高校档案室如何提高接待利用工作水平
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[关键词]高校档案；利用；途径
高等院校的档案，是高校教学、科研和管理的原始记录，是高校人才培养过程的历史再现。管理好、利用好这些档案，是高校档案室的根本职责，高校档案室的接待利用工作，是服务于学校各项工作的窗口，是联系学校各方面工作的桥梁和纽带，也是学校各方面认识评价学校档案工作服务水平、工作作风的一面镜子。做好这项工作有利于发挥档案在高校工作中的重要作用，有利于扩大高校档案室的影响力，为档案室工作的开展创造良好的外部环境。高校档案室是管理档案的中心，也是提供信息服务的中心，开展接待利用工作就是高校档案室经常性的业务，因此，不断提高接待利用工作水平是档案室始终不渝的目标。
一、熟悉馆藏，熟练掌握各种检索工具
做好接待利用工作，熟悉馆藏和熟练使用各种检索工具尤为重要，是接待人员的基本功。高校档案是高校工作历史的再现，档案数量多，年代跨度大，门类较多，如果不了解馆藏、不熟练掌握检索工具，就无法向利用者介绍馆藏信息，也不能满足利用者需要，也就无法接待好利用者，更无从谈起主动开展提供利用工作。如果了解馆藏，熟练使用检索工具，就能有效开发利用馆藏档案信息，节省时间，提高效率。
熟悉馆藏的方法是：1.全面熟悉，重点研究，先熟悉重要的档案，后熟悉一般的档案；先熟悉经常利用的档案，后熟悉利用频率低的档案；先熟悉年代近的档案，后熟悉年代远的档案。2.先熟悉学校的历史，后熟悉具体的档案内容。3.结合编制检索工具和编研工作，熟悉档案的内容成分和存放地点。档案检索工具是用心揭示馆藏档案内容与成分，报道和查找档案的工具。要想高质量地为利用者服务，一要建立健全检索工具体系，二要熟练掌握和使用各种检索工具，尤其熟练使用现代化的检索工具，它可以提高检索效率、检索质量，扩大检索范围，促进利用服务工作质量的提高。
二、牢固树立“服务意识”和“窗口意识”
高校档案室既是管理档案的中心，又是档案资料服务中心，服务性本身就是档案工作的性质之一，也是档案工作生存和发展的基础。做好接待利用工作，提高接待利用水平，必须树立良好的“服务意识”和“窗口意识”，要想利用者之所想，急利用者之所急，心里时时刻刻装着利用者，处处为利用者创造便利的条件，通过提高优质高效的专业服务成果，为学校各项工作服务。
三、正确处理利用和保密的关系
档案的利用和保密是一对矛盾，在接待利用服务工作中要正确处理。利用档案工作的根本目的，是高校事业发展的需要，对档案保密也是着眼于高校的整体利益，二者根本目的是一致的，但档案服务是有条件的，不是敞开大门，自由进出，有求必应，来者不拒，所以在利用服务中必须树立保密意识。高校档案中部分内容记载着教学管理成果、科研成果，事关学校的利益，必须采取保密措施。在实际工作中，哪些档案需要保密，保密期限长短，保密范围大小，什么情况下解释，怎样利用，要以《中华人民共和国保密法》为依据。总之，要做到该保密的保密，该降密的降密，该解密的解密，该开放的开放。
四、加强信息反馈，改进和提高利用工作
开发利用档案信息是档案工作的根本目的。没有开发利用，档案工作就失去了根本，失去了存在的价值；而如果没有信息反馈，开发利用工作就盲目被动。这要求档案工作者要高度重视信息反馈，通过反馈信息来检测决策的科学化程度，及时做到上情下达，下情上达，迅速准确地将变化的情况反馈给决策层，并提出改善开发利用工作的对策和建议，以便调整业务工作，实现和社会需求对接，为利用者提供有效服务。
对于利用档案所产生的经济效益社会效益，要通过各种渠道加以收集汇总，可经计算、估价、对比、证实等方法获取。这些信息体现了档案工作的成败，也是我们改进工作的依据。收集反馈信息的主要方法是做好提供利用档案的登记工作，并不断充实登记内容。登记内容主要是：查档人次，利用内容，利用目的，查阅案卷的名称、年度、卷号、数量、利用效果以及未查到的原因和对利用工作的意见等。做好登记，能了解以利用效果，积累经验，掌握利用规律，并运用利用反馈改进和调整各项业务工作。
五、运用心理学知识，分析掌握利用者心理，改进利用工作
接待利用服务工作要与各种各样的利用者打交道，与学校各项工作发生联系，是档案工作服务于学校的直接体现。要搞好利用接待工作，既取决于档案工作者，更取决于利用者。如果档案工作者不了解利用者的心理，就很难取得良好的利用效果。利用者心理就是利用者在利用档案过程中所反映出的情感、意志和表现的心理特征。它因时、因事、因人而变，主要包括需求依赖心理、顾虑偏见心理、价值取向心理、方便易用心理等。所以，心理因素变化对档案室的接待利用工作产生直接影响，接待工作人员不但要热情服务，具备专业素养，还要掌握心理学基本知识，针对利用者不同状态、心理需求，提供有针对性的服务，满足利用者的要求。