Doit:利用GTD思维提供工作效率

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你是否觉得脑袋中充满了无数的想法，但却无从下手；你是否觉得每天有很多琐碎杂乱的工作，却不知道从何做起？也许正在做一件事情，却常常被其他事情干扰，以至于得断断续续花费好几天的时间才完成一件事情……这时候，你需要在大脑中引入gtd理论，帮你理清工作中的时间线。

什么叫GTD

GTD是“Getting Things Done”（完成每一件事） 的缩写，这是一个被广泛采用的赋予实际行动的时间管理系统。基本理论是把一个人所要要完成的任务和事件全部从大脑中移出来，记录到纸上。这样，大脑便会不被多余的事情打搅，集中于现在所需完成的事情上面。

实现GTD的好工具：doit.im

根据GTD的方法，我们需要把所有盘旋在脑海中的未尽事宜整理收集，变成我们可供随时查阅并可按时完成的任务，你也许会惊喜地发现Doit.im拯救了你的生活（本文以Web版为例进行介绍，它还提供了iOS和Android的移动客户端）。

今日待办是你登录Doit.im后首先看到的任务列表，它代表着开始时间为今天的或者今日到期的未完成的任务，都会集中在今日待办列表中（如图1）。

Step1：收集

尽力整理你的大脑能够想到的所有未尽事宜，然后录入Doit.im中的收集箱（为了帮助整理和思考，可以试着把它们在纸上罗列出来）。收集的关键在于把一切杂事赶出你的大脑，记录在你眼睛可以看到的地方 。

Doit.im左上角第一个箱子就是收集箱，其对应的就是GTD方法中用于收集“材料”的“工作篮”。所有未指定具体执行日期和时间的任务，添加后会在收集箱中找到它们。切换到收集箱，在文本框中输入任务名称，再按下回车键，就可以继续添加其他任务。只设置标题而不设置时间选项，则任务默认直接进入收集箱（如图2）。

Step2：处理

当你将大脑中所有未尽事宜通通扔进收集箱后，就需要对它们进行整理，即清空收集箱。所谓清空，并不意味着要完成所收集的全部任务，而是通过分析收集到的每一条任务，安排接下来采取什么样的行动来完成它们。

搞定简单任务

如果是单次的且几分钟就可以完成的任务，那就立刻动手完成它，然后再勾选完成（比如“吃钙片”和“更新客户端”等），完成的任务将保存在已完成的箱子中。

如果是简单的但是需要重复完成的任务，那就需要对任务进行时间上的编辑。

比如房东要求每个月第三个周六交房租，那就双击收集箱中的“交房租”任务，打开任务编辑窗口。在这里你可以设置它的情景（“外出”）、优先级（“高”）以及重复等。根据要求，我们选择按月重复，并将重复日设置为“第三个周六”。同样你还可以设置为“第一个周五”、“第二个周三”之类的。设置好以后保存即可（如图4）。一旦设置好了时间，你就会发现收集箱里面的任务自动跳转到其他对应箱子中去了。设置了重复的任务可以在日程中找到。

搞定复杂任务

有的任务也许不是一步就可以完成的，或者不是由你一个人就能完成的。对于这些复杂的任务，就需要将其更细地划分，将任务转化为项目，或者将任务发送给其他能够完成或者协助你完成的人。

比如在收集箱中的“完成本月工作流程”，该任务不是一个简单的任务，换句话说，不是一个步骤就能完成的任务，所以要将它转化为“项目”。操作方法很简单，只需选中它右键，再选择“转换成项目”即可（如图6）。然后会自动切换到该项目下，按照在收集箱中的操作方法，先将完成该项目的任务一一添加进去（如图7），再按照前面的方法对每项任务进行更为细致的编辑。设置完成后整个项目的安排就一目了然了（如图8）。

目标和子任务：Doit.im中的目标是你责任范围内的所执行项目和任务所想达到的成果。任务和项目都可以指定它所属的目标，设定了目标后任务默认进“下一步行动”。你可以在目标下看到它所包含的所有任务/项目，还可以通过完成目标来完成目标下的所有任务/项目。那什么又是子任务呢？Doit.im中子任务是添加在任务下的简单的清单项，可以用来描述执行任务的具体操作步骤，比如做糖醋排骨的方法，也可以用来记录材料清单，比如购物清单。

转发任务：当自己不是完成这个任务的最佳人选时，可以选择将任务转发给其他人。那么如何转发任务呢？我们可以双击该任务，在任务的编辑界面的最下方找到“转发给”，在转发页面中选择一位或者多位联系人后，可以将任务转发出去。转发后，任务会进入等待页面。若是之前在转发页面中选择自动完成，那么当联系人完成后，该任务将会被自动完成。

Step3：执行

前面两步只是帮你把脑子里面杂乱无章的事情和任务进行梳理，最关键的还是执行这步，否则前面的工作只能为零。为了让你更有条理地地执行任务，还可以在前面任务编辑一步设置提醒。

| Tips |

关于重复任务的设定

在Doit中提供了相当灵活的方式来帮你搞定重复任务的设定（如图3）。

首先梳理一下工作和生活中的场景，哪些是需要重复的任务呢？

如果你是一个健身狂，每周三、周六都有健身课要上，那按周重复是为你量身打造的。按周重复可设置重复日期为周一至周日的任何一天或几天，非常方便设置固定循环的工作、上课或者其它事务。

如果你每周的工作日为周一到周五，每天都得向领导汇报工作，那一定要使用按工作日（周一到周五）重复来提醒自己。

如果你每月20号或每月第三周的周六要交电话费，每3个月（一季度）的15号或者第三周的周一要交房租，那按月重复刚好可以用来提醒你。按月重复的任务是每几个月重复一次，可设置日期为每几个月的固定某一天，或者第几周的周几。

如果不想忘记每年的结婚纪念日或好朋友的生日，车子每两年的大保养，那千万别小看了按年重复，这一选项可设置你每几年需要固定日期处理的任务。

点击快速添加栏，输入标题，再根据你的需要添加属性（“^”开始时间、“#”项目、“@”情境、“&”标签、“！”优先级），然后按回车保存该任务（如图5）。点击左上角“新增任务”按钮，即实现完整添加任务。完整添加相较于快速添加，可以为任务添加更多的属性，包括截止时间、全天或者非全天、重复、提醒以及是否将其转发。任务保存之后也还可以编辑。选中任务，点击顶部“编辑”按钮或者右键任务，选择“编辑”，都可对任务进行编辑。