浅析会计档案管理

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会计档案，从广义而言，涉及会计凭证、会计账簿、财务报告等会计专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，其主要存在的问题如下：

其一，大环境的影响。会计档案管理经历了几个阶段的发展：1985年以前，会计档案未纳入各基层单位或经济团体档案管理体系中，只在会计部门或会计人员手中保管，保管比较混乱；从1985起，各基层单位，经济团体对会计档案进行清理、整顿，纳入本单位档案管理工作中，开始走向有章可循的轨道；1988年开始，会计档案又步入依法管理阶段，管理水平逐步提高；迄今，计算机的应用和电子档案的加盟使档案管理不仅当作一种管理工具和一种档案载体，而且直接导致档案管理方法的变革、会计档案管理则面临着更科学化、现代化的严峻挑战。

其二，管理制度。会计档案管理制度不完善或不落实，具体表现为：对到期的会计档案未按规定清理、鉴定和销毁，不需保存的会计档案占用库房或装具，造成不必要的浪费；未按规定向档案机构移交会计档案或移交手续不规范，多年的会计档案在会计部门或会计人员手中保管，造成管理“死角”；会计档案没有实行集中统一管理，保管条件较差，没有专门保管库房或装具，措施不落实，影响会计档案的安全和规范管理。

其三，管理质量。主要是指设立、处理档案过程中会计档案本身存在的质量问题。例如：没有使用统一的会计档案封面，封面书写不规范，签名盖章不齐全，装订不整齐等；没有填写账簿启用页和科目使用情况表，账簿中间的空页没有抽出，会计记账在年度终了时没有进行结转下年等相应的处理；会计报表年报、月报不分，集合装订在一起，没有编写页号，没有编制案卷目录等。

针对上述问题，笔者拟对会计档案管理方法提出以下建议：

第一，提高管理意识与人员素质。要求会计档案管理人员熟悉会计档案管理方面的常识与工作，结合档案管理与会计工作两方面的专业知识来处理会计档案；同时档案、财政部门积极配合，加强对会计档案工作的指导、监督和检查力度，抓紧会计档案业务培训，提供一定的经费支持会计档案管理工作。

第二，运用新技术、新方法。在信息数字的新时代，计算机网络技术深入各行各业，而电子产品的出现也为行业手工操作省却了大量的人力、物力，同时计算机的应用和电子档案的出现，也使会计档案管理更趋于科学化、简单化和自动化。笔者认为，在目前新的计算机自动处理技术还不能完全替代手工作业的状况下，会计档案管理依旧适宜实行两套卷制：电子档案与纸质档案并存，对两种载体的档案进行科学的统筹管理，充分发挥各自的优势。一是采用新的立卷方法，简化立卷方式，立卷是对归档文件进行逻辑分类，组成不同的文件集合，立卷方式主要有立大卷(取上位类的内容，将尽可能多的同类文件组合成一个案卷)、立小卷(取下位类内容立卷)、不立卷(以件代卷或以一份文件为单位整理档案)，各会计档案管理机构，可依据本单位的实际情况，只要做到逻辑关系清楚、操作简单、便于保管和利用，不损伤档案，采取任何立卷方式均可。取消件装订，件装订是与卷装订并存的一种案卷装订方法，它以卷内文件的“件”为单位进行装订，其优点是便于提供利用，缺点是工作量大，，容易丢失，不便于保管，所以在纸质档案不再提供日常利用时，可取消件装订‘采用卷装订的方法。二是采用新的保管方式。自动积累全宗卷材料，全宗卷是记载立档单位和全宗历史演变情况的专门案卷，需长期、不间断地积累材料，应用计算机管理。可以自动形成建库后全宗档案分类方案、排序、年度归档移交等等反映全宗情况的逻辑文件，代替手工整理。建立新型的库址管理工具，应用计算机管理，可以记录或自动赋予档案保管单位的库址位置，指示其存放地点和档案装具或库房的利用情况，并绘制各种示意图。此外，还可建立计算机档案信息检索系统及其数据库，使电子编研材料的结构化数据既可提供检索，又能查找相应的档案，实现二次信息利用和与一次信息检索的统一。