医院电子档案的管理与保护

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关键词：电子档案 管理 保护

中图分类号：G271文献标识码： A

随着科学技术的迅猛发展和计算机网络应用的日益普及，信息化、数字化、网络化在医院各领域得到广泛应用与发展，档案信息的利用方式网络化、便捷化大大提升了档案工作信息化水平，也给档案工作带来了许多新情况新问题。尤其是电子档案的大量产生，无疑对传统的纸质档案管理提出了新的巨大挑战。如何保护、管理和利用好这些电子档案也成为医院管理者和档案工作人员的新课题、新要求。只有懂得电子文书处理和归档的一整套程序,了解电子文档的整理与保护，才能为医院发展提供完善的信息保障。

一、树立电子档案独有的信息和知识观念 在当今信息万变的知识浪潮中,医院各部门的档案是独有的原始记录,记录着医院的科研发展、医疗技术以及广大患者的个人信息,如果医院的档案资料收集、整理、保管不好,在市场竞争和信息流通的今天,很可能给医院和个人造成无法挽回的损失。每个岗位上的工作人员都要从思想上高度重视每一份电子文件和资料，随时做好保存和归档处理。目前,我国已出台了《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等,学习好法律法规，

二、医院电子档案的整理 目前,医院电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带,为了做好这项工作,应按档案种类分别组盘整理。 1.文书电子档案整理 (1)内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。一是按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘。二是将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘的统一规范,应由档案部门在接收归档文件时集中完成,组盘后,档案人员应以统一的数据库结构和规范命题,并建立文书档案盘内文件目录,便于机对盘内文件查找。

(2)外来文件。通过文书室处理,扫描成影像文件进入,各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握,处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性,确定密级和保管期限,按归档键转入档案部门,档案人员审查后,加上档案管理信息,如:分类号、档号等,然后进入档案数据库。如要查询,则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。 2.科技电子文件归档 医院作为高科技专业知识和技术密集单位，科技电子文件档案种类较多,可以按照医疗、科研、基建、设备、财务、声像档案分类管理,然后再按项目归档。(1)基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的,所以,数据信息整理时就按档案管理要求进行输入,对纸质文件的实体进行扫描,并按案卷号、图号、序号连接起来,使终端用户直接检索到每一张图纸资料。(2)设备档案。医院引进技术和购置各种设备时,商家提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展,国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计,而且企业的总图管理也采用了电子化。所以,在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时,应该附上电子文件内容说明和注意事项。 3.电子文件整理 (1)工资单。工资以光盘形式归档时,应附有纸质的每月工资汇总表,并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等,同时还应附移交清单,作为财务和档案部门双方交接时的凭证。 (2)账簿。会计账簿内容已进入计算机管理系统,现在看到的实物实际上是计算机的打印件,计算机账簿的格式比较统一,其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表,填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期,负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名,以增强账簿的真实性和凭证作用。

三、电子档案的保护 由于归档电子文件以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新的存贮载体,比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性,有利于归档电子文件的长期保存,因此,提倡配备光盘刻录仪,将归档电子文件转储到光盘上。1.软磁盘的保护 (1)统一软盘的规格,使用3.5寸高密盘保存。 (2)把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年,而低质量软磁盘往往不到1年,就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品,所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。 (3)规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,环境空气相对湿度控制在40%-50%,温度控制在14-24℃。 (4)加强病毒防范。要求各业务部门加强机的病毒检测,确保保存电子文件的磁盘不带病毒,并将磁盘经常置于保护状态。 (5)对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。 (6)在条件允许时,及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘,便于长久保存。 2.光盘的保护 (1)规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置,避免大量堆叠,以防光盘翘曲,在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。(2)保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化,潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14-24℃,相对湿度40%-65%。(3)注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感,阳光的直射会使光盘过早老化。因此,光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘,定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施,磁盘每2年,光盘每5年转储一次,转储后的载体与原载体同样编号保存。四、规范电子档案管理的几项措施

1、加强电子档案归档制度建设。医院应根据电子档案管理规范，并结合本单位实际，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。制定电子档案制度时应注意以下问题:注意划清归档过程中各级各类人员的责任；归档时机应适合本单位工作实际；归档电子文件的责任签署应明确；注意电子文件的动态管理问题。

2、从电子文件的源头抓电子档案的质量。为进一步加强电子信息的管理，对电子信息进行集中统一管理和工程图纸等文件集中制作。为档案部门增配必要的设备，建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。

3、档案室设立图纸与文件集中处理系统，对审查完毕的电子文件进行统一收集，按要求形成纸质文件。设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴，以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。

4、为便于操作和管理，建议进一步规范电子文件形成所使用的软件平台，因工作需要必须使用特殊软件的，有关人员应按“电子档案管理办法”的规定将软件一并归档。

5、要严把电子信息归档关，做好电子信息动态管理。一是在电子信息归档时要利用一切可利用的条件对电子信息进行检查、鉴定、验收，除有关归档责任签署之外，还必须发挥电子档案专家咨询组的作用，有针对性地进行检查，及时发现问题、及时解决问题;二是做好电子档案管理中的电子信息管理，使归档的电子信息跟踪科研生产变化，也即做好电子档案的更改补充工作，实行动态管理。不能将电子档案管理停留在管好几张光盘的初级阶段。