工作流技术在军队办公自动化系统中的应用

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【摘要】军队作为一个特殊性质的单位，实施办公自动化系统需要特别考虑安全性的问题。本课题使用了工作流技术进行军队办公自动化系统的详细设计，通过使用基于数据库的工作流技术既可以实现系统又能保证系统的安全性。

【关键词】军队；工作流；办公自动化

一、军队办公自动化特点

随着信息化技术和网络技术的飞速发展，军队作为一个特殊的单位，也开始在日常办公中引入了信息化技术和网络技术。为了提高工作效率，军队也开始通过军队的网络使用搭建办公自动化系统。下面我们来分析一下部队办公自动化系统的特点：

1.规范化：办公的程序和方法应当尽量与传统的办公方式相一致，与办公人员的习惯相一致，使得在转换办公方式时便捷无障碍，另外，自动化办公必须能够提高办公效率和符合国家规范。

2.高效性：办公自动化的最根本的目的是要提高工作效率。企业通过内部网络构建为一个整体，工作人员最大限度的达到资源共享，达到辅助办公的目的，最常见的如日常业务处理时采用工作流技术，召开会议时利用电子邮件来召集等等，都能在一定程度上提高了工作时效。

3.简单性：对于企业而言，员工所利用的办公自动化系统只是一个实现内部协作的信息平台，其应该立足于不同的技术水平和工作性质，从而符合不同类别、不同层次员工的需求，一个好的办公自动化系统应该尽力达到操作简单、界面友好的目标。

4.安全性：当前，越来越多的企业依托网络来实现自动化办公，企业的大量资料、数据和相关文档上存放在企业内部网上，网络中的安全问题也就越来越引起人们的关注，而一个好的办公自动化系统必须首要的做到安全性，保护企业数据不被非法读取和篡改。

二、工作流技术的基本概念

所谓工作流技术是计算机领域在90年代后新的研究热点。工作流指的是业务的自动流转过程，主要是业务处理者对任务、信息或文件进行操作，并使其传递给其他的业务处理者。也就是说，工作流是相互衔接、自动处理的一系列任务或业务活动，而人与计算机交互实现自动化是其最重要的特征。工作流技术所相关的几个基本概念简单介绍如下：

（1）业务流程：指的是业务活动文档或信息按照预先定义进行传递和处理的过程。

（2）工作流管理系统（Workflow Management System，WFMS）指的是对工作流进行定义、生成并管理其执行的计算机软件系统，可以作为执行工作流实例的一个平台，其目标是将业务流程通过计算机来表示和实现。

（3）过程定义（Process Definition）是对业务处理过程的规范化描述，主要是为了进行自动化的操作。我们可以将过程分解为若干个活动和子过程。业务活动及相互间的关系网络、过程的起始标准和终止标准及一些有关活动个体的相关信息等都是过程定义的内容。

（4）过程实例（Process Instance）指的是可以运行的一个过程。每个实例实际上都是一个线程，而且都具有内部状态并能够独立控制执行，外界可以通过标识来对实例进行存取。

（5）活动（Activity）指的是描述一项工作任务（也可以说是对过程的逻辑步骤的描述），也被称为任务、操作、过程元素或环节等。

工作流是计算机应用领域中近几年迅速发展的一项新技术，能够有效的应用于基于流程业务的系统，也广泛应用于办公自动化等领域。对于办公业务而言，业务文档的审批及流转过程是OA系统中较为典型的工作流过程实例。

三、军队办公自动化系统详细设计

OA系统中的业务流程大部分都属于工作流，尤其是OA系统的一些公文审批流转、申请处理等核心应用都是典型的工作流。对于每个工作流而言，均是由业务发起者（例如最初拟制文件的人）发起，经过本业务部门或其他部门的处理（例如审批或处理），最后到达流程的终点（例如流程的终止或被归档等）。实现工作流所采用的技术主要有两种：其中一种采用电子邮件的应用模型（即传递模型），另一种采用数据库的应用模型（即共享模型）。采用电子邮件模型的工作流主要是利用电子邮件的接口，其优点是能够比较容易的实现广域范围业务处理，而缺点则是其应用系统和工作流是相互分离的，难以管理流程的相关信息；采用数据库应用模型的工作流主要是依赖于数据的共享，其优点是应用系统和工作流紧密结合在一起，而缺点则是难以实现广域范围的工作流。本文主要采用的是采用数据库模型的工作流。下面举例说明工作流的文档流转过程。

对于文档流转而言主要是管理工作流本身和工作流中的文档，而对于大多数的应用而言，工作流和文档是其最核心的管理内容。工作流就是业务人员按照既定的规则完成预期的业务目标，而文档就是为实现该目标的过程中产生的一系列记录。对于企业或机构而言，他们都有着自己独特的管理规则，文档的最重要的功能就是企业或机构按照自己的意愿来完成这些规则。例如：军队在定义流程时，需要事先定义规范，若要进行财务审批，则需要定义第一步让谁审批，第二步是审批结束后应通知谁。有的时候，某个请示，可能需要四五个人审批，审批后通知具体的出纳或其他相关人员。当在定义这一规范具体步骤时需要灵活的判断，也就是要在实施的步骤最常用的方向上附加条件判断，让文档在流转时实现智能化。

根据军队办公自动化流程的特点，军队的行文都有具体的文书模板，类型也有命令、指示、通知、请示、报告等多种类型，在系统中可以将它们抽象为不同的表单，而对于具体的流程而言，则是将不同的表单作为流程的最基本的信息，并随着流转不断丰富其信息。为了达到办公自动化的协同处理，业务流程在执行过程中均设计了提示信息，例如“XX单位的请示已上报你处，请审批”，而且每个流程的执行人都可以查阅当前流程的具体执行的信息，例如已经审批的机关和领导，包括相对应的审批意见。流程可以按部门也可以按职位还可以按照具体的人员进行流转，以满足不同的业务需求。

整个流程是按照角色进行管理的，不同的角色具有不同的系统权限：

管理员的角色：新建表单->设定表单和附件的模板->根据不同类型的表单创建流程->定义流程具体步骤和跳转条件以及绑定的相关人员

普通人员的角色：进入拟稿箱->选择不同的表单模型->拟稿

审批人员的角色：进入我的审批->打开相关的文档->审阅并签署意见

具体的公文流转程序如图1所示。

从图1中可以看出，用户在进行公文流转时，首先要登录并验证，验证通过的用户可以根据相应的权限进行拟稿/审批/流程管理等操作，而后根据不同的操作流转至不同的处理页面。

对于军队的管理而言，有许多管理规则需要进行条件判断，例如官兵请假，三天之内本部门就可以审批，而三天以上可能就需要上级领导审批，十天以上则需要主抓管理的单位副职领导审批等等。那么在定义当前的实施步骤时，就要明确流转的判断条件和流向，当然，还可能有更复杂的情况，也就是说当实施步骤涉及到多个条件进行判断时，这就需要管理角色去明确这些条件中的首要和次要条件。

下面对军人请假流程进行说明：

首先根据部队的实际情况绘制军人请假流程示意图如图2所示，而后根据流程示意图拟制相应的请假表单，创建请假流程，并确定流程的步骤和跳转条件，绑定相关的处理人员。

四、小结

本文设计的是一个基于工作流的军队办公自动化系统。因为军队相对来说是一个封闭的单位，基本不用在广域范围内实施工作流。所以基于数据库的工作流很适合。主要对办公自动化的公文流转和军人的请假环节的工作流实现进行了详细的设计。

参考文献

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