电子档案在高校档案管理中的应用
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[摘要]随着现代社会的信息化程度的不断提高，电子档案管理方式越来越广泛地运用于高校日常的办公管理以及高校的档案管理中。本文主要分析了其中的优势和弊端，对电子档案在高校档案管理中的应用策略做了简要探究。
[关键词]电子档案 高校档案管理 应用策略
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2016）06-0113-01
信息化的快速发展也使高校档案管理工作进入了新的时代，这既是机遇也是挑战。高校档案管理进入了信息化的管理模式，提高了档案管理的效率。但是当前许多高校还采用传统的纸质档案管理方式，如何推进纸质档案管理向电子档案管理转变，是如今高校档案管理工作面临的重要课题。
一、电子档案的定义及特点
电子档案包括电子文件、电子信息、电子报表和电子图纸等。具有实时共享性的特点，可以避免时间和空间的限制，可以随时随地进行远距离信息共享。同时，电子档案是通过计算机进行阅览的，体积小、容易保存及携带。
二、电子档案的优势和弊端
（一）电子档案的优势
1.提高工作效率。依靠计算机的信息处理能力，可以大大提高工作效率。电子档案的使用可以使档案资料在收集、储存、分类、统计和查阅的环节更加方便快捷。在一定程度上也减轻了档案工作人员的劳动强度。例如，在查找档案信息时，就可以直接在计算机相应的文件中搜索文件分类号，快速找到所要的文件信息。通过电子档案，使档案可以快速高校的归档。
2.提高档案安全性。电子档案的利用避免了过去整卷查找信息的方式，有效保证了档案信息的保密性和安全性。使用者不需要直接接触档案，只需要通过计算机目录进行检索，减少了对原始档案的翻阅次数，对档案原件的保护得到了保证。缩短了查询时间，又提高了档案的利用率。所有文件都可以及时归档，文件不完整时也可以及时补漏，降低了纸质档案的人力物力进行整理装订的工作量，还可以有效避免档案被认为篡改的行为。
（二）电子档案的弊端
1.初期投资较大。电子档案需要的磁盘、光盘等均是高科技产品，对环境的湿度、温度都有一点的要求。并且电子档案前期需要高校配备计算机及输入和输出设备，要对电子档案的管理者进行相关的培训工作。这样就造成了电子档案建立初期的投资费用过大。
2.网络安全性差。计算机网络技术的开发与利用带来便利的同时，也存在一定的安全威胁。黑客和网络病毒会对电子档案的真实性和完整性造成威胁。因为电子档案没有手写的字迹，就不利于区分档案的真假，在传输过程中容易出现被篡改、盗用的情况。因此，电子档案的网络安全问题也是不可忽略的一个方面。
三、电子档案在高校档案管理中的应用
（一）加强电子档案的存储设备及网络安全性
高校要定期对计算机软件和硬件进行更新和系统维护，要保障电子档案的存储设备的安全，保证做到专机专用，使存储设备要时刻保持良好状态。并且定期对电子档案进行更新备份，防止在意外情况下丢失。要加强网络防火墙的更新建设提升设备的安全性，最大限度地保证电子档案的网络安全性和保密性。
（二）完善相关制度，规范操作流程
国家要尽快完善规章制度和工作标准，结合《档案法》《高等学校档案管理办法》规定，使高校档案管理工作能够有法可依，有章可循。要强化档案管理工作人员的安全保密意识，提高档案管理工作人员的职业道德和职业素养。定期对相关工作人员进行电子档案应用操作的培训，同时建立完善的监控系统制度。使档案资料的安全得到保证，并且最大限度上做好服务工作。
（三）优化服务方式，拓宽服务功能
高校档案管理工作人员要充分结合多媒体技术、信息技术、光盘制作技术等，坚持以快捷个性的服务为宗旨，使电子资源真正实现以安全为基础的信息共享。另外，可以构建在线档案查询服务的平台，为电子档案的用户提供私人的便捷的在线咨询服务。通过对知识面的扩展，及时沟通新的学习技术，为用户提供高品质的电子档案查询服务，使高校档案管理工作为社会效益和经济效益的提高起到更大的作用。同时，在建立完善的网上电子档案咨询服务后，要对网络平台的工作规范严格管理，积极实施管理纠纷，加强数字化档案的工作质量检查。
（四）规范档案储存与利用的方式
要加强电子档案的存储设备，保证电子档案的安全。对电子档案保管的软件进行定期的维护升级，以及要对电子档案及时备份，防止文件丢失，不断改进现代化管理手段，提升电子档案的安全。
四、结语
信息技术为档案管理工作提供了新的机会和平台，满足高校发展的需求。应该积极探究信息化管理及网络资源建设管理，不断创新电子档案管理的服务，规范操作流程，保证电子信息的安全性，充分利用电子信息的优势，使高校档案管理更加高效。
【参考文献】
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[2]孟世恩.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].档案学通讯，2005.
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