论高校办公室秘书的角色定位

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摘要：高校办公室是学校的枢纽部门，高校办公室秘书在日常管理工作中发挥着承上启下，联系左右，参谋助手的作用。随着高校教学改革的发展，高校办公室秘书必须要有角色意识，在不断提高角色意识的同时提高个人素质，更好的承担高校办公室秘书的工作。

关键词：高校；办公室；秘书

中图分类号：G64717 文献标识码：A 文章编号：1674-0432（2012）-07-0233-1

1 高校办公室秘书角色定位的意义

“角色”本是戏剧中的名词, 指演员扮演的剧中人物。20世纪20-30年代, 这一概念被引入社会学, 后来发展成为社会学的基本理论之一。一般意义上,“社会角色”是指与人们的某种社会地位、身份相一致的一整套权利、义务的规范与行为模式,是人们对具有特定身份的人的行为期望, 它构成社会群体或组织的基础[1]。

高校办公室作为高校的一个综合管理机构，日常工作量大，工作面广，不仅事务繁忙而且责任重大，因此对具体承担办公室工作的秘书提出了更高的要求。随着知识全球化以及信息技术的蓬勃发展，高校办公室管理面临着新的机遇和前所未有的挑战。重新定位高校办公室人员的角色，提高办公室秘书的综合素质，不断发挥办公室秘书的工作潜能，培养其创新意识，有助于提高办公室的工作效率。准确的理解高校办公室秘书的角色定位，对高校的发展有着重要的意义。

2 高校办公室秘书应具备的角色意识

高校办公室秘书最基本的工作就是为领导服务，是领导的参谋助手，是高校领导工作的必要补充，领导与办公室秘书间的关系是高校最基本的社会关系。办公室秘书在高校党政机关中的角色，直接体现在领导的活动之中。协助领导开展党务活动、是高校办公室秘书最基本的职责。具体的角色定位体现在以下几个方面：

2.1 服务者角色

为领导服务是高校办公室秘书最基本的工作，在领导的授意下可以直接处理学校的党政和行政事务，尽量让领导摆脱行政事务的纠缠，使领导有更多的精力开展学校的建设工作。

高校办公室秘书不仅要为领导服务，同时也要为全校师生服务，办公室秘书要细心、耐心地为全校师生服务。细心的寻找资源，使学校的信息渠道畅通，让全校师生能够及时准确的了解学校的工作动态和发展情况。耐心的对待师生员工的上访，积极主动的了解师生的工作和生活情况，尤其是对有实际困难的老师和学生，学校要及时提供帮助为师生解决困难，让全校师生感受到学校的温暖。

2.2 督办者角色

任何工作只部署不落实很难达到预期的效果，高校的工作得不到落实会阻碍高校的发展，因此督办工作就显得十分重要。高校办公室秘书要为领导提供全方位、全过程的督查服务，包括：文件的落实、制度的落实、具体工作事项的落实等。办公室秘书只有按照领导的要求进行检查、监督、落实才能确保领导的各项决策发挥应有的作用。

2.3 参谋者角色

辅助参谋是高校办公室秘书的一项重要职能。高校办公室秘书的参谋角色是为领导提供党务、政务的决策参考。在领导决策前要进行全面的调查了解，深入的调查研究，把准确详实的信息传达给学校领导，提出合理化的建议，在领导决策实施过程中进行各方面的协调工作，在决策后要做好及时的监督和检查。站在全局的高度考虑问题是高校办公室秘书发挥好参谋作用的关键，要做到想领导之所想，谋领导之所虑，办领导之所需，切实有效的辅助领导开展学校的各项工作。

2.4 协调者角色

具有良好的协调能力是高校办公室秘书必须具备的素质，高校的机构庞大，办事部门较多，事务琐碎，同时高校的师生数量也多，工作中避免不了会产生各类矛盾。高校办公室是领导与各部门以及师生联系的纽带，必须要协调好这些关系，包括领导间、领导与教师间、学校各部门间、以及兄弟院校间的关系。只有协调好各方面的矛盾才能为学校事业发展创造良好的内部环境和外部环境，为学校和谐、稳定、快速发展奠定坚实的基础。

3 高校办公室秘书尽快进入角色的方法

刚参加工作的办公室秘书都急切希望能够快速进入角色，短时间内达到领导满意的要求。实现这个目标的关键在于要善于剖析自己、认真总结、加强与同事间的交流，多借鉴别人的优点，在看、听、读、写上下功夫。

3.1 看

就是看具有丰富经验的秘书是怎样工作的，多看可以开阔视野，增长见识，将优秀的秘书作为自己学习和借鉴的对象，从思想、性格、理论观点、工作方法及语言表达等方面深入、系统的学习，取长补短，使自己少走弯路，快速成长。

3.2 听

就是多听取别人成功的经验，善于听取与自己工作相近，经历相似的成功人士的意见，汲取他们失误的教训，借鉴成功的经验。充分利用各种机会，了解群众对办公室秘书工作的要求，广泛听取意见。只有积极主动多听取意见才能丰富自己的工作阅历，不断提高自身的素质。

3.3 读

指的是要多读书看报，只有坚持长期性的阅读才能迅速提高自身的理论修养，拓宽自身的知识结构，增强对问题的认识、分析和解决的能力。

3.4 写

就是对自己的工作要有思想、有意识的进行总结，通过长期的写可以掌握写作规律，积累写作经验，使自己的头脑更加灵活，思维更加敏锐，提高秘书的文字处理能力。

总之，高校办公室工作是一项复杂繁琐的工作，办公室秘书要充分认识到角色定位的重要性，在把握角色意识与角色定位的基础上，有意识的加强自身的角色意识，使自身的综合素质不断提高，有助于高校各项工作的稳定和快速的发展。

参考文献

[1] 郑杭生.学概论新修(第三版) [M].北京:国人民大学出版社,2003.

[2］满艳,张斌.高校办公室秘书工作的定位与创新[J].科技创新导报,2010,(2):199.

作者简介：张廷尉(1984-），男，辽宁鞍山人，鞍山师范学院研究实习员，研究方向：高校行政管理。