系，处理好传统管理与信息化管理的关系。
（三）综合素质人才的培养。高素质、专业化的地质档案管理人员，能够在加快地质档案信息资源共享建设的进程中起到决定性作用。现代化信息技术日新月异，先进的技术必须依托于优秀的综合型人才，只有不断培养综合型档案人才，才能在地质档案信息资源共享建设中起到更好的作用。
（四）地质档案信息资源共享除建立远程应用系统平台满足档案目录信息检索外，还应进一步推进数字化档案资源的管和用，利用信息系统平台进一步实现数字化地质档案信息资源的应用和共享，是地质档案信息化建设的必然与更高要求。
总之，随着科技不断进步，地质档案信息资源共享建设的全面实行将不再遥远。我们应站在全面发展的观点来制定地质档案信息资源共享的总体规划，规划应远近结合。要使地质档案信息资源共享与中国海洋石油企业的发展相辅相成，相互促进，充分衔接，实现资源共享，最大限度地支持中国海油事业的经营发展，为海洋石油事业发展提供重要信息保障。
参考文献：
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[4] 李芳.浅析人事档案管理的信息化发展趋势[J].群文天地，2011.12
作者信息：
马丽萍，信息档案专业工程师，从事档案管理工作八年，主要负责地质档案管理工作，曾参与过《油气成果地质资料汇交项目》、《地质资料清查项目》、《勘探成果资源建设项目》等电子化数据化项目，在《兰台工作纵横》、《科协论坛》发表过论文。