对高校人事档案信息化管理的思考与研究

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【摘要】本文通过对高校人事档案信息化管理的重要意义进行阐述，指出了当前高校人事档案管理存在的问题，并对高校人事档案信息化管理工作进行了深入思考和研究，提出了高校人事档案信息化管理的有效措施及对策。

【关键词】高校 人事档案 信息化 研究

高校人事档案管理是在高校人事管理活动中形成的，是对人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供服务利用的过程，是个人经历、学历、社会关系、政治思想、品德作风、业务能力、工作状况以及奖励惩处等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映，也是高校人事、组织等部门培养、选拔和使用人才的重要依据。随着全球信息化大发展大繁荣的不断推进，传统的人事档案管理模式已与新形势不相适应，加强人事档案信息化管理成为高校人事档案管理工作的必然趋势。本文就目前高校人事档案信息化管理的重要意义和存在的问题进行思考研究， 寻求有效措施及对策。

一、高校人事档案信息化管理的重要意义

原国家档案局局长、中央档案馆馆长毛福民同志在全国档案局长馆长会议上强调档案基础业务建设的重心要向档案信息化建设转移。人事档案管理信息化就是档案管理者全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。人事档案信息化管理过程中，可以直接通过计算机对档案信息进行分类、提取、分析和加工，以便于档案查阅，既省时又省工，将档案管理者从纷繁复杂的管理过程中解放出来。而且，加快人事档案信息化建设不仅能改变传统的档案管理模式，提高工作效率，还能为领导者作决策以及教职工本人提供方便、快捷、高效的服务。

二、高校人事档案信息化管理存在的问题

对人事档案管理工作的重要性认识不到位。思想认识是行动的先导。目前，国外在档案信息化管理上已趋成熟，而在我国部分高校领导对档案信息化管理模式和管理理念认识不到位，影响了全面推动档案信息化管理的进程。

档案管理队伍素质不高。部分高校人事档案管理者的年龄偏大、学历偏低，结构老化现象严重，这些人具有传统的纸质档案归档能力，而缺乏应用信息化手段的能力。比如在计算机应用上难以适应档案信息化管理的要求。

人事档案管理制度不健全。有些高校档案管理者对档案管理工作不够重视，没有严格落实《档案法》和《高校人事档案管理条例》中相关要求来建立健全人事档案管理各项规章制度，没有及时对人事档案材料进行收集、鉴别和及时整理归档，导致他人档案材料内容缺失现象时有发生，再加上频繁的档案查阅， 对原始档案材料的无意磨损不可避免。

三、高校人事档案信息化管理的有效措施及对策

充分认识对人事档案信息化管理工作的重要性。由于人事档案能够比较全面而准确的反映人才本身、使用等方面的情况，通过查阅人事档案，能了解本单位人才各方面的数据，利用人事档案里的综合信息，加上科学的管理方法，有助于掌握并进一步分析一个人的职业轨迹，预测其发展潜力，便于对人事档案信息进行统计分析，从而为高校实施人才战略工程提供强有力的。高校领导者应站在高校人事档案管理工作是实施人才强校战略的高度重新审视档案信息化管理工作的重要性，切实把人事档案管理工作摆上重要议事日程，加强组织领导，不断提高人事档案管理工作的信息化及科学化水平，还要专题研究部署人事档案管理工作，形成上下联动抓管理的生动局面和长效机制。

对于档案管理者，应本着对历史负责、对档案真实性负责的态度，以饱满的工作热情和奉献的精神投入到这项重要的工作中去。此外，还要对档案管理者定期开展档案管理工作的一系列教育，做好政策法规的宣讲，提高人们对档案管理工作的认识。

提升档案管理人员的综合素质。建设一支素质过硬的档案管理队伍是实施人事档案信息化管理的重要支撑。在人事档案信息化管理过程中，需要档案管理者要具有丰富的档案管理专业的能力，即业务素质。笔者还认为，档案管理工作是一项非常繁琐的工作，素质的高低不仅体现在对档案管理的业务水平上，对于档案管理者来说，不仅要具备强烈的事业心和高度的责任感，把工作当事业来干，也要加强新知识、新理念、新技能的学习，不断拓宽视野，提高综合素质，以适应人事档案管理现代化的需要。人事档案管理部门从本质上决定它是为人服务的部门，要彻底摆脱为了档案而从事档案工作的思想，作为档案工作者就要始终树立以人为本的思想，将档案管理工作同高校的人才培养、科学研究和社会服务紧密联系起来，真正发挥其功能。

建立健全科学完整的人事档案管理制度。首先要严格落实《档案法》和《高校人事档案管理条例》，提高依法抓建、按例施建的能力；其次要切实结合本单位的特点，改革不适应新形势、新情况的规章制度，坚决杜绝“土方法、土政策”，及时建立新的更为科学合理的人事档案管理制度，早日步入人事档案工作制度化、规范化的快车道；第三要做好日常思想教育和管理，提倡同志间的团结互助，同时将个人的工作实绩同职务提升、职称评定、奖金等挂钩，实行奖惩制度，提高工作积极性，避免吃大锅饭的现象发生，健全人事档案管理制度。以制度来保证管理，以管理来促进质量，将人事档案工作推向科学化、制度化的轨道。另外，在建立健全管理制度的基础上，更要加大对人事档案管理制度落实的执行力。

加强高校人事档案数字化建设。随着高校数字化校园建设的不断发展，高校人事档案数字化建设也应随之相适应。干部人事档案信息数字化是指将人事档案中的个人信息由文字记录转换为可供计算机存储和处理的数据，通过专用软件形成存档人员个人信息数据库，它是对传统档案管理工作的一次创新，它既方便检索、修改、更新，又能提供即时、动态的统计和结构分析功能。档案数字化建设是实施档案信息化管理的重要组成部分，这样既赋予了档案新的生命力，使档案有了新的价值，又拉近了档案和教职员工之间的联系。

高校人事档案信息化管理具有重要意义，它必将为高校档案事业的发展提供新的契机、注入新的活力。加强信息化档案管理是一项复杂而任重道远的工程，需要人事档案管理者们不断学习新理念，创新思路方法，紧密结合高校自身的特点，不断提高指导实践的能力，为高校实施人才强校战略提供力量支持。人事档案信息化管理势在必行。

参考文献：

[1]刘冬梅.高校人事档案管理工作：意义、研究现状与创新[J].吉首大学学报（社会科学版），2011.

[2]李源波.对高校人事档案数字化建设的思考[J].科技创新导报，2011.