企业管理体系运行中的档案管理工作
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摘要：档案管理工作在企业管理体系运行中发挥了多方面的作用。同时，管理体系的有效运行又改善了档案管理工作的外部环境。
关键词：记录；档案工作；管理体系运行
中图分类号：G271 文献标识码：B 文章编号：1009--9166(2009)023(c)--0151--02
企业档案作为历史见证，承载着企业各方面工作不断向前发展。档案是一个有机的整体随着企业的发展，时代的发展，现代企业档案在构成上，在内容和形式上日趋丰富与多样化，企业档案管理工作具有企业其它管理工作所不可替代的地位。涵盖了企业活动的全部内容和全过程。
南京市建邺市政工程建设有限公司是具有国家二级施工资质的中型企业，主要承担城市道路、桥梁、排水管道等市政公用工程的施工和市政设施的养护维修。多年来，先后承建了汉中门大街、建邺路、广州路跨线桥、虎踞南路拓宽工程、模范马路、赛虹桥立交枢纽工程、水西门大街道路拓宽改造工程、纬七路道路拓宽改造工程、江东路环境综合整治工程、江东路道路拓宽改造工程等市重点道路工程建设，公司恪守质量、环境、职业健康安全管理方针，强化质量、环境、职业健康安全和精品意识，内抓管理，外树形象，创造出了一批具有代表性的优质工程。其中纬七路道路拓宽改造工程、江东路环境综合整治工程、江东路道路拓宽改造工程在2005―2006年度被评为“省示范工程”和“金陵杯”优质工程称号。取得了较好的经济效益和社会效益，被市建委评为“立功单位”。公司又多次荣获市委、市政府授予“文明单位”的称号。
2006年初公司建立了GB／T19001－2004、GB／T24001－2004、GB／T28001－2001质量、环境、职业健康安全管理体系，决定通过建立和完善质量、环境和职业健康安全管理体系，进一步提高工程施工和设施养护维修质量、环境和职业健康安全管理工作水平，使公司的施工生产和市政设施养护维修的过程处于受控状态，以提高工程质量和服务水平，满足顾客的需求和期望。同年9月通过了“三标一体”认证。
档案管理工作是企业管理的重要基础工作之一，对企业生产经营各项管理工作会产生直接或间接的影响，做为档案工作人员我们主动把档案管理工作与认证工作有机结合起来，把档案管理工作有机地融入企业的整体管理中，和其他管理活动一起协调地开展。档案管理工作在企业管理体系运行中发挥了多方面的作用。同时，管理体系的有效运行又改善了档案管理工作的外部环境。
首先谈谈档案管理工作在管理体系运行中的作用GB／T19001－2004、GB／T24001－2004、GB／T28001－2001质量、环境、职业健康安全标准要求：为了管理体系的有效运行，以及追溯历史和提供证据的需要，组织须建立并保存必要的记录。对记录的控制要求建立程序。由于记录具有追溯历史和提供证据的功能，程序中应规定记录的标识、存放、保护等要求，并规定和提供检索方法。另外，对于记录的留存或是处置应作出规定。
标准规定：组织(企业)应根据记录控制程序的要求，在实施运行中，建立并保持必要的记录。用来证实其对管理体系要求的符合性，以及所取得的结果。记录为管理体系的运行及其结果保存资料、提供证据。针对有关活动建立必要的记录，并作好对记录的管理，是成功地实施管理体系不可或缺的支撑工具。
标准还规定：组织(企业)应建立、实施并保持一个或多个程序，用于记录的标识、存放、保护、检索、留存和处置。记录应字迹清楚，标识明确，并具有可追溯性。
在管理工作中，最主要的一项原则就是用实际数据说话。单位科技档案是生产经营及管理过程中形成的各种凭证、数据、资料、报表等，因此，它所拥有的原始凭证性，数据真实性，信息准确性，不仅可以为认证活动提供重要的原始信息依据，而且也是进行标准认证活动中最主要的依据。企业档案(记录)是企业业绩主要载体之一。企业档案是企业提高工程质量、保障安全施工、持续改进管理体系的绩效、提高经济效益、增强适应市场竞争能力的依据；也是及时处理重要文件和突发事件的法律凭证；是维护企业经济利益和合法权益的可靠保证；同时还是企业内部外部交流信息、互通情报、推广应用新技术的工具和纽带。因此，企业档案形成和提供利用的过程就是企业管理体系有效运行的实现过程。
取得认证时，必须对保证产品质量的全部文件实施管理与控制，将其作为检查和验收的主要内容之一，在认定符合国际标准要求后，方可通过认证，而档案中反映出的体系的各组成要素是产品各方面情况的重要参数。只有把体系的各个要素全部转化为可提供操作依据的文字，数据，描述并形成文件后提供出来，才能说明某个单位的经济活动是否符合预定的保证模式，才能进行认证检查和评估。因此，在认证检查和评估中，符合上述要求的认证文件和相关文件，不仅记录要完整齐全，能明确反映认证的各要素，还要做到清晰明了，并注明日期，经授权人审批签字方为有效。这不仅是认证体系文件的要求，也是科技档案接受认证时必须具备的条件。
其次，管理体系的有效运行对档案管理工作具有促进作用
管理体系的有效运行改善了企业档案管理工作的外部环境。企业档案管理工作的外部环境，笼统地说是除企业档案管理工作之外的企业其它管理工作，也就是通常所说的企业全员档案意识。企业其他管理工作对企业档案管理工作支持、配合与协调的程度，将直接影响到企业档案管理规章制度的执行与实施，
关系到企业档案能否实现集中统一管理，文件材料能否齐全完整地归档等。
良好的企业管理体系能给企业管理的方方面面带来新的活力，进而改善企业档案管理工作的外部环境，使企业档案管理工作的各项功能和职责均得以顺利实现。主要体现在下面几方面：
第一、标准对法律法规要求的高度重视
遵守适用的法律法规和其他要求是管理体系的一项核心承诺。标准在管理体系的设计上为单位遵守法律法规要求提供了保障机制。并要求必须在建立、实施、保持和不断持续改进管理体系的过程中努力实现这一承诺。
在工作中，我们根据认证体系和国内有关法律法规，加强对国家和地方档案法律法规以及建设工程档案法律、法规、标准和其他相关文件的学习和培训。建立建全档案管理标准化制度。完善档案工作规章制度和岗位职责，为做好工程项目的施工建设和市政设施养护的档案工作提供了有力保障。
第二、全程控制
管理体系的有效运行，实现了对工程项目的全程控制。对记录的控制，贯彻在工程建设的每道工序，每个环节，每项工作；也贯彻在单位各项管理工作的每项个环节
全程管理是通过过程控制实现结果控制，因为过程的可控性强，过程控制的反馈周期短。因此档案工作主动参与到文件、记录的整个生成、管理与利用过程之中。档案资料管理的全部目标和要求被分解到不同的阶段、环节和步骤之中。就建设工程档案的形成来说，一个工程的建设从立项到最后竣工验收交付使用是有一个周期的，在这个建设周期里，各职能部门依据管理体系程序文件，从建设工程招投标评审、合同评审、各项施工方案的审批和监督实施、各项目标指标的实现、质量的监督和测量、材料的检验试验、产品的监视和测量到竣工验收备案等实施全程控制，建设工程过程中的所有记录。也同时全过程控制起来。对建设工程施工记录的生成、流转、汇总、利用、保管等每一项具体内容的实施过程进行监控，便于及时发现和预防、纠正失误，保证了记录形成及时、齐全，依据真实可靠。
第三，持续改进
GB／T19001-2004、GB／T24001-2004、GB／T28001-2001质量、环境、职业健康安全标准所规定的管理体系具有自我更新和完善的机制，因此它是一个能够在运行中不断得到提升的体系。
企业贯彻标准的最终目的是改进企业的绩效，标准所提供的改进机制，是通过对体系的不断强化来实现绩效的改进。它强调要对体系进行不断强化，并在体系的设计上为其提供了自我完善的功能。通过对体系的强化能够导致对绩效的改进，而且只有对体系的不断强化，才能使企业绩效得到持续改进的可靠保证。
企业管理体系中要求企业各项工作持续改进，在这种形势下，企业档案管理工作只有努力谋求全方位发展，才能尽可能地满足企业其它方面的各种要求。所以从这个角度上讲，企业管理体系有效运行对现代企业档案管理工作既是机遇，更是挑战。
企业档案在记录和反映企业一切活动的同时，也将企业管理工作中的成功经验和失败教训忠实地、客观地记录和保存下来，只有通过企业档案来判断其得失，决定其弃留，采借他人精华，为我使用，才能真正选择出一种适合于当前和今后的企业管理体系，顺利实现企业的创新和优化。从这个意义上说，档案管理工作也要不断开拓创新、与时俱进，为企业进步服务，这是新时期现代企业档案管理工作是企业管理的重要基础工作之下档案管理的新的历史使命。
要提高档案的管理水平和利用效率，就要进一步推动企业档案的管理创新，在管理体制上，企业档案工作要寻求企业的支持、重视，加强与各管理部门的上下协调与沟通。努力学习、借鉴国内外档案管理先进的经验，大胆改革现有的企业档案管理模式，在档案管理的现代化、信息化、服务化、开放性上下大力气，建立管理科学、运行灵活的管理体系。