高校档案管理的现状与改进对策研究

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摘 要：高校档案是重要的信息资源，强化学校的档案管理，努力维护学校档案的真实、系统和完整，能够有效地提高教育质量和学校的管理水平，它可以真实全面的反映学校的面貌，对促进教学质量提高具有很大的作用。它关系到学校所有师生的切身利益，特别是对重大科研突破，科技成果相关资料的保存，对于学校编史编制等具有重要作用。

关键词：高校 档案管理 现状与对策 研究

【中图分类号】G640

一、高校档案管理的特点

第一，高校档案管理的综合性。有开展教学活动的第一课堂，有实习工厂、研究院所的试验室，还有学生针对性地参加社会实践活动。高校档案除了具有反映学校管理的文书档案之外，还包括教学活动中形成的教育专业档案、教职工管理的人事档案、财务活动中形成的会计档案和科研活动中形成的科技档案，以及产业档案、房地产档案等等。第二，高校档案管理的系统性。高校档案材料形成部门庞杂，形成的档案载体种类多、数量大，成为一个独特的档案管理系统。该系统包括纸质载体档案、实物档案，还包括电子档案、声像档案；除了传统管理方式之外，还包括虚拟形态的网络档案管理系统。多元档案管理及其形成的一系列文件整理、借阅利用、复制传真等管理活动，构成了复杂的高校档案管理的系统性。第三，高校档案管理的通用性。院校档案管理活动的基本规律决定了各个院校各专业在教育体制、理念，教育方式、方法，教学内容和标准，以及教学周期、管理制度等若干方面的共性。

二、高校档案管理工作的现状

1.领导重视程度不够，经费投入不足。有些高校的决策层对档案

管理工作认识不足、重视不够，没有把档案工作摆在应有的位置。致使档案人员处于地位不高、责任不轻、难度不小的地位。档案经费投入不足，档案现代化及档案保护设施配备不全。

2.高校档案管理队伍不稳定。档案管理人员不管是在职称还是待遇以及工作时间的方面，和专职教师相比有着较大的区别，普遍处于低等。造成了档案管理缺乏相应的专业人才，导致档案管理人员业务素质和服务严重不足，队伍不稳定的现象。

3.档案管理网络化滞后。管理工作量普遍较大，一些数据以及资料信息非常复杂，有效解决这种复杂繁琐化的工作途径就是加强计算机应用，全面实现网络化管理工作。由于诸多客观因素和主观因素的存在，没有进一步实现网络化管理，不能充分发挥信息资源的共享和效益作用。

4.档案专业管理难度大。在现实实践的工作中，高等院校有些是经过合并的，两所院校之间的距离相差太远，且部分领导不够重视，没有全面的顾及档案的规范化管理，导致档案的完整性有一定的缺失。

三、新时期做好高校档案管理工作的对策

1. 提高认识，领导重视。学校领导应高度重视档案管理工作，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，建立完善档案管理的各项制度，形成档案管理体系机制，积极推进学校档案管理工作发展。要设立综合档案室，完善档案管理设施设备，分类存放，编档管理，确保安全方便规范。关爱档案工作者，落实有关政策，切实保障档案人员的身心健康，体现以人为本的科学发展观。

2. 加强队伍建设，提高档案管理人员素质。努力建设一支高素质的高校人事档案管理队伍始终是高校人事档案工作的重点。要树立开放意识，全面增强服务意识，要建立创新意识。档案工作人员必须具有较高的政治思想素质和职业道德修养，做到业务精通。要熟练的掌握计算机操作，全面的掌握网络技术和新知识，且能在网络环境下进行信息处理工作。提高管理水平。

3. 职责分工明确，规范档案整理。档案工作由校长领导，校长是档案安全的第一责任人，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。坚持以人为本，立足于档案工作的特点，努力营造和谐的工作氛围。加大对全体教职工的宣传力度，提高教职工的档案意识，学校各科室设兼职档案员，开展档案的收集、整理、归档，从组织上保证档案工作的顺利开展。对

档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。

4. 加强档案信息化建设，提高现代化管理水平。档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化，即要正确确立学校档案是重要的信息资源这一重要观念，使档案工作

从落后的手工操作走向现代化的管理。其次在具体管理上要与时俱进，要正确确立学校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制，将管理

档案信息及时提供给学校领导和有关部门，提供查阅便利，提高信息资源利用率，。第三，档案管理中实现技术现代化，即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施，收集、处理、传递档案信息

资料，提高档案的服务质量。体现独具个性的文化氛围，成为校园文化建设的重要基地，最大范围反映学校的文化风貌和历史面貌。

5. 加强数字化档案的保护与网络安全。电子文件、数字档案馆使档案工作的内容及其管理手段发生了前所未有的革命，同时也给档案安全制度建设增添了新的内涵，要制定办法，明确责任，依法管理，有法必依。电子文件是一种易被改动、易被窃取、易于传播、易于消失的信息，所以控制档案信息系统的安全管理，做到不上网、上网不，档案馆室计算机系统应由专人负责，设置计算机操作系统用户口令，并安装防病毒软件。所以只有充分重视高校馆室计算机网络管理把档案信息的安全管理放在重要的位置，才能确保档案信息利用安全，为高校档案工作安全、协调、可持续发展奠定基础。

6. 拓宽服务领域，拓展档案的服务功能。随着其服务功能的不断开发，高校档案在不同领域发挥着越来越重要的作用。首先，高校档案记述了学校的优良传统，具有较强的爱国荣校的教育功能。其次，高校档案馆保存的大量实物档案和声像档案，是进行爱校敬业教育的直观教材。再次，新《办法》规定：“可以按照有关规定合理收取费用。”有助于缓解经费不足的窘境，又可以刺激高校档案馆的效率，经济状况的改善又可以使档案馆拓宽信息服务的范围，改善信息服务的手段，更好地服务于社会，对保护档案起到了积极作用。

参考文献：

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