预付账款的正确使用与管理研究

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【摘要】本文通过对预付账款的使用方面所出现的错误及常见虚假形式的描述，提出有关预付账款风险防范中所应注意的事项及可采用的管理措施。

【关键词】预付账款；错误形式；预付账款风险防范

【中图分类号】F8 【文献标识码】A

【文章编号】1007-4309（2013）05-0119-2

预付账款通常是企业支付货款的常见方式，尽管提前支付货款会给企业带来风险，但是购货企业尤其是缺乏信誉的新设企业为了购入急需的商品，往往根据货款的总价事先支付给供或单位一定比例的货款（也有把预付账款当定金的），日后随着商品货物进入企业再支付剩余的款项。因此，对预付账款的正确理解和合理使用管理，对于企业财务秩序的合理进行具有十分重要的作用。我们将会从以下几个方面进行对预付账款的分析。

一、“预付账款”科目的概念和使用说明

根据现行会计制度规定，预付账款是指企业按照合同规定，预付给销货方的定金或部分货款，在该科目下应按供货单位设置明细科目，进行明细核算，“预付账款”属资产性质会计科目。对预付账款不多的企业可以通过“应付账款”科目的借方进行核算，而不设立“预付账款”科目。对企业按合同或协议所签订的预付外汇账款或定金可增设“预付外汇账款”科目进行核算。

在企业发生因购货而预付的款项时，借记“预付账款”科目，贷记“银行存款”科目；收到所购物资时，根据发票、账单等列明应计入购入物资成本的金额，借记“原材料”或“库存商品”等科目，按专用发票上注明的增值税金额，借记“应交税金—应交增值税（进项税额）”，贷记“预付账款”科目；补付的款项，借记“预付账款”，贷记“银行存款”；退回多付的款项，借记“银行存款”，贷记“预付账款”科目。

企业的预付账款，如有确凿证据表明其不符合预付账款性质，或者因供货单位破产，撤销等原因已无望再收到所购货物的，应将原计入预付账款的金额转入其他应收款。企业按预计不能收回的所购货物的预付账款的账面余额，借记“其他应收款—预付账款转入”，贷记“预付账款”科目。除转入“其他应收款”科目的预付账款外，其他预付账款不得提取坏账准备。

本科目借方余额，表示企业实际预付的款项，贷方余额反映企业尚未补付的款项。

二、“预付账款”使用中常见错误

（一）企业购置机器设备、厂房的预付款或预付在建工程款等误记入“预付账款”

在实际会计核算中，对企业购置机器设备、厂房的预付款或预付在建工程款，由于对于预付账款的错误理解，一些财务人员将其列支在“预付账款”科目。他们认为只要是预付的各种款项，均应在“预付账款”科目列支。根据《企业会计制度》规定，预付账款科目属于流动资产类科目，用来核算购入存货时形成的预付款，它是在企业购货环节产生的。而采购机器设备、厂房的预付款项或预付在建工程款属于固定资产类核算的对象，应当根据其性质用“工程物资”或“在建工程”科目核算。

（二）职工借支而预付的材料款误记入“其他应收款”科目

在会计实务中，企业采购部门人员采购材料等货物时需要先付款时，会先从企业借支这部分宽限。企业财务部门只持有采购人员的借条，而供货企业的发票和收据却在当月收不到，会计人员在做账时往往误用“其他应收款”科目核算预付材料款。一般情况下，和主营业务无关的业务可以用“其他应收款”核算，而“预付账款”一般核算和主营业务有关的项目，如采购材料等。所以职工借支预付的材料款应记入“预付账款”而不是“其他应收款”科目。

（三）资产负债表填列预付账款项时仅根据本科目明细进行填列

会计期末，企业需要进行资产负债表的编制，有时企业可能会只根据预付账款总分类账的期末余额进行该对应项的填列，这种做法是错误的。在填列预付账款项目时，企业应综合考虑应付账款和预付账款，分析计算后才能得到正确的预付账款的余额。“应付账款”属于负债类账户，其余额应在贷方，它的经济意义属于企业的债务，但在用该账户替代“预付账款”账户时，会使应付账款明细账产生借方余额，其经济意义是已预付但尚未收到商品或接受劳务的预付款项，属于企业的债权。“预付账款”属于资产类账户，其余额应在借方，它的经济意义属于企业的债权，但在会计实务中，预付款项一般会小于企业收到货物的金额，由此使预付账款明细账产生贷方余额，其经济意义是企业收到货物的金额抵扣原预付款项后的应付款项，属于企业的债务，由于预付账款明细账贷方余额的存在。通过分析，资产负债表中的“预付账款”项目可按下列公式计算填列：“预付账款”项目=Σ“预付账款”总账所属有关明细账户期末借方余额+Σ“应付账款”总账所属有关明细账户期末借方余额。

（四）房地产开发企业对预付工程款和预付的土地使用权款，误用“在建工程”科目核算

在房地产开发企业日常核算中，个别会计人员把预付工程款和预付的土地使用权款误用“在建工程”科目核算，原因是没有考虑房地产开发企业的特殊性。我们知道，对于房地产开发企业来说，其开发项目属于存货，其预付工程款和预付的土地使用权款应使用“预付账款”和“开发成本”两个科目进行核算，而不是记入“在建工程”或“工程物资”科目。

（五）预付账款长期挂账，影响损益和税收

在企业按购货合同预付货款后，由于供应单位不给开发票，或对方单位可能倒闭，或未倒闭但时间达两年以上，也不可能开发票至企业，会计人员则不对这笔经济业务做账务处理，致使预付账款长期挂账，影响当期损益。正确的处理是：若估计不能收回，则将预付账款转入其他应收款再提取坏账准备。

三、预付账款常见虚假形式

预付账款的形成是在企业在购货时签订的购货合同或协议的基础上的。根据会计核算的客观性原则，企业的会计核算要以实际发生的交易或事项为依据，做到内容真实，数据准确，资料合理可靠。由此所界定的预付账款的虚假形式主要有以下几种：

（一）单位的相关人员故意和供货商勾结起来，利用签订不谨慎的订购合同或者签订不合理、不合法的合同，造成支付预付账款后不能按期收到货物或不能收到货物，使预付账款消失，造成坏账，给企业带来经济损失，而从中收取好处费等为自己谋取私利。

（二）按规定，企业的预付款业务必须以有效合法的购销合同为基础，而实际工作中有的企业的预付款业务根本无对应的合同，而是利用预付款这一“中转站”往来搭桥，为他人进行非法结算，将所得回扣或佣金据为己有；或利用该业务转移资金，隐匿收入、私设“小金库”。

（三）有的单位按购货合同预付货款后，由于对方（供货单位）不开发票或可能倒闭或撤消或未倒闭但时间达两年以上不可能开发票，其财务人员故意不对这笔经济业务进行账务处理，致使预付账款长期挂账，影响当期损益。在这种情况下正确的处理是：如有确凿证据表明其不符合预付账款性质，或者因供货单位破产、撤消等原因已无望再收到所购货物的，应将原计入预付账款的金额转入其他应收款，并计提相应的坏账准备。“预付账款”长期挂账会影响损益和税收。

（四）预付账款风险防范。由于预付账款是事先付款，势必存在一定的风险，它是购货企业向供货企业提供的一种商业信用。预付账款在保证商品购入的同时也形成了预付账款风险。因此在风险防范方面，对于企业预付账款的有效管理便表现出十分重要的作用，企业所运用的管理措施主要有以下几个方面：

1.加强企业财务人员的专业知识培训和职业道德教育

为了避免出现企业财会人员误将购置机器设备、厂房的预付款或预付在建工程款等记入“预付账款”，将非主营业务方面的预付支出记入“预付账款”以及将与主营业务有关的预付支出计入“其他应收款”等现象的出现，企业应定期组织企业财务人员进行专业知识教育，使他们了解最新的企业财务知识，掌握最新的财会方面的新技术。

2.建立健全预付账款管理的相关制度

第一，建立健全预付账款管理责任制度。财务部门工程管理人员负责预付账款中的设备管理工作，材料核算人员负责预付账款中的材料借款管理工作。供应部门负责预付账款的清查催收工作。

第二，建立预付账款的控制制度。为了从严控制预付账款的发生，节约货币资金的支出，供应部门要按照经过部门主任、总会计师审批后的购货合同的条款，办理预付账款支付手续，未签购货合同的，不得付款。外委工程不准发生预付账款。

第三，建立预付账款台账管理制度。财务部门与客户协商，要求客户建立预付账款台账，详细反映各客户预付账款的增减变动、余额、发生时间、对方负责人、经办人、目前对方的经营状况、预付账款的清理情况、清收负责人和经办人等情况。同时，将购货合同、签证单和台账一同保管，形成完整档案。

第四，建立健全预付账款清理责任制度。供应部门经办人要按购货合同规定的时间，组织交货，验收入库，并在7日内报销。如超过报销期限，超期的款额按每天预付金额的千分之三收取资金占用费。财务部门对所发生的预付账款，如有确凿证据表明其不符合预付账款的性质，或因供货单位破产、撤消等已无望再收回所购货物的，应将其转入其他应收款。每年年终，要组织专人全面清查预付账款，与对方核对清楚，并取得对方签章，做到债权明确，账实、账账相符。

3.对企业预付账款定期进行风险评估

在企业决定与购货企业签订购货合同，预付部分款项之前，企业应有专业人员对供货企业的信用状况进行调查，做到心中有数时才能签订合同。并且，在预付账款形成之后也要时刻关注供货企业的经营状况，防止企业收到不合格的货物或收不到货物的情况的出现。

4.健全预付账款催收责任制度

按照供货合同或提供劳务合同的协议，指定专人做好结算和催收工作，制订工作计划，按期定额回收，防止可能的意外和损失发生。

总之，在预付账款应用越来越多的今天，企业应加大对预付账款的管理，因为只有在预付账款的合理和正确运用时，才能发挥其在企业购货方面为企业带来的便利，为企业运营井然有序作出贡献。

【参考文献】

[1]许静.加强企业预付账款的对策[J].决策探索，2007（4）.

[2]谢建平.企业预付账款的风险及防范[J].现代企业，2006（5）.

[3]赵金宝，朱佳萍.企业预付账款决策的分析[J].农场经济管理，2004（1）.

【作者简介】刘慧娟：天津财经大学在职研究生。