基于项目管理的高校文档一体化管理探析

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高校文件和档案以其独特的权威性、凭证性和唯一性而成为高校可持续发展的重要保障和信息支撑。为进一步提升高校文档一体化管理的质量和效率，促进项目管理理论体系的完善及其应用领域多元化发展的需要，基于项目管理的高校文档一体化管理新模式应运而生。

一、项目管理概况

（一）项目管理的内涵。项目管理就是以项目为对象的系统管理方法，通过一个临时性的专门的柔性组织，对项目进行高效率的计划、组织、指导和控制，以实现项目全过程的动态管理和项目目标的综合协调与优化。项目管理与传统的部门管理相比，最大的特点在于，项目管理注重综合性管理，且项目管理工作有严格的时间期限，项目管理贯穿于项目的整个生命周期，对项目的全过程进行控制。

（二）项目管理的发展。项目管理作为一种管理活动，其历史源远流长。到上世纪80年代末，项目管理被公认为是一种有生命力并能实现复杂企业目标的有效管理方法。至此，项目管理对传统管理模式提出了挑战，并已具有广泛的应用基础，在管理界也得到前所未有的认可，备受推崇。

二、高校文档一体化工作项目管理的导入

高校文档一体化管理还存在诸多问题和不足，如组织形式僵化，人员配置不合理、管理效率低下，资源浪费严重，信息沟通不畅，成本及过程缺乏控制，验收及后评价形式单一等。从项目管理理论应用领域的多元化发展角度出发，在高校文档一体化管理中导入项目管理理论，从而规范管理行为，优化资源配置，加强人员管理，强化信息沟通，突出高校文档一体化管理的结果和后评价，为进一步提升高校文档一体化管理的质量和效率开辟新途径。

三、高校文档一体化工作项目管理的构建与实施

（一）文档一体化项目规划论证管理。基于项目管理的高校文档一体化管理实践中，必须严格执行国家和部门（行业）的有关法律法规、标准规范，同时规范和完善校内文书档案管理制度，加强文档一体化管理项目的调研和论证，制定统一的业务标准和规范，强化校内文件和档案管理的标准化、规范化、科学化，尤其要加大对电子文件的规范和管理力度，制定电子文件归档管理制度，严格统一和规范揭示电子文件内部、外部特征的各项数据信息。

（二）文档一体化项目实施控制管理。

1.组织与人员管理。现代项目管理学认为，组织是一切项目管理活动成功的基础，高效运作的组织形式对于高校文档一体化管理来说至关重要。文档一体化项目作为一项复杂的系统工程，宜采用矩阵式组织形式，由校长担任项目总经理，各中层主要负责人任项目经理，从而有效地整合资源，加强沟通，充分发挥项目团队成员的主观能动性，使人尽其才，才尽其用。

2.时间与进度管理。高校文档一体化管理涉及面广，专业化程度高，必须从组织结构、时间进度、人力资源管理、质量管理、风险管理、前端控制等方面进行前瞻性和科学合理的设计与管理。如时间管理，以一个自然年度为界，要细分到每一个月、每一周完成哪些工作，什么部门在什么时限内完成等；要落实任务，厘清责任，并以书面形式确定并发放到每一个责任人手中；要在计划执行过程中，加大监督检查力度，确认进度与计划是否一致，如有偏差，及时查找原因或调整原计划，并采取必要的补救措施，确保项目的如期完成。

3.前端控制管理。文件生命周期理论揭示我们，现行文件的管理质量直接决定着档案管理的成败，它要求文书、档案部门或人员必须积极进行文件的前端控制，从而确保档案自身及其管理的质量，避免重复劳动。进而言之，文档部门或人员对文件实行前端控制，本身就是现行文档一体化管理的实现途径和重要体现，可以消除因现行文件管理不善而导致档案部门得不到完整档案的弊端，也可避免因现行文件管理质量低劣而导致档案部门重新整理的浪费。因此，在项目实施过程中，强调文档部门或人员一定要提前介入、主动介入，积极实施前端控制和业务指导。

4.风险管理。任何项目的实施总会有意外发生，再好的计划也难保万无一失，因此在文档一体化项目管理中要有风险意识，实施风险管理。所以，项目经理要把注意力高度集中在项目控制与风险管理上，要组建一支精干高效的项目团队来实施计划，并对项目实施中的风险和干扰因素做到防患于未然，以避免和减少损失。

（三）文档一体化项目验收和后评价管理。项目的验收和后评价是指对本年度文档一体化项目管理的目标、执行过程、效益、作用和影响所进行的系统、客观分析，也可理解为对管理进行管理。通过对文档一体化项目验收和后评价，确定项目预期目标是否达到，规划是否合理，效益是否体现，从而总结经验，吸取教训，完善制度，在下一个自然年度的文档一体化项目管理中予以改进和借鉴，周而复始，持续优化，使得文档一体化项目管理工作不因人员变动而改变，进入常态化运行轨迹，实现螺旋式上升的良好态势。

（本文为“河北省高等学校人文社会科学研究2012年度基金项目的阶段性成果（课题编号：SZ127010）”）

（作者单位：衡水职业技术学院；河北大学）