工程档案在工程建设中的重要作用

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【摘 要】工程档案是在工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、数据等各种历史资料的记载，也是工程开展规划、勘测、设计、施工、管理、运行、维护、科研、抗灾等不同工作的重要依据。工程档案资料应按照完整化、规范化、标准化、系统化的要求进行整理编制，包括各种技术文件资料和竣工图纸与工程建设项目同步进行，在工程竣工验收时，承包人要提交一套合格的档案资料及完整的施工图纸，作为竣工验收的条件之一，为今后的维修、管理和改建提供依据，做好工程档案管理工作至关重要。

【关键词】建设项目；工程档案；管理

Project file in engineering construction influential role

Liu Jian

【Abstract】The project file is directly in construction activities in the formation of conservation value of the text, drawings, graphics, audio, data and other historical data records, but also to carry out project planning, surveying, design, construction, management, operation, maintenance, research, disaster and other important basis for different jobs. Project archives shall complete, standardization, standardization, systematic requirements for finishing the preparation, including technical documentation and completion of drawings and construction projects carried out simultaneously in the project completion and acceptance, the contractor to submit a qualified Archives and complete construction drawings, as a condition of final acceptance for future maintenance, management and reconstruction provide the basis for good project file management is essential.

【Key words】construction project; project files; Management

1.建立档案管理网络，确保管理规范化、标准化加强对档案工作的集中统一管理是工程档案齐全、完整、规范的重要保证。

一是确定档案工作负责人，统一协调档案管理工作，由专职档案人员，在各项目部门指定专门人员担任兼职或专职档案员。二是要设计出可使用的档案管理信息管理软件，将输入的数字档案信息进行分类排列和编目，实现档案数字化，信息组织与管理的有序化。三是建立健全档案管理的各种规章制度，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明。四是建立科学的归档制度，归档时应对文件进行全面、认真的检查，在内容方面检查归档的文件是否齐全完整。无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门，都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。

2.转变观念，科学管理

长期以来，我们对于各级各类档案的管理工作没有一种科学的管理意识，没有将档案工作渗透到各个环节之中，导致建设部门和档案管理部门各自为政，档案资料积累残缺不全，给档案的整理归档带来了困难。为了使工程的档案管理更加规范化、标准化，我们必须提高认识，转变观念，制定一系列措施，对工程档案进行科学管理，并根据工程复杂性的特点，拓宽档案收集渠道。

从实际情况看，工程建设是比较复杂的，从项目申报到工程竣工的阶段比较多。这种工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及部门和人员多，经历时间长，稍有疏忽，就可能遗漏。而小型工程大多施工要求急、建设周期短、形成的文件数量不多，不易引起档案人员的足够重视；加之施工人员组成复杂，往往造成工程任务难完成；临时机构解散，而档案材料也随之消失。为了保证档案资料收集齐全、完整，我们要求档案管理人员首先了解工程建设工作的具体操作程序和工作流程及各阶段的工作安排，掌握每一阶段工作中需要形成哪些档案资料，对每种资料的内容、数量做到心中有数。在此基础上，采取以下收集方法：

（一）追踪收集

适用于工程周期短、形成档案材料快的工程。档案人员或兼职档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全，质量也比较高。

（二）分阶段收集

适用于建设周期长的工程。某些大型工程及某些跨年度的工程，我们始终保持与兼职档案员及施工、建设部门的联系，及时掌握工程进展情况，并加强催收，尽力避免档案原始材料的散失，这样能保证工程档案的连续性、完整性。

（三）强制性收集

适用于对某些人员分散、临时机构较多的施工单位。我们采用收取档案资料押金的做法。当一项工程开工在建后，施工单位先交一定金额的资料押金，施工单位将完整的档案资料移交给档案部门后才可退回这笔押金。这种方法对一些内部较复杂的施工单位具有一定的约束力，可以保证档案资料不会由于人为因素而流失。

3.明确档案资料管理的范围和要求

3.1 工程档案资料管理的范围

工程建设项目立项报告、可行性报告、设计、决策、施工、质检、监理、过程中验收、竣工验收、试运行等工程在建设过程中形成，并应归档保存文字、表格、声像、图纸等各种载体资料。

3.2 档案资料管理的要求

一是工程档案工作应与工程建设同步管理；二是档案应完整、准确、系统，并做到图面整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等要附情况说明；三是竣工图应反映实际情况，必须做到图物相符，做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证，并加盖竣工图章；四是施工过程中的图片、照片、录音、录像等材料，以及施工过程中的重大事件、事故等，应有完整的文字说明，同时要详细地填写档案资料情况登记表。

4.强化档案人员的业务培训

为了提高档案管理水平，工程档案管理的范围和要求，对档案工作人员的素质提出了更高的要求。从事工程档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面，他们不仅要懂文书档案，还要懂科技档案以及与工程相关的一些专业类别档案。

因此，为达到工程档案整理规范化的要求，应对各专职或兼职档案管理人员进行培训。讲解工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案、具体的归档范围。同时，按照档案管理要求，对文件的起草、书写要求和制成材料的规范化，作详细的讲解，使大家对档案内容提前了解，工作中注意积累资料。这种培训与档案管理工作和工程同步进行，为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化有一个切实的保障。

5.工程档案信息的开发和利用

通过开发利用工程档案信息，促进档案管理工作做好档案资料的收集、归档工作、积累贮存档案是为了更好地利用和开发档案信息。工程档案的形成是项目建设工作者劳动智慧的结晶，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案工作者提供给更多的项目建设工作者利用。对于档案工作者来说，如果能将档案信息及时提供给建设部门和相关的技术工作者，使他们亲身体验到档案信息的价值，就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。

近几年我们实施信息化管理，将档案资料及时输入电脑，随时为建设部门提供更全面的信息资源，这些档案信息无疑为我们工程建设事业提供了很大的帮助。每当建设部门专业技术人员从利用档案中获得信息时，他们也会更积极主动地向档案室归档文件材料，从而保证工程档案的完整性，促使档案管理更上新台阶。

【文章编号】1006-2688（2011）04-0046-02