对如何有效管理基建工程档案的探讨
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【摘要】近些年来，我国的高等教育发展较快，随着国家对教育事业的重视，国家对教育的投入不断增加，高校的基本建设进入了高速发展时期。随着高校基本建设的高速发展，高校基建档案的管理工作就越来越重要，如何从源头做好基建档案的管理工作，是摆在基建管理者和档案工作者面前的重要课题，这已成为高校基建部门和高校档案部门工作的重要组成部分。
关键词:高校;基建档案；档案管理;实践探索
基建档案工作是学校建设管理中的一项重要内容，使其充分发挥应有的作用，认真做好基建档案工作，是基建档案工作人员义不容辞的职责。随着办公自动化的普及，档案管理工作也越来越多的运用信息技术,网络技术进行现代化管理，已经从传统的档案管理逐渐过渡到信息管理，这从根本上使档案管理工作跨上了一个新台阶，确实有效地减少了工作中的重复劳动，节省了大量时间和人力、物力，大大提高了工作效率。
档案管理部门应积极与基建部门联系，对基建部门档案工作人员提出详细周全的归档范围，特别是针对立项材料，报批材料,工程图纸，设计变更等一些重要的文件要尽可能地全面，以便于档案部门的对兼职档案员进行检查。
建设工程档案的特点：
首先是真实性，工程档案的产生与工程的施工是同步进行的，是按照图纸及洽商一步步施工的，因此工程档案应与工程实体完全一一对应，是工程的原始记录，从工程图纸及相关资料能够完全还原出当时的施工状况及隐蔽了得相关项目。
其次工程档案具有成套性的特点，基建档案从工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用是一个完整的过程，在这个过程中，形成了大量的、有机存在相互联系的文字资料、图纸、声像资料，这些资料集合起来才能反映出工程的全貌，因此工程档案具有成套性的特征，在档案的收集过程中，一定要收集完整，全面的反映出工程的状况。
基建档案具有技术含量高、难度大的特性，有些大的工程，结构复杂，施工难度大，环节众多，各个专业交叉作业等原因造成了基建档案的复杂性。
基建档案收集具有周期长、参与单位众多的特点,一个完整的工程项目本身就是一个系统工程，要经过多个阶段的实施；另外，涉及多个部门的管辖,上级主管部门,市建委,规划局,要以及监理单位、施工单位及各个分包单位，及相关的沟通协作。
基于这些特点，因此对基建档案的管理要做到：在城建档案管理部门、基建项目主管部门指导下,基建单位实行事前介入、事中控制、事后验收检查的全过程掌控的管理模式。
首先要事前有指导，在建设工程档案立卷之前，要对建设工程部门的兼职档案员进行辅导和培训，学习相关的法律法规，对基本建设归档的范围，以及本年有哪些建设工程项目材料需要归档了如指掌。对参与建设的各方以及所产生的档案,兼职档案员应该作到心中有数；
事中控制就是要在施工过程中,对所产生的档案材料的及时收集,作好预立卷工作,使归档工作与工程施工同步进行。施工过程产生、形成的工程档案材料是建设工程档案的重要组成部分，这些材料直接记述和反映工程建设的内在结构和质量,在施工的过程中,总是会有一些进一步完善的地方,总会有设计变更,或着是施工洽商,那么对设计变更和施工洽商的收集就是非常重要的,否则无法保证该阶段工程档案与所记录的对象保持一致,要做到这一点，在具体管理工作中应坚持三同步。 首先，从工程可性行研究开始就要全程参与，工程建设一开始就与收集档案工作同步进行。其次,要坚持项目归档材料的收集、积累与结算施工进度款同步。工程竣工验收要与竣工资料验收同步。坚持施工现场预立卷，
事后验收检查
事后检查验收是对整个工程完工时进行的一次全面的检查，城建档案馆,建设单位,施工单位,设计单位的归档范围各不相同,以建设单位对归档的要求最高,内容最多。档案验收应重点检查:工程前期各种批复文件、上级主管部门对项目立项的批复，规划部门的的批复文件，消防部门、防疫部门、环卫部门的审批意见，土地征用，拆迁补偿协议，校园土地规划红线等前期工作的重要文件；基建单位与各方签署协议，合同，招投标文件；及设计变更洽商、监理验收文件、施工技术文件、各种隐蔽工程记录、和各项专业验收文件、质量检验评定、事故处理记录、竣工图编制，竣工验收备案表，及最后委托保修协议。另外，对照片和图纸电子版的收集也是非常重要的，尽可能的做到纸制档案与电子版档案同步归档。检查档案内容是否齐全、手续是否完备、质量是否符合归档要求等。档案工作人员应极力维护和确保建设工程档案完整、准确、系统和安全，认真地进行检查。
基建工程档案管理的有效措施，首先要在思想上重视档案管理工作, 更新观念，在施工过程中,不仅要保证施工质量,也要对工程档案足够重视,工程档案管理的好坏,直接反映出工程管理者的水平;另一方面要制定符合高校特点的基建档案管理制度和保障措施，保障管理制度的落实，使归档工作有章可循,充分发挥档案其应有的作用；
在完善纸质档案的同时，加大基建档案的数字化建设步伐，档案信息化给档案事业带来了新的变化。各个高校都在不同程度实现档案的信息化、数字化管理，它具有操作简便、查询搜索快捷、数据功能强大、存贮安全等优点，使检全率、检准率大幅提高，把档案管理从传统的纸质的检索形势中解放出来，工作效率大大提高。
总之，基建档案是高校建设管理中的历史凭证，在维护学校利益及学校建设方面起着重要的作用，提高基建档案管理水平，使高校基建档案的管理与时俱进，适应现代学校发展的需要。