浅析加强中等职业学校档案管理工作的措施
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摘要：中等职业学校的档案管理是伴随着学校教学活动而形成的，学校档案管理工作正是对这一形成过程进行记录和保留的有效手段，同时也是衡量学校教学和管理水平的重要标志，只有加强档案管理工作，才能使其对学校各种建设的提高起到积极而重大的作用。
中图分类号：G718 文献标识码： C 文章编号：1672-1578（2012)06-0249-01
学校档案是学校建设发展的历史记录，是学校各项工作及全体师生员工德、能、勤、绩等的真实、全面的反映。随着社会的发展、教育体制的改革，中等职业学校的发展遇到前所未有的机遇，这就要求档案管理工作必须与时俱进，不断创新，不断更新和完善。发挥出其重要作用。为了使学校档案管理工作为学校的发展发挥出其特有的功效和作用，应该着重从以下几方面加强工作。
1 要高度重视，加强管理
中等职业学校档案是学校树立自我形象和价值观念、学校精神等的重要载体，一方面，可以为新时期中等职业学校建设提供借鉴和依据，另一方面，也是学校自我形象和价值建设工作的重要组成部分，这就要求高度重视档案管理工作，不要认为学校工作主要是以教学为主，轻视档案管理工作的错误思想，这就要求学校主要领导高度重视并采取有效措施加强档案管理工作，在思想上要认识到档案管理工作的地位和重要性，在行动中要加大档案管理方面的人员、资金投入和管理力度，并把档案工作纳入到学校发展的长效机制之中，努力让全体教职员工增强建档意思，形成人人重视和维护学校档案工作的良好风气。
2 制定和完善各种制度，使档案管理工作有章可循
结合学校实际，制定和完善档案管理制度，从学校档案的收集整理、有效管理、合理利用等环节，以《中华人民共和国档案法》为指导原则，认真制定和落实各项制度，包括：《档案室管理制度》、《档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案资料收集员工作职责》、《档案利用制度》等等，并责成专职档案管理人员具体负责组织和指导资料的收集、分析、筛选、整理、立卷、归档等建档工作。同时要求学校各科室档案资料收集员负责本科室档案资料收集，做到职责明确、整理有序、归档及时，确保学校档案管理工作的顺利开展。
3 加强档案管理的软、硬件建设
软件建设主要是指：一是人员配备上，学校要有一批政治素养高、理论知识广、业务能力强，工作作风正的档案管理人员，而且要求他们忠于职实、遵纪守法、确保档案的绝对安全，由此可见学校必须重视档案管理人员的综合质素的提高。学校要至少配备一名专职档案管理人员，各科室要至少配备一名专职（或兼职）档案资料收集员，只有这样，通过团结协作、齐抓共管，才能使各种档案资料整理的齐全、完整和及时。二是档案的收集、整理和归档立卷。学校的档案种类繁多,有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案等，这就要求工作认真负责，对各种档案要认真对待，对所使用纸质、幅面、尺寸规格等要按有关规定必须统一、规范和标准。特别是对上级下发的公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等一定要认真、仔细的检查和核对。同时要求公文字迹要牢固清晰。各种记录、签字、批注等都应使用规定的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,这有利于日后长久保管利用。在现今的网络工作环境下,电子文件也属于档案的一部分,由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别,电子文件通常以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件还是光盘保存。在使用光盘保存时，一定要选正规厂家生产并且质量好的
硬件建设主要是指：存放档案必须有专门库房,并设有专柜便于查找,做到科学管理,排列整齐,并健全检索工具。库房要经常通风,做到整洁卫生,库房内不准吸烟,以免发生火灾,做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光,以确保安全和延长档案寿命。对于电子文档在保存方面,要求光盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里。因为潮湿会使光盘片基霉变,所以环境空气相对湿度应该控制在40%～65%,温度应该控制在14～24℃。此外，如计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄像机等设施已是当今社会档案管理工作中必备的工作工具。
4 建立和健全档案资料的借阅制度
学校档案管理的初衷和归宿是它的服务价值，利用它来正确指导学校教学各方面的发展和进步。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。为了方便调阅，应备有多种案卷索引目录以方便档案的调阅。同时要制定档案资料的借阅制度，以免档案资料的损毁和丢失。对借阅归还的档案资料，必须要全面检查，并做好检查记录，发现问题要及时采取补救措施，并报告主管领导。只有这样才能确保档案资料的安全。
中等职业学校虽以教书育人为主要工作，但学校的自身形象、价值观念、学校精神、学校先进人物榜样力量的延绵不断地传承，需要学校档案作为载体，这就要求我们必须做好以上几方面的措施，才能使学校档案管理工作走上科学化、正规化，让学校档案管理工作为学校的进步和发展做出更大的贡献。