对文件归档工作的探讨和思考

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摘要：本文通过在文件归档工作中的经验积累，对存在的问题进行了分析，结合归档要求和产品特点，提出了归档工作中应分几步走，各负其职，掌握不同阶段的特点，明确归档方法，使归档过程规范化，以达到做好归档工作的最终目的。

关键词：归档；过程；流程；解决问题

档案工作是一项古老的工作，对人类文明的传承意义殊重。孔子修订《尚书》以授私学，司马迁发愤撰写《史记》，司马光编撰《资治通鉴》，——中国几千年的历史传承都与档案密切相关。清晰的记录着历史的脉络、社会的发展与科技的进步，档案，对社会文明的保存与延续、促进，功不可没。这也使得档案工作以不竭的活力生生不息。

档案工作的基本内容是：收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用六个环节。其中归档是档案工作的重要内容，是指使用一定阶段的文件经过系统整理后移交给档案室集中保管的过程，是文件工作和档案工作的连接点和结合部，是档案的基础工作。文件材料转化为档案是通过归档而实现的。档案工作就是靠不断的归档来充实，形成规模、系统的档案，为各项工作服务。本文就单位内部长期存在的归档问题进行分析，与同行进行探讨。

一、技术的不断进步给归档工作带来的新问题

一项事业都是从无到有逐步发展起来的，一个单位随着科研生产活动的不断发展，档案工作也在不断的发展壮大。但是归档工作有种越来越难做的感觉，存在的问题主要有：归档人员难以落实；归档时机很难掌握；归档文件的完整性难以保证。

一般来说，一个完整的产品经过几年的研制。在整个研制过程中，要把成千上万的设计、生产、试验人员，各种各样的工艺和试验设备有秩序的组织到产品研制轨道上去，必须要有周密的组织、有序的调度指挥，所以研制程序就是按照系统工程的方法制定出严格、周密的实施计划，保证研制工作的顺利进行。产品研制过程中组成了相对固定的研制队伍，人员的工作情况也是随产品研制阶段而定的。所以归档工作就要根据产品的研制进度有计划的进行，才能保证归档工作的进行。

归档工作是产品研制工作的最后环节，研制的每一关键阶段都应进行归档工作，这是为了更好的保留研制成果。设计部门是文件形成的主体，只有设计人员对文件的生成状态最了解，所以在设计环节结束后及时组织归档工作，把归档作为研制工作内容的延续，在此期间，档案人员在主要起到业务指导作用，负责后期整理工作。

因此，归档工作应该纳入研制计划和研制流程，落实到岗位职责上，把产品归档工作作为设计人员自觉的工作。九十年代以前，设计人员基本是手工编写文件，大量的研制材料在自己手中保存，在研制工作完成后，也希望将手头的文件进行清理进行归档，所以归档工作是相对比较好做。近期，随着设计手段的改变，文件的形成方式、文件的保存方式都发生了很大变化，给归档工作也带来了很大变化，计算机的使用研制过程中产生的文件越来越多，设计人员手中的纸质文件越来越少，设计人员对归档工作变得不理解，自然使归档工作较为困难。

二、面临新形势，从新梳理归档流程

归档工作的开展应该是在上级的要求下几个部门齐头并进协调进行的，协调的过程是一个良性循环的过程，互相协调、互相促进、互相监督，其目的是提高归档工作质量，我们把参与归档工作的单位划分成：管理部门、设计部门、档案部门，明确各自的工作节点，标出归档工作的走向，使归档步骤逐步固化。

归档工作是一项系统性工作，涉及面比较广，归档文件包括产品研制全过程的各类文件，归档工作的参与人员包括管理人员、技术人员、档案人员等。归档工作能有序进行，也得益于各方面的默契配合，需要各司其职、各尽其责——归档的组织工作非常重要。

三、深化归档工作的过程控制，使归档工作规范化

完善的归档制度是开展归档工作的基本规范，也是档案部门指导归档工作做好接收工作的依据——建立、健全归档制度是产品归档的基本要求。但归档制度不是孤立的，它应该和本单位的科研生产实际相结合，成为本单位整个管理制度的一部份，也要与相应的标准化制度相衔接，使归档制度能够在单位内部得到贯彻执行。档案工作历来坚持执行的“三纳入”、“四参加”、“四同步”工作，就是保证档案工作制度有效执行的具体措施。

在此前提下，归档工作的开展包括以下几方面的内容。

1. 认定归档阶段：由于产品研制是按阶段和批次推进进行的，研制工作不断的改进向前走，有些重要的研制阶段需要保存，所以归档的研制阶段的确定就非常重要。

归档阶段的划分是有科学性的，一定要尊重研制工作的流程。档案人员与设计人员应相互沟通，了解研制工作情况，掌握文件管理状态，与相关管理单位和技术负责人及时交换信息，确定科学、实际、有效的归档阶段，是做好产品归档工作的第一步。

2. 确定归档范围：是确定那些文件是应归档的，明确归档范围是保证档案完整性和质量的关键。

产品归档范围是指产品归档时根据不同级别的要求，确定的归档范围。明确了归档范围，方便档案人员和技术人员严格按范围要求收集文件进行鉴定归档，以提高归档文件的完整性。

3. 明确归档时间：正确划定归档时间是对档案完整、准确和安全的保证。归档时间一般是按产品研制结束时间、按工作阶段等进行，合理的归档时间有助于归档工作的顺利完成。

在上述三方面确定后，归档工作的开展就依靠档案工作者具体的工作方法了。在这方面，各单位都有很多好的做法，笔者在归档工作中主要采用了以下手段进行归档的组织工作。

产品归档时要成立归档工作领导小组，明确负责人及成员。小组成员包括管理部门、技术部门的领导和技术人员、档案部门的人员。小组在归档过程中要形成例会制度，对归档中存在的问题及时协调解决。在归档工作的关键结点进行检查，以保证归档工作的质量。

笔者把归档工作大致分为四个阶段：

第一阶段：档案人员根据要求和产品特点编制《产品技术文件归档要求》，技术部门提出产品归档项目清单，并落实责任人，管理部门将归档工作纳入单位工作计划，进行考核。此阶段的考核点主要是归档项目的完整性和准确性。

第二阶段：档案部门与归档责任人进行归档文件的交接，技术人员对文件进行组卷，鉴定甄别，决定取舍并结合产品研制的实际情况编写归档说明书。技术人员对文件状态进行核对，编写设计文件汇总表。此阶段的考核点是产品文件的有效。

第三阶段：进行归档文件的移交，档案人员对卷宗进行系统整理。此阶段的考核点主要是移交时间的准确。

第四阶段：鉴定验收阶段。产品归档完成后要组织不同类型的审查验收工作，档案人员就整个归档工作作全面的总结，审查组对档案卷宗进行审查。档案的审查是一项具有技术性又有政策性的工作，高水平的验收工作不仅受专业水平的影响，同时还受管理水平的制约。所以成立一个由专业人员组成的审查组，对归档工作进行全面的审查和系统的评价，形成完整、准确、系统的档案为产品研制工作划圆满的句号。

通过归档工作，建立完整、系统的产品档案，为科研生产保存宝贵信息的同时，为后续产品的研制提供可靠的依据。档案工作者的工作有重要的意义，我们应用高度的责任感做好这项工作，让档案更好的发挥其科学价值、社会价值和历史价值。