试述数据库技术在档案编研工作中的重要性

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摘要就如何在编研工作中使用数据库技术进行论述。

关键词数据库;档案编研;应用

中图分类号G270.7 文献标识码A 文章编号1673-9671-(2010)032-0210-01

1档案馆藏数据库和档案专题数据库

众览档案学界中关于档案数据库的文章,我们发现大多数文章对档案馆藏数据库和档案专题数据库是不作区分的,这很容易导致人们产生档案数据库仅仅关乎档案信息资源建设而无关乎档案信息资源开发的错误认识。

1.1数据信息的不同是两者的根本区别

二者同是载有档案信息的数据库,但两者的根本区别在于:档案馆藏数据库储存了档案的实体信息,而档案专题数据库则按专题集合相关档案内容信息。档案馆藏数据库以文献数据库和多媒体数据库为常见。无论它是只记录档案的档号、题名、责任者等外部特征的目录数据库,还是提供了数字化的档案全文包括文字、图像、数据、代码等的全文数据库和多媒体数据库,都是基于档案实体信息的,是对档案实体的真实反映。档案专题数据库和多媒体数据库,都是基于档案实体信息的,是对档案实体的真实反映。档案专题数据库就目前的技术手段而言,可以分为四种类型:① 是文献数据库;② 是多媒体数据库;③ 是数值型数据库;④ 是事实型数据库。这四种类型的数据库都是基于档案内容信息,通过对档案内容信息的分析、过滤、加工、编排而产生的。其中比较难以理解的恐怕是档案专题性的文献数据库和多媒体数据库与档案馆藏数据库作何区分的问题。从数据信息上看,两者的要求不同,档案馆藏数据库必须完全忠实于档案实体,专题性的文献库和多媒体库的数据则可以是以档案的真实记录为依据,围绕主题和传播的需要经过挑选、删节、加工的档案信息。档案馆藏数据库和档案专题数据库的区别还体现在以下几个方面。

1.2目的作用不同

档案馆藏数据库是为提高档案管理和档案检索利用工作的效率,缓解档案保存与利用的矛盾而建立的,可以说其:① 是为档案馆(室)的各项工作服务;② 是为档案检索利用服务,属于档案信息资源建设的范畴。档案专题数据库则是为了有效揭示并聚集与某一主题相关的,蕴藏在档案文献当中的有价值的信息,提供给社会利用。可以说档案专题数据库建设属于档案信息资源开发的范畴。

1.3产生过程不同

一般来讲,档案馆藏数据库是在档案整理、保管的过程中产生的,以目录数据库为例,档案馆在接收、征集到入馆档案之后,经过整理、著录,析出能够标志档案文献的外部信息之后,在档案移交保管部门时,就应当将档号、责任者、案卷题名乃至文件题名等具体信息录入数据库,而保管部门在接到档案存放之后,又应及时将存放地点信息录入数据库,档案文献数据库就是这样在档案管理工作中产生的,也可以说档案馆藏数据库的原型是工作库。档案专题数据库则不然,它的建设需要围绕某一专题,首先设立项目,通过查找本馆的档案资料,包括馆外其他文献资料,集中相关档案信息,经加工编排而生产的。相对于档案馆藏数据库在档案入馆的同时随即生成记录,档案专题数据库有一定的滞后性和回溯性。

1.4收录规模不同

作为管理型数据库,档案馆藏数据库必须录入本馆馆藏的所有档案资料,才能对所有档案资料实施监控和管理。而且一般只能管理本馆馆藏的档案资料。档案专题数据库一方面是将馆藏中与主题相关的档案信息提取揭示出来,另一方面为了说明问题的需要,也可以从其他馆的档案文献或者其他文献机构的图书资料中提取信息,整合进数据库。如果说档案馆藏数据库强调的是“全”,那么档案专题数据库则更强调“精”和“准”。

1.5使用范围不同

由于建库目的的不同以及建库过程的不同,数据库的使用范围也各不一样。档案馆藏数据库产生于档案管理过程中,首先是要满足档案管理的需要,所以档案馆藏数据库的使用范围是馆内所有档案工作人员,为档案人员管理档案服务;当然,档案馆藏数据库也服务于档案检索利用,应当面向社会大众。但是由于档案文献数据库收录的是档案馆的全部馆藏,其中包括必须保密、不得公布的信息内容,在这种矛盾中,能够开放给大部分社会成员使用的就只能是该库的一部分了。而档案专题数据库从建库之始就本着开发档案信息为社会服务的目的,建库的时候已经在选材时考虑档案的保密与公开的问题,所以档案馆开发的专题数据库全面向用户开放是没问题的。

1.6组织方式不同

档案馆藏数据库的记录是按时间顺序入库的,所以从物理上看,这些记录是无序的,杂乱无章的,而其逻辑整理则模拟档案实体整理按档号排列。当然,采用数据库管理的优势也就显示在可以突破传统目录单点线性排列检索的弊端,从主题或者档案本身固有的“六要素”提供多样的逻辑排列检索模式。档案专题数据库建库之前已经对库的机构、编排等有一定的规划,并通常保持数据库的相对稳定,所以在建库时可以以无序的形式录入数据,也可以按一定的规律将数据固定起来。而其逻辑整理加工则是按档案信息的内在联系组织起来的。以事实数据库为例,如果采用多媒体技术,一条记录或多条记录集合可以将反映一事物。如:人物、机构、事件等的相关信息,包括文本、图像、图形、声音、视频及其组合集中起来全面反映该事物。

2各类数据库在档案编研工作中的应用

2.1使用档案馆藏数据库提高选材工作效率

如前所述,档案馆藏数据库具有为档案馆各项工作服务和为档案利用服务的双重目的,档案编研工作作为一项通过发现、重新组织档案信息,开发档案信息为社会服务的档案馆内部工作,必然成为档案馆藏数据库建设的受益者。档案馆藏数据库收录了本馆馆藏的几乎全部档案信息,蕴含丰富的档案信息资源,是档案编研工作赖以开展的沃土。在确定编研主题之后,编研工作的第一要务就是筛选档案材料,提取有价值的档案信息。选材以馆藏档案为基础,必须要查阅档案馆编制的各种检索工具。如果档案馆建成馆藏数据库,完善多途径、多角度的检索系统,那么编研人员只需输入关键字即可检出相关档案,迅速了解馆藏中与主题相关的档案。智能化的检索系统还可根据相关性排序,为选材提供依据。使用数据库提供的检索系统免去了编研人员手工翻检卡片的繁琐的体力劳动,大大提高档案选材工作的查全率、查准率,更好地做到“全面查找、宁多勿漏、博约得当”。

2.2编制档案专题数据库是档案编研工作的新形势

1)编制档案专题数据库也是一种编研活动。从专题数据库的编制过程看,必须经过选题―确定数据库结构―选材―加工―组织一系列的工作过程,与传统的档案编研工作过程:选题―确定体系结构―选材―加工―编排完全吻合。

2)以专题数据库作为编研档案信息的组织形式和载体,突破了传统纸质档案编研成果的有形、单一形式,具有使用方便、传递快捷、检索排列方式灵活多样等优势。值得一提的是其强大的信息加工处理能力,可根据需要设立不同的数据项,能方便地实现不同数据项及多个数据项的检索、统计、汇总、分析等功能。专题数据库的可扩展性也是传统的编研产品所不具备的。新材料、新信息可很及时、方便地添加到数据库中而不扰乱数据库应有的逻辑顺序。这样的编研产品具有不断升级、发展、自我完善的功能。

3)数据库在档案编研工作中的应用是相当广泛,很有作为的。同时也为档案编研工作者提出了学习数据库使用、管理和编制技术方法的更高的要求。