企业科技档案保管期限界定探讨

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科技档案是企业档案的主体，2000年以来，国家相关部门出台的有关档案的规范、标准里就科技档案的保管期限问题分别作了不同的要求，特别是国家档案局10号令的贯彻实施，更让档案工作者对科技档案的保管期限问题有点模糊不清。在笔者从事档案业务工作中，也经常有同行探讨这个问题，这引起了笔者的关注和思考。作者梳理了几个有关科技档案、企业档案的标准，结合工作实际，从而探讨出科技档案保管期限的准确界定，在此提出，请各位专家和同行品鉴。

1 文书档案保管期限改革后，科技档案继续保留老的期限划分法

国家质量技术监督局、国家标准化管理委员会于2000年12月11日批准、2001年5月1日实施的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）第5.2.5条规定“保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限”、第5.3条规定“保管期限可用色标区分;红色代表永久，黄色代表长期，绿色代表短期”。从以上规定可以看出，2000版的科技档案整理规范要求科技档案保管期限分为永久、长期、短期三种。

此后，根据国家档案局2006年9月19日批准、12月18日公布实施的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）要求，文书档案的保管期限率先改革为永久、30年、10年三种，由于保管期限的标时制更利于到期档案的鉴定处置，多数企业文书档案保管期限也参照8号令执行了。

国家质检总局、国家标准化管理委员会于2008年11月13日联合、2009年5月1日实施的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）第6.2.5条规定“保管期限，应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限”，由此看来，2008年版的科技档案整理规范没有对科技档案保管期限提出新的要求，按照常规，还应按以往（同一规范的上一版本）的要求来整理，即科技档案的保管期限仍按照永久、长期、短期来划分。

2 企业档案工作规范首次提出科技档案新的期限划分法

国家档案局于2009年11月2日、2010年1月1日实施的《企业档案工作规范》（DA/T42―2009）第7.7.3条规定“档案保管期限一般分为永久和定期两种”、第7.7.5条规定“定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年”。从以上规定可以看出，该规范非常明确地把企业档案的保管期限确定为永久、30年、10年三种。规范附录A中，除规定有经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类这些管理性文件（文书档案）的保管期限外，还规定有产品生产类、科研开发类、项目建设类、设备仪器类这些科技性文件（科技档案）的保管期限，不管是文书档案，还是科技档案，保管期限都是按永久、30年、10年来划分的。笔者认为，这个规定首次明确提出了科技档案保管期限划分为永久、30年、10年的观点，是对科技档案保管期限的重大改革。

3 从国家档案局第10号令条文推断出科技档案应按新的期限划分法

国家档案局于2012年12月17日、2013年2月1日起施行的第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》第二条规定“本规定所指的企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录”，根据条文所指，本规定应该包含企业科技档案保管期限的范畴，第七条规定“企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年”，第十二条规定“企业产品生产和服务业务、科研开发、基本建设、设备仪器、会计、干部与职工人事等文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定、标准，结合企业实际执行”。从以上条款内容来看，似乎对科技档案保管期限规定又有点模棱两可，让人们刚刚建立起来的科技档案期限划分的概念又有点模糊不清了，结尾也只是附了个《企业管理类档案保管期限表》。

但在所附的表中规定“建设项目管理、设备管理、产品管理等管理性文件的保管期限有永久、30年、10年三种”，虽然明确说是指管理类文件材料的保管期限，但笔者认为，现在企业档案的分类是按问题分类的，上述几类的管理性文件按分类也应属基本建设类、设备仪器类、产品类等科技档案的范畴，因此，一个大类内既然管理性文件（一般分类到各个大类的综合类二级类目里）的保管期限按永久、30年、10年划分，那么这些大类里的其他技术类档案，如图纸、说明书等科技档案也应按这三种来划分保管期限，由此可以推断科技档案的保管期限应按新的划分法。

如果按国家档案局10号令贯彻实施问题解答中所解释的“管理类外的几个大类有现成归档范围和保管期限表的可直接参照编制，如基本建设类可参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28―2002）”，那么在同一个大类里（如基本建设类）的保管期限就会出现永久、30年、10年和永久、长期、短期共存的情况，这样会引起科技档案保管期限编制的混乱和人为的复杂化。而且，从同为国家档案局行业推荐标准的DA/T42―2009和DA/T28―2002的执行效力来看，颁布时间较晚的DA/T42―2009即《企业档案工作规范》似乎更应优先执行。况且永久、30年、10年这种标时制的期限划分法更容易操作，更利于档案整理工作的简单化、规范化和档案人员对规定的准确把握。

4 结语

综上所述，笔者认为，虽然科技档案保管期限近来没有像文书档案保管期限那样进行及时的改革和明确的规定，但根据实际工作的经验，以及各部门的相关规定，没有必要过分强调文书档案和科技档案的界限，还是统一起来，科技档案保管期限也按永久、30年、10年来划分，这也正符合国家对保管期限改革和界定的初衷。无疑科技档案相关规定的滞后，跟上上下下重文书、轻科技的档案观念不无关系。