成人高等教育校外函授站学籍管理存在的问题及对策
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摘要：成人高等教育校外函授的学籍管理，由于受经济、科技和文化相对落后的影响，存在着办学起点相对不高、管理手段相对滞后、管理能力有待提高等问题。探讨科学有效的学籍管理对策，对于创建和谐有序的教育教学秩序、促进成人高等教育健康发展具有重要意义。
中图分类号：G720文献标志码：A文章编号：1002-0845（2012）08-0099-02
《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020）》指出：“继续教育是面向学校教育之后所有社会成员的教育活动，特别是成人教育活动，是终身学习体系的重要组成部分。”“搭建终身学习‘立交桥’，促进各级各类教育纵向衔接、横向沟通，提供多次选择机会，满足个人多样化的学习和发展需要。”可见国家高度重视成人继续教育工作。要发展成人高等教育，使成人高等教育具有强大的生命力和吸引力，就必须提高成人教育的质量。而加强成人高等教育学籍管理，对于维护成人高等教育正常的教学秩序，促进教学质量的提高，起着重要的保证作用[1]。但是，目前成人高等教育校外函授站的学籍管理由于各种因素的制约，还存在很多问题。本文拟对这些问题及其解决办法谈谈粗浅看法。
一、学籍管理及其作用
学籍是一个学生在校学习所形成的学业成绩、操行评语、学历和学位证明书等全面发展情况的重要依据，记录了学习的整个过程，是一份最能记录和反映学员在校期间学习实践情况的原始凭证。
成人高等教育学籍材料主要包括高考时的考生登记表、入学录取通知书、学生登记表、学籍变更材料、成绩册、学籍卡片、毕业生鉴定表和实习实践鉴定表等材料。
考生登记表是记载考生是否参加了全国统一举办的成人高等教育考试的材料，这是入学的首要条件；入学录取通知书是学生获得入学资格的一份具有法律效力的凭证，新生入学时必须出示入学通知书，才能迈入成人高等学校的门槛；学生登记表记载了考生是否按照录取通知书上规定的时间报到并注册；学籍变更材料包括学员转专业、休学、复学、退学等信息；成绩册记载所有学员学习的整个过程，如是否按时上课以及考试、作品设计和毕业论文的成绩等；学籍卡片单独记载学生的成绩是否齐全；毕业生鉴定表记载学员的学历和社会经历、在学习期间的自我鉴定、班主任对其表现做的实质性评语、各教学系或函授站对其表现做的评价以及最后学校是否同意毕业；实习实践鉴定表记载的内容包括学员实习期间的实习内容、自我鉴定、班主任指导教师意见、教学指导教师意见、学校意见和各教学系或函授站点对学员实习期的成绩和表现的评价等。这些学籍档案材料应齐全完整无缺，保证学籍档案的原始性、有效性和真实性。
对于上述学籍材料，管理人员必须高度重视，一定要严肃、认真并准确记载。学生在毕业领取毕业证时将学籍档案一并带走，然后交由主管单位人事部门或户籍所在地人才交流中心保管，以便相关人事部门查阅材料。
1.管理力量薄弱
学籍管理是一个庞大、具体、细致并且复杂的工作，具有很强的政策性和技术性。每年各省、市、区都要召开并传达教育部全国成人高等教育学籍学历管理工作会议精神，要求每位学籍管理者要具有原则性、准确性、计划性、技术性和敬业精神。成人高等教育校外函授站的学籍管理人员配备，大多数都是年龄比较大、不了解国家政策而且思想僵化的人员。他们在实际工作中，往往带有陈旧、落后的管理理念，更谈不上将科学、先进和高效的管理理念引进学籍管理领域。
2.管理手段滞后
成人高等教育学籍管理是一个常规性工作，系统性很强，举办成人教育的高校大都采用了现代化的手段，通过计算机录入相关信息并进行管理。但有的校外函授站从学生入学登记到学籍更改以及毕业证发放等一切材料都是通过手工书写、记录完成。书写或更改时字迹模糊，多处涂改，而且有的内容不齐全，没按要求签字或加盖公章。在当前专业设置和学生人数不断增加的情况下，这种落后的学籍管理方法难以确保学籍资料的整理和统计万无一失，费时费力，工作效率不高，大大制约了学籍管理处理的速度，也阻碍了成人高等教育事业的健康发展。
3.管理人员认识有偏差
成人高等教育不是计划外的教育，也不是普通高等教育的补充，而是高等教育的另一条腿，是高等教育的重要组成部分。就目前情况看，有的校外函授站对成人高等教育存在一种认识偏差，认为成人高等教育是普通高等教育的附属物，是追求经济效益的一种方式，从而忽视了学籍管理的基础性工作。有的重视在籍学生的学籍管理，忽视毕业后学生的学籍管理，认为学生毕业后把学生成绩及学籍卡片移交给主管高校档案室就结束了。学生领取档案时才发现很多档案信息漏填或错填，这样学籍档案管理质量不高，也使学籍档案管理失去了意义。
4.管理制度不健全
建立健全各项规章制度是搞好学籍管理的必要手段。成人高等教育校外函授站往往没有一套完整的学籍管理制度，或照搬普通高等教育的学籍管理制度，脱离了实际，出现许多问题，影响了学生的积极性。虽然函授站也会根据上级教育行政部门和普通高校成人教育学籍管理的规定，并结合自己的实际情况制定出一套管理制度，如学员上课制度、考试制度、免修制度等学籍管理制度，但在执行时遇到很多困难，充分说明了执行力度不够。
三、解决的对策
1.强化管理队伍建设，提高管理能力
成人高等教育学籍管理是一个专业性强且复杂的工作，要求管理人员必须具备专业的业务能力和技术。因此，函授站要建立一支政治素质过硬、思想高尚、业务能力强、工作扎实的档案管理队伍。为此，一是函授站应建立档案管理队伍选拔机制，选拔一批年轻并具有钻研精神的人员充实到这支队伍来。二是函授站应建立学习培训机制，对档案管理队伍进行学籍档案管理专业知识的培训，使他们掌握档案管理的专业知识和档案法律法规，不断提高自身工作能力和政策水平。同时，还要利用各种机会，走出去学习其他高校成人学籍管理的方法和先进经验，或组织经验交流会、业余讲座等，扩大其知识面。三是建立相应的激励机制，鼓励档案管理工作人员爱岗敬业，在工作中不断提升自己的整体素质。同时要加大对成人教育学籍档案管理的力度，对其投入足够的人力、物力、财力，改善档案管理工作的条件[2]。
2.运用信息化手段，提高管理水平
随着招生规模的不断扩大，成人高等教育的学员越来越多，学籍信息量成倍增加，学籍管理任务越来越重，传统的手工操作模式已不适应当前的学籍管理。因此，要运用现代化的管理手段，通过开发学生学籍管理系统，将学生信息录入计算机中，使学生的各种信息均能通过互联网进行相应的，开展相应的上传、下载、远程修改等工作，提高学籍管理效率。四川文理学院继续教育学院开发出一套学籍管理软件，包括学生基本信息（录入学生信息、学生综合信息）、课程信息（录入课程信息、管理各班课程信息）、成绩信息（录入单个学生各科成绩）、班级信息（设置班级信息、管理班级信息）、专业信息（设置专业信息、管理专业信息）和基础信息（学制、学历层次、学习形式、所属部门信息），这些设计是一个“Tree”型结构，直观简洁，操作方便。这套管理系统是校外函授站学籍管理工作的一个飞跃，学籍管理人员以及学生本人，只要在老师的指导和帮助下都会很快操作，并能进行相应的学籍管理和信息沟通。当今，学籍管理必须融入现代化的管理思想和管理理念，只有这样学籍管理工作才能创新，才能发展[3]。
3.增强管理人员意识，树立以人为本观念
学籍管理包括从招生、学生入学注册、毕业证发放、人事部门档案的查询等一系列过程，这个过程都是以学员为中心的，而不是学生一毕业这个学生的学籍管理就结束了。因此，必须严格执行先培训后上岗的规定，加强对学籍管理人员进行相关政策法规、工作流程和实际操作的培训。要通过培训和教育，使他们充分认识和理解学生学籍管理工作的重要性，牢固树立以人为本的观念，一切从方便学生学习、有利学生发展出发，正确处理好学籍管理与学生发展的关系。树立以学生为本的服务意识[4]。
4.健全管理体制，保障学籍管理规范化
建章立制，是搞好成人高等教育学籍管理的基础，应求制定一套从形成、处理、收集、整理、归档到交接等工作的完整的成人高等教育学籍档案规章制度，并将其纳入学籍管理者岗位职责范围，要求学籍管理者熟知管理规章的内容、学籍档案办理程序，并承担相应的管理责任。同时，为保证学籍档案的真实性、完整性、安全性和可识别性，在轮岗时要认真做好档案的交接工作，做好档案移交登记。另外，学校要根据《普通高校学生管理规定》的要求，制定出符合学校实际的学籍管理实施细则，函授站根据细则结合本站的实际情况，制定符合本站的规章制度，以此保证成人高等教育学籍管理工作的严肃性、连续性、科学性。这样，通过严格的制度规范学籍管理行为，通过科学的程序保证学籍管理质量，通过规范的运行模块提高学籍管理水平[5]。
成人高等教育学籍管理是教学管理的重要组成部分，加强学籍管理对建立与维护正常的教学秩序和树立良好学风、确保成人教育的教学质量具有重要意义。同时，加强成人高等教育学籍管理，对于成人高等教育学籍材料的开发与利用、服务地方经济社会建设，具有重要的作用。因此，学籍管理人员不仅要具有科学的管理理念，同时也要注重服务品质，不断探讨成人高等教育的发展规律，运用现代化技术，提高自身素质，增强管理意识，实现管理业务标准化、管理信息规范化和管理工作程序化，这是成人高等教育校外函授站学籍管理发展的必然趋势。
参考文献：
[1]马西华.谈做好地方高校成人教育学籍管理[J].中国成人教育，2006（7）.
[2]马雅静.成人教育学籍档案的管理和开发利用[J].中国成人教育，2011（24）.
[3]汪中文.提高成人高等教育学籍管理水平的实践与思考[J].现代教育，2006（9）.
[4]钟良才.高校成人高等教育学籍管理的思考[J].继续教育研究，2009（7）.
[5]贺新宇.民族地区成人高等教育学籍管理的若干思考[J].成人教育，2008（2）.