高校内部管理沟通障碍及其消解

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[摘要]在高校这一特殊组织中,沟通有着举足轻重的作用。不同权力系统中的沟通障碍有不同特点,学术权力和行政权力交汇的管理地带是沟通障碍的多发地带,通过厘定学术权力和行政权力的界限,构建合理的组织结构,建立有效的沟通机制,拓宽沟通渠道,提升管理者的沟通能力可以消解高校内部管理中的沟通障碍。

[关键词]高校 内部管理系统 沟通 障碍及消解 学术权力系统 行政权力系统

[中图分类号]G647[文献标识码]A[文章编号]1009-5349(2010)01-0083-02

沟通是管理中极为重要的部分,美国管理学大师彼得•德鲁克曾明确地把沟通作为管理的一项基本职能。美国著名未来学家约翰•奈斯比特曾说:“未来竞争将是管理的竞争,竞争的焦点在于每个社会组织内部成员之间及其与外部组织的有效沟通。”[1]作为一个重要的社会组织,高校内部要实现有效的管理和理顺复杂的关系,必然离不开沟通。高校是一个具有学科、专业和事业行政单位双重权力矩阵式结构的特殊组织。学术机构的存在主要在于高校有着追求高深学术这一主要传统职能;而行政机构则是近代以来把现代行政管理学理论移植于教育管理的产物。[2]从管理的角度看,这两种机构是两种不同管理方式的管理机构,因而也就相应具有两种不同性质的权力: 学术权力和行政权力。在二元权力结构系统中,高校管理系统中的沟通有别于其他社会组织而更具复杂性。本文从我国高校行政权力和学术权力的二元权力结构的角度分析高校内部管理系统中的沟通障碍,对如何消解高校管理系统中的沟通障碍提出了若干建议。

一、高校二元权力结构中的沟通分析

高校既有松散结合的学术系统,又有高度结构化的行政系统。除了具有一般组织的特征还具有自身特性,因此高校系统中的沟通更具复杂性,除具有一般组织共有的沟通障碍外,还有其特殊性:即在两大权力系统内部的沟通有不同的特点,而在学术权力和行政权力交汇的管理地带的沟通则更加错综复杂。

(一)学术权力系统内的沟通

构成学术权力的基础是专家的学术专长,其行使只能是基于行使人从其学科专业背景出发所形成和达到的专业和学术能力,其合理性与合法性主要来源于他的专业和学术能力,而不是来源于职务和组织。因此,学术权力中个人的学术权力是不可忽视的一种权力。团体的学术权力是个人学术权力的组织化,如学术委员会就是代表学术人员集体学术意志的学术组织。学术的性质决定了学术权力没有纵向的层次关系和隶属关系,而是通过民主形式取得的学术共识和共同理解。因此学术权力系统内的沟通更多的是基于个人沟通而非组织沟通。

(二)行政权力系统内的沟通

行政权力是建立在科层制基础之上的以追求效率为目标的制度化的权力,来源于对社会事务的行政管理方式,其主要特点是管理的高效性,因而成为当今社会事务的主要管理方式。[3]在行政权力系统中,权力客体多是行政管理体系职责范围内的行政性事务和活动,一般照章处理即可。行政权力主要是由科层制结构中的组织所赋予管理层次的相应职责和权力,这种权力建立在法律法规、行政条例之上,其大小取决于该行政权力组织在整个管理系统中的层次和位置,而并不决定于该组织中或相应位置中个人能力的高低。因此,行政权力系统中的沟通主要是基于组织沟通而非个人沟通。

(三)学术权力系统及行政权力系统共同作用的管理地带的沟通

在高校学术权力与行政权力结合的管理地带,学术权力和行政权力相互交叉,共同发挥作用。因此,在学术权力系统及行政权力系统共同作用的管理地带的沟通主要是基于权力结构。从根本上来说,行政权力不应该干预由学术权力承担的事情而扮演学术权力的角色,反之亦然。而在我国高校内部管理中,这种行政权力和学术权力错位现象时有发生,其主要表现在行政权力的泛化和学术权力的弱化。[4]由于行政权力介入本该属于学术权力的事务,容易导致冲突和矛盾的产生,更因为有外行管内行的问题出现,使沟通障碍的产生不可避免。

二、高校内部组织管理系统中的沟通障碍

沟通是信息传递和反馈的复杂过程,在高校内部管理工作中,在不同权力系统和管理系统中,由于沟通面对的干扰因素不同,所形成的沟通障碍也有不同。

(一)高校行政权力系统的主要沟通障碍

1.组织结构及权力结构层面因组织设置、权力冲突引起的沟通障碍

第一,组织的层级过多导致信息失真。高校是一个具有多层次、结构复杂的组织,信息从领导传达到教师可能要经过7个环节,当然会导致信息内容的丢失。第二、单向沟通所导致的信息流通不畅。传统的高校内部的组织沟通通常是向下沟通,主要是以文件、会议、电话等正式形式。这种信息向下流动的沟通方式易于形成一种“权力气氛”,而且会导致所传递信息的逐步减少或歪曲。第三、平行沟通不顺畅导致的沟通障碍。高校各部门间或不同人员之间因为分工不同、工作目的和考核激励方式不一样就容易产生“本位思想”,立场不同代表着不同的利益团体,从而产生沟通的障碍和分歧。

2.个人层面上因管理沟通的理念、知识、技能欠缺所引起的沟通障碍

我国高校行政管理岗位的专业管理专家还不多见,更多的是在某一学术领域内的学者、教授。一般没有接受专业管理培训,缺乏先进管理沟通的理念,管理沟通知识和技能有所欠缺,因而容易产生沟通障碍。

(二)高校学术权力管理中存在的沟通障碍

学术的性质决定了学术权力没有纵向的层次关系和隶属关系,而是一种通过民主形式取得的学术共识和共同理解。因此学术权力系统内的沟通更多的是基于个人的沟通而非组织的沟通。其沟通障碍主要表现为由个体沟通能力欠缺所引起的障碍。在同一学术权力集团内部容易出现的沟通障碍主要是由于缺乏沟通知识和技巧所导致的沟通障碍,上文所提及的有关个人层面上的沟通障碍在此也同样容易出现。

(三)高校学术权力与行政权力交汇的管理地带存在的沟通障碍

高校作为“底部沉重”型特殊组织,是由一个个学科点构成的,学术权力在这里找到了广泛运用的市场。但当学术人员超出了他所研究的学科范围时,往往会由于失去学科基础而使学术权力的行使受到影响,而且,学术权力的客体主要在“底部”,所以对行政权力影响,特别是直接影响不大。但行政权力的运用对象不仅有一个个学科点,更有众多贯穿多个学科的线。另外,行政权力还会通过更大的范围对所有学术权力产生程度不同的影响。[5]因此,当行政权力过度介入学术权力系统时,就会干扰学术权力的运行,产生沟通障碍。同时,在学术权力和行政权力系统交汇的空间中,学术权力和行政权力分别从知识的角度和官僚的角度对同一事务和活动行使不同的权力,学术权力和行政权力分别派出自己的代言人,共同成立一个组织行使对某一项事务和活动的权力,由于他们所代表的立场和出发点不同,比较容易产生沟通障碍。

三、消除高校管理系统中沟通障碍的若干措施

(一)通过厘定学术权力和行政权力的行使界限来消解沟通障碍

约翰•S•布鲁贝克指出:“(教师)由于他们最清楚高深学问的内容,因此他们最有资格决定应该开设哪些科目以及如何讲授,此外,教师还应该决定谁最有资格学习高深学问(招生),谁已经掌握了知识(考试)并应该获得学位(毕业要求)。更显而易见的是,教师比其他人更清楚地知道谁有资格成为教授。最重要的是,他们必须是他们学术自由是否受到侵犯的公证人。”[6]可见没有学术,大学就丧失了基本特性和存在的价值,各项权力也就没有了依附。大学中行政权力的存在和行使,就是为了保证学术事务的妥善处理和学术活动的健康、顺利进行,对学术权力提供支持,并对学术权力进行必要的协调和补充。分清两种权力的不同运行轨迹,厘定学术权力和行政权力的行使界限,给两种权力合理的运行空间,是消解沟通障碍的重要手段。

(二)通过构建合理的组织结构来消解沟通障碍

首先,优化组织结构。高校是一个层级较多的组织,要提高高校的沟通效率就必须简化内部管理机构,缩短信息传递链,优化信息沟通渠道。对于高校来说,实现信息层的优化和制度化是十分必要的。要尽量减少组织结构层次,消除不必要的管理层,避免机构重叠,增强沟通渠道,加强部门间的联系,加快信息沟通速度,保证信息的准确和充分。

其次,重塑校园文化,构建人性化沟通。校园文化能促使学校教职工形成共同的价值观念,并使教职工对学校管理宗旨、指导思想、道德观念等诸多方面逐步达到认识一致,同时增加了他们之间的共同语言和信任。沟通的有效性自然会大大提高,能使成员在融合的氛围中相互交流和沟通,减少各种不必要的摩擦和矛盾。同时构建人性化沟通理念,重视发挥“人”的作用。

(三)建立有效的沟通机制、拓宽沟通渠道来消解沟通障碍

首先,明确沟通的目标,理顺管理沟通的流程,尊重岗位职责需求,建设有效沟通网络。在管理中融入组织的理念和核心价值,明确沟通的目标,建立一套管理流程完备的控制系统,积极主动做好信息的追踪与反馈。同时,以人为本,尊重岗位职责需求,充分考虑各项管理沟通的具体环境和相应背景情况,建设有效沟通圈,让每一层次的人员都在自己的和被授予的职权范围内合情合理地处理信息。

第二,优化沟通渠道。首先在设计沟通网络时要尽量减少沟通环节,同时利用电子媒介改善沟通,以更快的速度传递信息,排除由空间所带来的限制;其次要加强对沟通渠道的管理,对每一个沟通环节进行有效的把握和控制。

第三、改善沟通手段。一般沟通包括单向和双向(即互动)两种方式。现在高校的沟通多是单向沟通,缺乏回应和有效互动,高校除了利用各种会议、公函外,很多并没有其他沟通手段加以针对性地利用,或不能在适当的时机进行有选择性地使用,导致内部沟通失去载体而引致沟通状况不良。为保证沟通效果,高校应该考虑整合各种不同的渠道,并在不断回应与反馈的基础上,确定主导及辅助手段。

(四)通过管理培训提升管理者的沟通技能来消解沟通障碍

高校可拟定培训方案,提升校内管理者的沟通技能。

首先,通过培训更新沟通理念。使管理者明确地认识到沟通在组织中的重要作用,在管理过程中无时无刻都离不开沟通,应牢牢树立沟通观念。管理者要主动与下属进行交流,树立等距离沟通意识并用心去观察、发现他们的需求,只有这样才能利用他们的期望来进行沟通,缩小上下级之间的鸿沟和减少“位差”所带来的负面影响。

第二,通过培训掌握沟通知识和技巧,善于询问与倾听。有效地询问可以通过面对面地交流获得下属需求的第一手资料。作为信息的接受者,要学会耐心倾听,掌握沟通的必要信息;善用提问和表情,确保正确理解,提高个人层面的沟通效果,同时要学会运用肢体语言。

【参考文献】

[1]张军果,任浩.有效沟通的障碍及对策研究[J].煤炭经济研究,2005(10):4749.

[2][3]袁琦,袁新娣.高校内部管理权力关系的分析及调整[J].辽宁教育研究,2003(6).

[4]周巧玲.基于沟通的决策:学术管理科学化的关键[J].清华大学教育研究2007,28(2):57-61.

[5]张卫东,董慧.高等学校权力结构分析[J].辽宁教育研究.2006(1):14-16.

[6](美)约翰•S•布鲁贝克.高等教育哲学[M].王承绪等译.杭州:浙江教育出版社,2002.31.