文书档案计算机管理的利弊探讨

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【摘要】文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面的过程和成果。随着信息时代的到来和网络技术的迅猛发展，计算机技术的应用已深入到各个领域，利用计算机实现档案管理，是高科技飞速发展的“信息时代”的必然趋势。文章探讨文书档案计算机管理的优点和存在的问题及应对方法。

【关键词】文书档案；计算机管理；优点；存在问题；应对方法

【中图分类号】TP【文献标识码】A

【文章编号】1007-4309（2011）03-0052-1.5

文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着信息时代的到来和网络技术的迅猛发展，计算机技术的应用已深入到各个领域，文书档案管理也不例外。而文书档案管理作为企事业管理工作中的一个重要组成部分，通过利用计算机实现档案管理，是高科技飞速发展的“信息时代”的必然趋势，具有手工管理所无法比拟的优势，同时也存在一定的问题。本文就文书档案计算机管理的优点、存在的问题及应对方法进行论述。

一、文书档案计算机管理的优点

利用计算机实行文书档案管理，是高科技飞速发展的“信息时代”的必然趋势，具有手工管理所无法比拟的优势，如检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能极大地提高文书档案管理的效率及利用工作的水平，也是档案部门的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件。不仅可以使工作人员从烦琐的手工工作中解脱出来，而且工作效率高、质量好。

（一）文书档案计算机管理的快捷性

在以往的文书档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统计准确无误，结果既费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得简单易行。运用计算机检索主题词时档案人员或利用者不需要把查找的文件转换为按类目系统编制的代码，只要将查找的文件的有关主题词进行组配输入计算机，就能很快得出结果。

利用计算机管理档案不但能帮助档案人员检索、统计，而且还可以帮助档案人员整理、组卷、编制各种目录，其速度与效果是人工无法相比的，并且在避免差错的同时又可减少工作量。

（二）文件和文字信息得到充分交流与共享

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对文书档案进行管理后，文书档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高文书档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源做出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的文书档案管理信息动态。

（三）文书档案计算机保存的稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同。随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD 光碟，小容量的闪存U盘、大容量的移动硬盘，等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

二、文书档案计算机管理存在的问题

（一）存在保密性受限的问题

文书档案进行计算机管理后，内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。内容易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。文书档案计算机管理不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻地考验。

（二）存在网络安全的问题

随着网络化的发展，文书档案信息的上网管理及其安全性、可靠性等问题会日益突出。网络的不安全性已成为限制其发展的最大障碍。一般规律是当网络用户数量按算术级数增加时，网络的效益和网络的危险性均以几何级数增加。根据发达国家的经验，保证网络安全的方式已经引起了最高领导层的重视。在美国，重要的安全举措是以总统令的方式的。一般认为，构成对计算机网络系统的安全威胁主要有：黑客入侵、计算机病毒的侵入、来自内部的攻击、保密信息泄露和修改网络的关键数据等。文书档案管理存在的网络及信息安全问题，已成为制约文书档案计算机管理发展的主要问题。

三、应对方法

文书档案计算机管理在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题，提出几点应对方法。

（一）提高文书档案工作的标准化程度

文书档案工作现代化的基础是标准化。计算机在文书档案管理应用中涉及的每个问题，如数据著录、设备兼容、应用软件推广、信息联网等都需要一系列的标准才能解决。所以，应进一步加紧制定有关的国家标准或行业标准。电子文件生成的数量已很惊人，而其与纸质文件的区别又很大，目前多数档案工作者对其特性还很陌生，这不能不说是很大的隐患。针对这个问题必须在如下几方面做出艰苦的努力：一是进一步研究各类电子文件的特性，对从生成机制到归档保存的一系列环节进行剖析，在此基础上从档案管理角度提出确保其真实性、原始性、安全性等方面的技术措施。二是提前为电子文件归档后形成的电子档案的管理提出要求，解决逻辑归档的不安全性、物理归档的载体选择、设备更新快与电子档案载体长久保存之间的矛盾等问题。

（二）提高文书档案计算机管理的网络信息安全性

在内部计算机网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择地放行一些地址进入计算机网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

【参考文献】

［1］裴承志．奥多．办公自动化与文书档案管理［J］．中国冶金教育，2002，02．

［2］杨勇，刘晶．关于文书档案一体化的若干认识［J］．大学图书情报学刊，2003，03．

【作者简介】韩艳凤：通化市二道江区铁厂电视站。贾志红：通化市二道江区铁厂电视站。