“账外账”审计方法和技巧
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【摘要】近年来,随着审计查处力度的加大,被审计单位财务人员业务水平的提高及财务电算化的普及,被审计单位形成账外资产的手段越来越高明,也越来越具隐蔽性和欺骗性,传统和常规审计方法已达不到理想的审计效果。作为一名审计人员, 如何运用自己职业判断和专业知识查出账外资金,保障单位资产的安全完整,一直是审计工作的重点和难点。
“账外账”严重影响会计信息的真实性,扰乱了正常的社会经济秩序,对国家、单位及个人产生极大的危害,已引起国务院和有关部门的高度重视。但由于被审计单位形成账外资产的手段越来越高明,使得账外账审计工作变得非常困难和富有挑战性。审计人员必须突破就账查账的局限性,拓宽思路和视野,发挥创造性思维,才能将账外资产查个水落石出。我们结合十几年来的审计实践,就查证账外资金的审计方法与技巧,谈几点肤浅的认识。
一、了解被审计单位基本情况,寻找内部控制薄弱环节
每一家被审计单位都具有自身的行业属性与经营特点,进驻被审计单位后,审计人员应充分了解企业的内控制度、行业特点及财务核算等基本情况。通过对被审计单位基本情况的了解,审计人员可以了解内部控制中存在的薄弱环节,并安排适当的审计程序,有针对性地进行审计。如我们在审计某单位时,通过查看询问得知该单位本年度处理了一批淘汰的机器设备,但账内收入金额较小,于是通过与资产管理部门走访核对,发现其大量处置收入没有入账,而是转至账外并为职工发放了节日慰问品。
二、取得单位会议记录及相关文件,关注可能存在的账外资金活动
被审计单位的一切重要经济活动执行前都要召开会议进行决策,因此将形成相关会议记录,重大的事项还会下发相关会议文件。取得被审计单位会议记录及相关文件,是一项非常有效的审计手段,可以起到事半功倍的效果。如我们对某一企业进行经济责任审计时,发现其会议记录上面记载了对某常年合作客户的50万元赞助款分配方案,但账内并无该经济业务事项的记录。后经追查,其供出了50万元的存放账外银行账户,并以此线索查获了数百万元的账外资金。
三、向职工访谈,了解是否存在违规违纪行为
由于“账外账”孳生腐败,腐蚀干部,且容易造成单位资产的流失,早已被单位有正义感人们所深恶痛绝。同时我国审计监督性质早已被人们所自觉接受,而且单位一些个人因为自身既得利益的问题也会提供线索。所以在审计现场可采取设立举报箱、提供电子邮箱地址、提供电话号码等方式接受职工举报,因举报人一般为部门或者本单位知情者, 提供数据情况详尽可靠,只要审计人员高度重视、保密措施得当,则可以取得事半功倍的效果,大大提高了审计工作效率。近年来的审计实践表明,通过群众举报进行询问追查已成为审计账外账的重要方法。
四、与同行业财务指标及单位历史指标对比分析,寻找异常变动
每一家被审计单位都具有自身的行业属性与特点,除特殊情况外,其经营状况及各项财务指标应存在趋同性。若当被审计单位某些财务指标严重背离行业平均数据时,则存在舞弊的可能性。如我们对某水泥公司审计时,经测算的主营业务利润率远远低于该行业平均水平,且该公司供货客户与销货客户相对稳定,通过对收入及成本的进一步分析,发现单位产品的成本远高于单位产品售价增幅,也明显高于去年同期,存在较大的疑点。再用投入产出指标对单位产品成本延伸审计,投入产出指标即消耗的矿石、煤等原材料与最终水泥产品之间有一个正常的行业比率。经分析性复核发现,该公司按原材料乘以行业平均投入产出率计算出产品产量远远大于其账面实际产量,审计人员最终通过对差额的调查落实,查出该企业隐瞒产量2万吨并将其销售,取得产品销售收入400万元未入账的事实。
同样,每一家被审计单位不同年度间的各项财务指标也大体相当,如果出现异常变动,也应引起审计人员的高度重视。
五、向相关业务部门取得基础数据,与财务勾籍核对
财务部门各项财务数据的最后生成,都是源自于各业务部门的基础数据,所以它们之间存在着必然的联系。如果这种勾籍关系得到破坏,则可能存在着某种人为干预的可能。如我们在对某会展中心审计时,发现其本年度举办会展与往年相当,但收入出现明显下降,经抽查合同、核对发票等其他账内常规审计程序后,未发现明显漏洞。最后审计人员到门口警卫人员处取得该年度会展期间车辆出入登记簿,发现了会展期间多家财务账内未取得会展收入的单位车辆,经询问相关单位,证实他们大部分都是参会厂家,财务人员在事实面前也不得不承认将部分会展收入账外私存。
六、与关联企业核对资金往来相关银行账户,寻找账外资金来源
银行账户是单位最敏感的地带,一般情况每个单位在接受检查时搬出的一套账,很少有问题,而账外资产往往在另外一套账上的某一银行账户。
首先由被审计单位提供在银行开设的所有账号,然后进驻其关联单位,重点审察记录与被审单位资金往来相关银行账号,如果发现先前取得的被审计单位以外的银行账号,则极有可能是被审单位账外资金账户,据此进一步要求单位提供账证,进而顺藤摸瓜掌握账外资金的活动情况。该方法在集团企业间审计时颇为有效。如某集团公司总部知悉其下属单位经济效益较好,但每年上缴利润较少,一定有资金账外经营,但其内部审计部门用常规方法一直无法查明。我们接受委托后,开始几天也未查出蛛丝马迹。后来,我们记录下该公司所有银行账号,然后到其下属子公司延伸审计,重点检查该公司与下属单位往来的银行账户。功夫不负有心人,审计人员在翻阅了大量凭证后,终于发现了一个先前记录之外的银行账号,经返回公司核实并索取该银行账户对账单,发现几百万元的账外资金藏匿该户。
七、关注账内异常财务记录,分析资金来龙去脉
异常财务记录的发生,背后往往伴随着不可告人的舞弊行为,需要引起审计人员的高度重视。如我们对某村集体组织进行专项审计时,发现其每月末都会收到一笔几万元现金,贷记“主营业务收入”,并在几日内以现金支票形式领出,借记“主营业务成本”。审计人员产生了极大的疑问,经再三询问,财务人员解释为该款项为村苗木基地承包方支付村集体雇佣部分村民工资,与村集体口头协商以支付工资的方式代替应上交承包费。经审计人员实地调查,该苗木基地为村集体一块优质资产,每年均有十几万元的利润,村集体既未与苗木基地承包方签订书面承包合同,又未将该苗木基地收支纳入村集体账内核算,属于典型的村集体资产账外经营。
八、取得被审计单位全部合同及协议,与财务入账金额核对
隐藏收入是单位账外资产的两大主要方法之一。在如何判定单位收入的完整性方面,全面取得单位与外单位签订的合同及协议,并与财务入账金额逐项核实,是一项非常有成效方法和手段。如果发现合同、协议与财务入账金额存在巨大差异,同进又不存在书面变更说明,则很有可能有未入账的金额挪作他处。同时,我们在审计中发现,有的单位采取大头小尾的方式挪用资金,即发票存根联、记账联按小金额入账,但在给对方单位的发票联上按合同实际金额入账,在这种情况下,我们采取上述的合同与账务核对法则可以杜绝此类舞弊行为的发生,同时也切断了账外资产的一个重要资金来源。如我们在对某工程咨询公司进行审计时,发现本年度业务部门提供的工程咨询合同合计数与财务部门确认收入数存在较大差异,除经我们核实的未执行合同外,发现其与A工程公司签订的15万元合同未得到执行,也未取得合同违约金,后经与A工程公司采取电话及函证方式查证,证实已经以一辆帕萨特轿车抵顶15万元工程咨询款,该工程咨询公司未进行财务入账,从而形成账外资产。
九、审查银行对账单,关注与单位银行日记账发生金额是否相符
主要是将银行对账单与银行存款明细账进行核对,以确认企业银行存款业务发生的真实性和完整性,看有无将货币资金转出到其他银行,有无存在对账单上有而不计入银行账的现象,重点审查银行对账单上一进一出而企业银行账上未反映的事项。该事项很有可能是单位将收到款项迅速转移,并在财务账内不作任何记录,从而成为账外账的资金来源。如我们在审计某单位时,通过向银行寄发询证函,及核对银行存款余额调节表,均未发现异常现象。于是审计人员取得银行对账单,将其各月借方与贷方累计发生额与银行存款各月累计发生额进行核对,结果发现3月份银行对账单借、贷方发生额各大于银行存款明细账50万元,经向财务人员核实,该款项为收到某公司违约赔偿款,收付均未进行财务入账处理,被非法挪至账外进行证券投资,形成了一项账外资产。
十、盘点库存现金及实物资产,仔细分析盘盈盘亏原因
盘点库存现金要采取突击方式,盘点清查的范围不仅包含出纳办公室的保险柜,还应包含文件箱、文件柜等一些可疑场所。对于现金溢余或短缺,要进行仔细的分析,追查其发生的时间、原因。对于小金额现金溢余或短缺,不可轻易放弃,往往可以通过对其审计而发现账外账。
盘点实物资产时,同样需要将所有相关资产都纳入盘点范围,对盘盈及盘亏都要进行详细追查取证。因为盘亏很可能是将资产变卖未入账,并将出售收入转移至账外经营;盘盈则可能是账外经营资产由于工作人员疏忽而未单独存放,与账内资产混在一起,审计人员正好以此为线索进行追查,从而寻找出账外经营资产的全貌。
十一、向往来客户发函询证,关注是否用往来隐藏收入
往来科目是许多单位隐藏收入的地方,主要是应收账款、应付账款、其他应收款、其他应付款四个科目。在审计时对这几个科目所涉及客户无论金额大小,均应发函询证,如果对方单位未回函或回函与账面金额不符的,要仔细核对并追查清楚原因,其差异很有可能就是账外账形成的资金来源。如我们对某公司年度会计报表审计时,对期末其他应付款的重要客户都进行了函证,但金额为20万元的B公司借款却迟迟未回函。于是我们进行替代审计程序,抽查了该20万元形成的原始凭证。经查证,该笔业务记账凭证后附一张银行进账单,付款单位为B公司,款项来源注明为货款。再到销售部门进一步核实,该款项确实为一项废旧材料销售款。为什么审计单位要将该笔收入作借款呢?经对该笔借款继续查证落实,发现该单位在次年2月以现金支票方式提取,名义是归还借款,实际挪至账外经营使用。
查证账外资金没有固定模式,需要审计人员凭借审计经验和职业判断确定采用相应的查证方法。只要审计人员不断加强业务学习,提高业务素质,尽职尽责,保持应有的敏感与职业谨慎性,就能将各种形式的账外资金查个水落石出,确保单位财产安全完整和有效运行。
【参考文献】
[1] 徐文建:内部审计如何查出账外资金[J].职业圈,2007(11).
[2] 张艳玲:浅谈“小金库”形成渠道与审计方法[J].经济论谈, 2007(15).