查账技巧四重奏

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查账需要方法，但更需要技巧。那么查账究竟需要那些技巧呢？本文从观察、询问、聆听、怀疑四个方面入手，并结合具体案例进行分析。

一、观察的技巧

首先，检查人员要重视通过观察来了解被检查单位情况的重要性。许多人查账总喜欢一到被检查单位打开账簿就查，这是非常错误的做法，不但严重影响检查质量和检查效果，而且也往往会事倍功半。实际上这里有一个非常关键的问题，就是我们许多检查人员不重视通过观察来了解被检查单位的情况，如常常认为对被检查单位的参观可有可无，浪费时间，或者认为这仅是检查组长的事，有的甚至认为与检查无关，参观时往往也是走马观花，仅是看新鲜看热闹，没有把通过观察了解被检查单位情况上升到检查工作重要组成部分的高度来认识。

尽管我们所接受的各种检查培训都没有强调观察被检查单位情况的重要性，但笔者认为，检查工作应该从观察被检查单位的情况开始，而不应该从打开账簿开始。在检查账簿之前，最好先通过观察来了解被检查企业的生产流程和经营状况，表面上看是参观企业，但实际上检查人员可以从了解和掌握企业的基本情况和基本信息的角度进行观察（即使是熟悉的企业也应该观察和了解其情况有无变化）。

其次，观察和了解情况时要做有心人。检查人员不仅要用眼，更要用心，要善于观察、勤于了解，要对与检查内容相关或可能从检查中得到印证的重要内容有重点、有目的地观察和了解，由此可见，检查人员的参观与各级领导的参观视察有本质区别。当然，检查人员也可以随时随地提出一些可能与检查内容相关而又不了解的问题，请被检查单位的相关人员予以解答（如企业耗用的原辅材料、生产流程、生产能力、产品销售情况及资金状况等）。另外，检查人员还要对所观察和了解的情况做必要的记忆和分析，为检查工作掌握第一手资料。

再次，检查人员要善于将观察和了解的情况与检查中的情况进行联系和核对。一般情况下，从参观所观察或了解到的情形都可以直接或间接地在检查中通过一定的计算或逻辑分析找到相互对应的印证关系，如果不存在这种印证关系，则意味着可能存在问题。如案例一中参观时看到的一个产品配一袋干燥剂和一张产品说明书，则对干燥剂和说明书的统计数就可以基本反映出相应期限内产品的产量。再如，参观时如果看到被检查企业有大量门面房用于出租，检查时就要看企业账面是否有相应的房租收入。所以，检查人员一定要善于并勤于从观察和了解的情况中梳理出重要且有价值的线索，并将其与检查中的相关情况进行核对和印证。如果检查人员能够善于观察、发现、分析并去印证这些关系，将会使得检查工作取得意想不到的效果。

最后，检查人员要善于察言观色。检查人员与被检查单位相关人员谈话时要善于观察对方神情的变化，而且在谈到关键问题时更要正视对方以察言观色。实际上这也是检查人员观察的基本功之一。观察对方不仅可以通过对方神情的变化来分析情况和引导检查，而且，正视对方的眼神往往是对存在问题者的一种震慑，有利于检查工作的顺利开展。

【案例一】笔者曾检查某专业生产光学仪器的企业，由于对该企业的情况不熟悉，要求企业财务科长带我们检查人员先参观生产流程，以便对企业有初步的认识。参观过程中，笔者看见在产品完工包装的最后工序都要将一袋干燥剂和一份产品使用说明书放到每只产品的包装中，对看在眼里的此种情形笔者当时并未予以过多思考。参观完毕，便和大家一起开始检查会计资料。但打开账本后不久，就发现该企业在管理费用中列支了一笔8万袋的干燥剂，笔者的第一反应是该企业确实需要使用很多的干燥剂，但第二反应是这怎么可以在管理费用中列支呢？在对全年管理费用进行检查后，发现企业共列支了61万袋干燥剂，此时，笔者马上联想到参观时看见的每只产品包装中放一袋干燥剂的情形，职业敏感提示我，61万袋干燥剂就意味着企业可能生产了相应数量的产品，可以从这个角度去印证企业产品的生产和销售情况。

想到这里，笔者立马查阅了企业的会计报表附注，但附注上说明当年仅销售了不到30万只的产品，那是不是干燥剂有大量报损或产品有大量库存呢？笔者又查看了企业的管理费用和年末的库存产品，发现管理费用中列支的干燥剂均为领用并非报废，而且当年末库存产品与上年末库存规模相当。这时我开始怀疑用这种方法印证的正确性，但经验和执著使得我继续了对该问题的追踪。笔者又从管理费用中统计出企业当年列支了65万份产品使用说明书，这也印证了企业可能生产了相应数量的产品。为了抓紧时间，我向财务科长明确说明了我所看到与所查证的不一致，且存在重大差异的情形，希望能听到他的合理解释，同时，我一直用检查人员特有的锐利目光正视着该科长，当我将问题基本表达清楚时，看到他的神色突然异常紧张，脸色渐白。该科长说他不知道为什么会出现此差异，要查明情况后才能告诉我，我说当然可以，但我又告诉他，产品所耗用的料、工、费在正常情形下一定存在配比关系，希望他同时将前后年度主要原材料和人工耗费的测算情况一并提供给我。说到这里，财务科长的神情更为木然，僵持了三分多钟，当我提醒他快去准备资料时才如梦方醒。约30分钟后，该企业负责人来见我，第一句话就是“真人面前不说假话”，并主动承认了隐瞒和转移销售收入的问题。原来，该企业被检查年度是进入企业所得税征收期的第一年，为了降低所得税税负，遂将约一半的销售收入转移到另一免征企业所得税的关联企业，本企业账面只有相关的成本和费用，结果万万没有想到在收入、成本和费用配比的问题上露了马脚。问题虽查清，但此检查经历对笔者颇有启发。

二、询问的技巧

【案例二】笔者曾受聘检查一被举报中层以上干部利用隐瞒销售收入集体贪污的单位，由于没有任何线索，只好以主管部门进行业绩考核需核实盈亏的名义检查会计资料。从现金盘存，银行账户截止性检查，废旧物品变价及维修收入，到料工费配比分析等，能够想到的常规检查方法和要点都被一一否定，而且想说的人不知道，知道的人不想说，查不到，也问不到。直到第四天结束仍一无所获。笔者思考应该问什么人及如何巧妙询问才能找到线索。

第五天，笔者请负责销售账的会计一起到销售科核对账目，当其他人员开始核对后，我就与销售科长聊起了销售员的苦衷，从四处奔波，货款难收聊起，很自然地聊到奖金与收入挂钩的问题。此时，销售科长的语速明显变慢，声调降低，且出言谨慎，只说总体上挂钩，不谈具体如何挂钩。为了节约时间，我请他将上年度奖金结算表拿给我，科长犹豫了一下，拿出了上年度与财务结算奖金的汇总表（与财务科提供的完全一致），我立马又要求他拿出销售科与各销售人员结算奖金的明细表，他虽显得很为难，但还是不得不拿了出来，边拿边反复说这是草表，不一定准确。我一眼就看出该表计提奖金的收入基数比财务账上多了110万元，而且立即与销售人员进行了核对并确认了该表的正确性。回到财务科，我将这张明细表给财务科长看，他先是一愣，但随后说这张表多算了110万元收入，后来调整了，我立马要求他拿出调整后的分配表，科长说就在汇总表上调整的，我说汇总表只能调整分配的收入总数，怎么能调整明细数呢？就是调整了也应该还有调整后的明细表。见财务科长被我问住，我继续说道，从情理上分析，销售科应该依据财务科确认的奖金总数计算奖金发放明细，怎么可能再多算收入基数和奖金呢？而且其多算的３万多元奖金从何而来呢？这些都违反了正常的逻辑关系，笔者请他予以解释。这时，这位科长躁动起来，且语无伦次，说我疑神疑鬼，没事找事。我告诉他，我已经与销售人员核实并确认了这张明细表的正确性，同时说，检查经验告诉我，财务很可能少计了这110万元，现在就差核实这笔收入的来龙去脉，我们可以到仓库、车间和销售科作进一步的核实，希望他能够在核实清楚前主动说明情况，说到这里，财务科长完全软了下来，承认了一切。

原来，该单位在日常销售业务中，对关系比较好，用现金结算，可以不要发票的客户，就由销售科开出收款收据，月终由销售科汇总后将现金交财务科长统一安排，被检查年度共用收款收据收款110万元，在扣除提取给销售人员的３万元奖金后全部发放给中层以上干部（此问题造成销售科奖金结算明细表比财务科奖金汇总表多３万多元）。而用收款收据销售的产品由仓库发出后，再由仓库保管员从当月入库产品数中扣除这部分数量后重新开具产品入库单，这样，财务账面上显示入库的产成品就不再含收款收据销售的数量，也无需核算这部分产品的销售成本。问题虽然查明，但该案例留给笔者的思考颇多。

由于该企业没有将110万元收入及相关产品的数量计入财务账，所以，用常规方法从财务账面上查不到任何蛛丝马迹，就是料工费配比分析的检查方法也由于少计收入数占企业一个多亿收入的比例太小而分析不出影响。在此情况下，检查人员一定要冷静思考，寻找新的突破口。如上述案例中，笔者就采取了询问销售科长的办法。一般情况下，由于非财务人员对检查人员检查和询问的思路不了解，对检查人员提问的警惕性要小于财务人员（更小于财务科长），从而会不知不觉地将问题暴露出来，就是被对方察觉，故意回避问题，也容易给检查人员留下疑点。如笔者就从销售科长语速和声调突然变化及出言谨慎的表现加大了对问题的怀疑。所以，检查人员巧妙、机智和恰当的询问往往可以使检查工作取得突破性进展。

当然，检查人员更需要注意询问的方法和技巧。一是一般情况下不要直截了当提问，可以从与检查不相关的内容谈起，也可以旁敲侧击。这样，一来可以缓和气氛、融洽关系，二来不容易引起对方的警觉。如上述案例中笔者先与销售科长聊起销售员的苦衷，然后很自然地聊到奖金与收入挂钩的问题（旁敲侧击）；二是必要时可单刀直入以提高检查效率。如案例二中笔者为了节约时间直接请财务科长拿出奖金结算表；三是询问可适当含糊，说一些大概念或模糊概念，如上述案例中笔者请销售科长拿出奖金结算表，但并没有明确是什么结算表，尽管销售科长没有被忽悠，但笔者仍认为此方法在实践中常常是行之有效的；四是对对方的解释和强调的理由必须进行仔细的分析，最好能分析出自相矛盾、有悖常理及违背逻辑关系的问题，这样很容易攻破对方的心理防线，起到意想不到的效果。如案例二中，笔者先戳穿了财务科长混淆调整汇总表与调整明细表的关系，而后又分析了销售科多算奖金分配基数违反了正常的逻辑关系，从而给对方造成了很大的心理压力，当笔者再找出其他进一步证明的方法乘胜追击时，对方从心理上彻底认输并承认了问题；五是一定要注意询问的态度，不能盛气凌人，但也不能和蔼可亲，以免失去严肃性，关键问题时话音可以适当高一点，但尽量不要引起对方的对立情绪，更不要激化矛盾。如案例二中，不管对方如何烦躁，如何反感，甚至谩骂，笔者始终保持冷静，要知道检查人员的冷静不仅表示了自己的胸有成竹，而且更能从心理上对有问题的对方产生压力。

三、聆听的技巧

【案例三】一检查组去某企业检查纳税情况，按照惯例，首先由被检查企业的领导介绍情况，由于该企业分管财务的领导外出，财务科长便主动要求代为介绍，但检查组长说：“这是对企业的检查，还是请你们没有外出的领导来介绍”，这样，企业的当家领导只好出来。根据检查组长围绕生产和经营情况进行介绍的要求，这位领导说，他们企业的产品前景广阔，但近年来收入增幅不大，而且产品成本节节攀高，如上一年度原材料价格上涨，使材料成本增加了15％，员工又普加了工资，使得工资成本增加了约10％，仅这两项支出就增加了100多万元，再加上企业资金一直困难，所以企业还望税务部门多多支持云云。当这位领导介绍材料成本和员工工资增加等情况时，财务科长明显要打断其介绍，但由于该领导没有在意，仍然按照自己的思路一口气介绍完毕。

从企业领导的介绍可以分析出，该企业的产品销路没有问题，收入也处于上升阶段，最起码不会下降，由于成本加大，所以，其销售利润应该是下降的。但检查人员发现，该企业业务收入不但没有增加，而且略有下降，另外，企业的利润也没有大幅下降，仍处于与往年一样的微利状态。另外，检查人员虽查证了原材料价格上涨和员工工资调增的情况，但发现企业总的原材料耗费加上工资耗费并没有像哪位领导介绍的多支出100多万元，仅是略为增加了几万元。矛盾出现了，到底是该企业领导介绍错了，还是企业的账务处理有误呢？在众多矛盾目前，该企业财务科长不得不承认企业多年来一直存在少计收入，虚列成本的问题。

对为什么上一年度材料价格上涨，但总成本耗费没有增加的问题，财务科长承认，他们企业每年都要用假原材料发票入账并同时少计收入，但为了防止引起税务部门的注意，他们每年对年度利润总额的基调是略有盈余，这样不但可以少交企业所得税，而且还可以少交增值税。由于上一年度原材料价格上涨及工人工资的增加额两项所增加的成本正好相当于往年的虚开原材料发票的金额，如果再用假票入账就会出现大额亏损，所以，上一年度就没有用虚假发票入账，但上一年度的收入仍然少计了。

由于该企业的那位领导在介绍前没有与财务科长进行必要的沟通，不经意将部分真实情况进行了介绍，财务科长欲打断其介绍，但为时已晚，以至于其介绍的情况与企业账面反映的情况出现矛盾，被检查人员抓住并作为检查的突破口，从而发现了企业多年的偷税问题。

对于上述情况，笔者有三点感悟：

一是听取被检查单位领导介绍情况是检查的重要程序。检查人员对被检查单位的情况介绍应予以高度重视，不能认为仅是检查组长的事情，也不能认为是形式主义或可有可无。检查人员不仅要认真听取被检查单位的情况介绍，而且还要对介绍的情况认真做好记录，以便作为检查分析和判断有关问题的依据或线索。

二是以往检查人员都喜欢让企业分管财务的领导介绍情况，认为这样可以不听外行话，而且还容易沟通，但必须注意的是，如果被检查企业存在税收或财务方面的舞弊问题，分管财务的领导参与筹划或操作的可能性非常大，其介绍的情况往往经过深思熟虑，滴水不漏，因此，检查人员一般不可能从企业分管财务的领导那里获取存在问题的蛛丝马迹。笔者认为，在对企业纳税情况进行检查时，最好请企业的法定代表人作为企业纳税的第一责任人来介绍情况。上述案例中企业的主要负责人由于不清楚其财务部门如何实施弄虚作假的偷税行为，所以，不知不觉就将一些与平时纳税申报和账务核算情况相矛盾的问题暴露出来，从而给检查人员提供了重要线索。

三是对被检查企业介绍的情况不仅要认真听，认真记，还要善于将其与检查中了解和查证的相关情况进行比对和分析，而且更要善于从比对和分析中发现矛盾及查找问题的蛛丝马迹。由于企业对弄虚作假的行为往往不能自圆其说，甚至会欲盖弥彰，所以，在介绍情况时常常会不经意地将与存在问题相关的一些蛛丝马迹暴露出来。因此，检查人员对一些可能在检查中得到印证的信息不仅要做好记录，而且还要将其与检查中发现的相关信息进行比对和分析，要善于从一些存在相互印证或逻辑关系的问题上发现矛盾并找出揭示和查证问题的突破口。

四、怀疑的技巧

在日常检查中经常会遇到被检查单位在纳税或会计处理上弄虚作假的问题，如果单独看一两份会计凭证，因为手续齐备，处理恰当，可能不会产生疑问，但把多份会计凭证或把多个月份及全年的会计处理情况联系起来，如将整个事项的处理和变化过程前后联系起来看，就很可能发现有悖常理或违反逻辑关系等值得怀疑的情形，这时，检查人员就要多问几个为什么，要用检查人员独有的合理怀疑的态度，用自己的职业敏感和悟性去分析其可能存在的违法违规问题，然后通过实施相应的检查程序去分析并印证自己的怀疑是否合理和正确。

因此，检查人员在检查中不仅应该持有合理的职业怀疑态度，而且还要有一定的职业敏感和职业悟性，只要出现一些蛛丝马迹，检查人员就应该根据自己的职业经验分析出被检查单位在合理范围内可能存在的一些违法违规问题，并将其与一些可能存在问题的相关迹象联系起来思考，并形成初步的分析和判断，然后通过实施合理和必要的检查程序并获取充分适当的检查证据，去证明自己分析和判断的正确性。所有这些，不仅需要检查人员丰富的查账经验，而且还需要检查人员具有勤勉尽责的敬业精神。

但必须注意的是，一些被检查单位往往对检查人员的合理怀疑认为是疑神疑鬼，容易产生对立情绪，从而不能很好配合检查工作，此时，检查人员一是要对自己职业怀疑的合理性有充分的把握和信心，注意检查的方式方法，尽量不要采取过急或容易引起矛盾的检查行为；二是检查人员要注意端正自己的检查态度，注意保持双方良好和正常的检查与被检查关系，要做好适当的解释以取得被检查单位的理解，即使最终查明不存在所怀疑的问题，也要让被检查单位为你的职业经验和敬业精神而折服。正如案例四中，在财务科长不能如实回答问题的情况下，就应该思考是否可以采取其他方法，案例四中笔者就采取了迂回的方法，到商场烟酒柜去了解情况，这样不但避免了双方的矛盾，而且更容易查明实情，从而使得检查人员的合理怀疑取得事半功倍的效果。

【案例四】笔者曾在一商品流通企业检查时发现，该企业每隔一两个月就有一次品种、数量和金额差异不大的烟酒报损，报损金额一般在1万元左右，最多的是春节前一个月，报损额达到4万多元，全年累计有10多万元的报损，每次报损的烟酒基本上都是相同的两三个品牌，而且会计处理也比较规范（后附报损实物清单和报损审批手续）。笔者看到此情况后，总觉得有猫腻，但不知道究竟是葫芦里卖得什么药，遂向该企业财务科长提出三点疑问：一是企业经营的烟酒品牌很多，为什么损耗的烟和酒仅是两三种品牌？为什么每次报损额基本上在1万元左右？为什么春节前一个月的报损为平时的四倍？该企业财务科长一口咬定都是正常损耗，并解释说销量大的烟酒其损耗自然就大，年终损耗多一点是因为进行了年终盘点，而且特别说明此前到他们单位检查的其他部门均未对此提出不同意见，财务科长的解释自然不能让笔者打消疑虑。

笔者遂借参观为由请该企业一会计陪同来到企业的商场部，财务科长很是谨慎，也跟着笔者到了商场部，为了不引起怀疑，笔者先故意在商场转了一圈，最后站在了烟酒柜前察看，并主动与营业员聊了起来，从站柜台的辛苦，烟酒柜有几个人，聊到年工资收入、奖金多少，财务科长见与营业员聊家常就走开了，笔者立马就问营业员奖金是怎么考核的？营业员介绍说是分柜组按营业额计算，再问她如果损耗了怎么办？营业员随口就说扣奖金呗，笔者追问：你们财务上每一两个月就报损一万元左右不是要扣你们很多的奖金吗？营业员说，损耗一般是年终盘点时才发现并一次性扣奖金，而且损耗很小，所以，一般情况下年度中间不存在扣奖金的问题。对为什么财务上经常出现报损烟酒的问题，营业员也很爽快地作了解释。实际情况是，该企业平时需用烟酒对外送礼或招待客人时，总是先从烟酒柜上领用并由经办人员签单，等签单累计额大约有了1万元左右就去结账。至此，笔者的疑虑终于得到印证。实际上，上述问题的实质早就在笔者意料之中。在到该企业检查的第一天笔者就已经注意到该企业招待客人用的是“中华”牌香烟，而从连续看见几笔报损烟中均有“中华”牌香烟时，笔者就将“报损烟”和“招待烟”联系起来，因为这种舞弊情形很可能发生，如果存在也是非常合乎情理的。这就是检查人员的职业敏感和对可能存在问题的灵感或悟性给笔者提示的合理怀疑。

但必须注意的是，检查人员产生怀疑时一定要独立运用自己的思维和判断，要拿出自己的主见，不要被表面现象迷惑，更不能被检查对象牵着鼻子走。如案例四中，笔者没有被财务科长“销量大的烟酒其损耗自然就大”的解释而迷惑，笔者想，自己检查了那么多的商品流通企业，为什么没有见到其他企业有如此多烟酒报损的情况，这里的大量报损肯定有异常。

作者单位：田丽琴江苏狼山钢绳股份有限公司

刘志耕南通市注册会计师协会