浅谈文书档案的科学化管理探讨
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[摘 要]文书档案是档案工作的重要组成部分，进行文书档案科学管理十分必要，文书档案管理模式的更新变化，如何利用更新的管理模式、先进的计算机技术等以提高文书档案的科学化管理，如何利用更新的管理模式、先进的计算机技术等对文书档案进行科学化管理自然而然地成为重点。
[关键词]文书档案；科学化管理；问题
中图分类号：G275.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）21-0330-01
引言
随着我们国家市场经济的飞跃发展，科学技术的不断进步，信息化的时代离我们越来越近，档案作为人类活动的历史记录和凭证，由于网络信息的普及，企事业单位和组织对专业的文书管理人员的技能和水平提出了更高的要求，以此来保证档案的准确性和真实性，最终来满足社会的需求和要求。
1.文书档案科学化管理的准则
随着社会的进步与网络技术的发展，也带动文书档案信息服务内容与方式的变化。文书档案立卷工作带来了大大的不便。虽然我们在短期内还不能完全取代纸质档案，但我们可以想办法来简化文书档案立卷工作的繁琐步骤，运用计算机及程序进行管理和利用。在文书档案档案制作产生、收集整理、建档保存、日常管理、合理利用等整个过程中，必须严格执行相关的法律法规和规章制度。机关无论大小，都会产生文件等各种信息载体，产生时往往是随机的、渐进的，甚至是芜杂的，随着社会发展的需求，文档一体化成为了一种新颖的管理模式，这种管理模式就是把过去文件处理和档案管理独立的分散状态，统一成一个有机整体去进行管理。在我们近期的工作中，对归档文件做了新的规定，要求不装订，剔除金属物，进行必要的折叠，这样有利于保持文件原貌。 文书档案作为档案的重要组成部分，在单位生产中有着重要的作用。随着科学技术的发展，计算机技术的不断更新，电子文件、传真的日益增多，纸质档案就会日益增多，库存量就会越来越大，要求的空间也随之越来越大，各就各位，为此，在不断提高档案管理与利用现代化水平的同时，要根据档案信息利用服务的现状，分析影响档案利用与信息共享的诸多因素，寻求适应档案利用需求实际的服务模式，促进档案资源共享的实现。
2.文书档案管理中存在的问题
2.1 档案工作人员的培训工作需要加强
随着计算机及其网络技术的不断更新发展以及无纸化资源的出现，使得档案管理模式从手工操作转化为计算机操作，使得文书档案的存储方式也发生了根本性的变化，文书档案管理人员必须牢固树立档案质量意识。档案质量的提高，与工作人员的质量意识有着密切关系。其中，领导的档案质量意识最为关键，目前，社会公众不再以档案管理部门所提供的传统性档案利用方式方法为满足，不断的加强档案管理的现代化专业知识，积极主动的学习现代化的信息技术和管理理念，努力使自己成为一个管理型、技术性和复合型的综合素质人才，从而给单位和领导提供更加方便、快捷、高效的服务。而是要求在更大的范围、更高程度上实现档案资源的社会共享。另外，由于文书档案工作毕竟是较沉闷，职员记录信息时由于麻痹较容易出现错误，从而导致了以后所用信息的错误性，影响文书档案信息的质量效果。
2.2 文书工作和档案工作直接的衔接存在问题
随着计算机及其网络技术的不断更新发展以及无纸化资源的出现，使得档案管理模式从手工操作转化为计算机操作，使得文书档案的存储方式也发生了根本性的变化，在日常工作中，每处理一件文书档案，都要站在政治的高度来把握，把国家和人民的利益放在第一位，坚持正确的政治方向，具有坚定的政治立场、高度的责任感和事业心，随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，并且通过网络服务这个宽广的平台，采用先进的管理技术进行档案管理的深化，如计算机在档案管理中的二次开发等，以适应档案现代化管理的需求。此外，文件的处理要及时、准确；收发文件需要及时的进行登记和记录，一旦发现文件的缺少，要及时的查找。尤其是对于帐外的资料，例如领导者的讲话以及外出开会的记录等，要及时的收集和处理，保证文件材料的完整性。
3.文书档案科学管理的特点
做好文书档案工作的前提是领导者的重视，文书档案的管理工作是需要拥有一定的专业知识和过硬的文书档案管理技能的，这是对文档管理工作者的要求，也是一个合格的文档管理人员所拥有的一些基本特性。其核心是强调提高档案工作管理水平，以保证档案的高质量。
3.1 全体人员参加
文书档案实施科学化管理后，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行。切实做好文书工作和档案管理工作的规范化衔接，强化各部门之间的合作，做好文书档案资料的收集工作，建立完善和管理机制和工作程序，不断的提高档案管理的现代化水平，从而使得档案管理工作更加的规范化和标准化。在实际的单位工作中，要变被动的提供有关档案资料为主动的参与领导者决策需要，切实体现档案资料的主观能动性。
3.2 领导的高度重视
对于今天单位内部的档案人员来说，不但要有良好的敬业精神，还要有较高的文化素质，以适应单位不断发展的需要。因此只要利用者提供有效信息，就能迅速、准确地查找到需要的文件材料。微机的应用是信息社会的标志之一，档案作为一种信息资源，只有利用微机进行管理，才能在信息社会中充分体现其价值。经常性的导各个部门之间去走动走动，获得及时的信息；还要根据单位的实际工作，主动思考档案的工作怎样围绕单位的中心进行，如何做好资料的收集和整理工作等。
3.3 运用科学的手段
文书档案的管理工作做得好与不好对其文献资料的日后运用影响很大。万丈高楼平地起，要做好文档的管理工作就要从其最基本的要素开始。文书档案的管理工作做得好与不好对其文献资料的日后运用影响很大。万丈高楼平地起，要做好文档的管理工作就要从其最基本的要素开始。 同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。
4.结束语
总之，随着社会经济的快速发展，对于文书档案管理的工作也随之加大了难度。因此，作为文书档案的管理人员就必须打破传统的管理模式，向现代化的管理模式慢慢地转变，在实际的工作中断创新、不懈努力。当今信息时代科学技术发展飞快，知识不断更新，要不断学习新知识，了解新科技，探讨新理论，研究新方法，不断充实自己，为利用者提供最优质的服务。建立完善和管理机制和工作程序，树立文书档案管理的规范化和标准化，从根本上切实提高文书档案资料的利用率，保证单位的建设和发展。
参考文献
[1] 陈逸辉.试论文书档案管理的特点和趋势.[J].中国科技博览.2010（21）：302.
[2] 高磊.对文书档案实行全面质量管理的探讨[J].科技情报开发与经济，2004，14（10）：59-60.