工程竣工文件编制的一些问题及解决办法

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摘要：工程竣工文件是工程建设的重要技术性总结性文件。主要阐述了竣工文件一般情况下包括的主要内容及要求，以及在竣工文件编制过程中应特别需要注意之处，总结了竣工文件中常见的问题，并进行了原因分析，提出了针对性的解决方法与措施。

关键词：竣工文件：编制：问题及对策Abstract: The completion of the project file is the construction of the important technical summary document. Mainly elaborated the completion document generally include the main content and requirement, and should pay particular attention to the place in the completion document preparation process, summarized the common problems of the completion document, and analyzes its causes, puts forward specific solutions and measures.

Keywords: completion document: preparation: Problems and Countermeasures

中图分类号：U692.4+2文献标识码：A 文章编号：

前言

工程竣工文件是工程竣工验收的主要技术依据和必备条件，是工程建设的重要技术性和总结性文件，为今后工程建设项目后评价、养护、改建、扩建、科学研究提供了重要的技术数据。

笔者多年来从事工程项目的结算审核工作，对竣工文件有一定的深入了解和实际操作经验，根据自己的分析归纳，得到一些见解，希望抛砖引玉，与同行们交流。

2竣工文件的主要内容及要求

由于国内建筑市场是分行业、分地区的，且工程竣工文件的管理单位（可能是建设单位、业主单位、使用单位）、接收单位、使用单位不同，则对竣工文件的内容和要求也不同，竣工文件归档的单位不同则要求竣工文件包含的内容和也会有一定的不同。根据施工企业常参与的工程情况，对土建工程工程竣工文件编制时需要包括的主要内容和归档情况的要求分行业列出见表1.

竣工文件编制中需要特别注意的几点

（1）不同的行业有不同的行业标准，不同地区有不同地方的规定，对此要有足够的认识。

在各个项目部的工程技术人员新涉足的行业和地区，在工程开工之初应按照招标文件和施工图的要求，全面收集所需的施工规范、质量评定标准、相关工程用表、工程技术管理、职业健康安全管理、环境保护管理、工程进度管理、计量支付管理等各方面的相关办法和规定以及竣工文件编制细则（有些行业和地区有）等，组织相关人员进行认真的学习，牢牢把握所干工程与其他工程在施工技术文件特别是竣工文件要求上的不同，在工程施工之初就按文件要求，做好资料的收集整理工作。根据本人的经验教训，几个行业间竣工文件的要求有以下几个不同之处：

①铁路工程一般要求详细做好单项工程资料以及新的通信信号竣工图：电气化铁路接触网和变配电所平面布置图。

②公路工程对环保施工要求比较严格，要求竣工资料必须有环保工程验收文件：并要求详细报送监理资料、监理机构及人员情况，对工程中的科研项目、新技术成果非常重视：

③市政工程要求详细提供单位、部位、工序划分表，工程照片：录像资料。隐蔽工程验收单，结构及隧道内的裂缝、渗漏水点线示意图，防迷流实测数据表：地基加固资料等。

④水利工程对水工建筑物观测记录、隐蔽工程验收记录、反映工程建设原貌及建设过程中重要阶段或时间的声像材料。管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录、报告则要求非常严格。

（2）开工之前应协相关单位做好各项表格和资料标准的认定。

在工程开工之前，应尽量协同建设、监理及政府监督机构等有关单位做好各项施工用表的格式、内容、填写要求等的认定，以便于尽早确定各方认同格式的资料，避免完工时或过程中的多次返工。对一些新涉足的行业和地区，若由于各种原因无法确定各项施工用表，则也应参考同行业的类似工程，随工程的进展进行施工资料的完善。

（3）施工记录尽可能齐全，以便在资料不全时补充。

表1不同行业工程竣工文件所要求的内容

有些项目由于竣工文件不齐全，对后期的维护、修缮产生不利因素、不能正确、快速定位。所以施工记录应做到边施工边收集——整理———归档，工程完成竣工资料也随之整理归档，不靠回忆补做资料。

（4）有相关软件时一定要采用相关软件进行指导、编制竣工文件。

使用相关软件编制竣工资料，可以解决竣工文件制作和使用过程中的诸多困难和不便，同时也减轻、简化繁杂、枯燥的人工劳动，便于后期资料查询。

（5）随着管理水平的日益提高，特别要注意图像、照片、电子文档等资料的收集。

4 竣工文件中常见的问题

在竣工文件编制和验收交接中常见的问题，大体有以下几种：

4.1 施工综合管理文件原件不齐全

个别设计、监理、业主下发的施工管理重要文件，因下发或转发时就是复印件，难以满足工程质量标准中规定的“竣工资料中不允许出现复印件”的要求。

4.2 工程质量验收签证资料不齐全

随着工程施工进展需要，为了急于满足施工进度要求，建设“四方”现场验收后，没有按国家行业标准规定要求办理书面签字仪式。有的施工单位管理不严格，造成原始文件丢失。也有施工单位专业技术人员工作调动移交手续时，又把关不严，造成竣工原始文件遗失。

4.3竣工图文件编制不够规范

一些分部工程都程度不同存在代用图，而在竣工中又要求竣工图以分部工程组卷，图纸缺量较大。

4.4施工验收原始签证资料格式不规范

原始施工验收签证资料，并非是开工前统一规定内容和格式，而是在施工过程中，不断增添内容和更换种类，资料格式又不统一，不规范，有用A4的，有用16开的，有用32开的，文件幅面的左白、右白、天头、地脚尺寸大小不一，各有不同，差距较大，无法统一规范装订组卷。

4.5施工原始资料书写不规范

施工过程中长期的测量手薄记录、灌浆施工记录都用铅笔书写，一式四联混凝土要料单用复写纸书写；施工过程中的原始签证资料五花八门，有用纯蓝墨水、蓝黑墨水、碳素墨水、圆珠笔、铅笔等，这些都与竣工资料归档要求不符，给后期竣工资料编制工作带来极大的困难。

4.6施工原始验收签证资料填写不规范

原始验收签证资料，也有桩号、高程、工程量等项目与实际施工情况不相符，验收项目有空白样出现，签字笔迹龙习凤舞难以辨认，并存在随意涂改等现象，降低了竣工资料的使用价值。

5竣工文件中常见问题的原因和解决方法与措施

5.1 竣工文件中常见问题的主要原因

①工程建设主管部门领导档案意识薄弱。在我国基本建设领域中，长期以来存在着重建设、轻档案的现象。

②建设单位与施工单位签订合同内容对竣工资料的整编责任、内容、深度、要求不明确、不具体、不细化是造成竣工资料质量失控的法定原因。

③国家档案法和各类工程关于竣工资料编制的质量标准规范宣传学习渠道不畅通，造成工程管理人员、监理人员、施工单位相关人员对档案意识、档案知识的缺乏和相关专业知识素质偏低。

④施工单位作业层技术力量薄弱，培训少，管理水平随意性大，是造成施工过程中产生的竣工原始文件不规范、质量不高的一个不可忽视的重要因素。

⑤监理单位人员大多数来自设计单位和少数来自社会招聘人员，正规参加过国家监理工程师培训和持监理工程师资质证书人员少，特别是施工现场监理工程师，有专业技术而施工管理水平差，对现场签证工作作把关不严。

⑥建设单位和施工单位质量管理体系对竣工资料管理重视不够，缺乏有效控制竣工文件质量的具体措施。

5.2 解决问题的方法及措施

（1）要领导重视、组织到位、资源合理配制

工程建设初期，工程建设单位应建立完善工程竣工资料管理办法、制定统一的编制要求和细则，规范竣工资料的管理。工程承包单位应建立专职的管理机构负责竣工资料的编制指导工作，建立健全各级责任制，制定完善的管理制度和奖罚办法。对竣工资料的收集、整理应尽早开始，专人负责，力争原始资料齐全、完整、准确。可结合工程进度同步积累与整理，做到“边施工，边整理”达到工程完工，竣工文件编制也完成的目的。

（2）从工程项目开工抓起是做好竣工工作的前提

工程项目施工均实行项目法的管理方式，项目红理不仅要对整个项目负责，也应对整个工程项目竣工资料负责，项目总工作为项目技术负责人，对竣工资料的收集整理编制直接参与。因此，为使项目竣工工作与工程建设项目同步进行，项目经理应将竣工工作纳入工程建设的一部分，从工程项目开工就设立竣工机构及人员，负责工程项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作，负责工程项目阶段验收管理工作。竣工资料编制应实行“三同步”管理制度，即工程立项开工与竣工资料收集同步，工程施工过程与竣工资料形成同步，工程完工验收与合同竣工资料验收同步。竣工工作人员要始终直接参与整个工程的建设和竣工工和验收全过程。

（3）建立健全资料管理制度是做好竣工档案工作的基础

项目建设单位、监理单位来自全国四面八方，他们都各自按长期形成的习惯对施工单位的文件进行要求和管理。而各类工程则要求工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档文件材料及图纸的准确、齐全、规范。因此，项目施工单位，在工程项目建设初期（不是中后期）就应结合工程项目实际情况，要求建设单位制定相应的工程项目档案管理规定，明确施工单位、监理单位、工程项目管理单位、档案管理部门在工程档案形成过程中各自承担的职责。工程项目管理单位和监理单位、工程项目管理单位和监理单位，在工程项目开工前应结合实际情况，制定和颁发规范标准的一整套原始单元工程凭证文件（不是开工后）。只有工程项目建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术材料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠，竣工图与实物相符。

（4）竣工文件整编列入进度计划是“同步”完成项目档案的有效措施

在制订工程进度计划时，应将每个分部分项工程竣工文件质量检查工作列入到该项工程进度计划中，并将其作为重要的网络节点完成。对在整编资料中发现的“原件不齐全”“签证资料不齐全”“不规范”“不统一”等问题，要及时研究给予解决。为防止再出现此类问题，要加强监督检查，尽早请接收单位介入。各单位都要按标准去执行，不符合标准的文件要及时完善修整，从源头保证整编资料的质量。

6 结束语

总之，竣工资料整理工作是一项系统工程，是涉及各个专业技术部门的一项复合型工作，要保证工程竣工档案资料的完整、准确、系统、齐全，真实地记录和反映施工及竣工验收的全过程，就必须不断加强业主、监理和施工单位的管理水平，才能保证高质量的竣工资料档案的完成。