何止存储?挖潜“云”办公

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配合QQ下发员工任务

将文件存放在云盘中，按照不同的任务给不同的员工分配不同的文件。只需针对不同的员工生成不同的文件链接，附带不同的访问密码（图1），然后将这些文件链接和密码，通过QQ、微信等通信工具，分别发送给相应的员工。这样，工作小组中的每个人都可以及时通过下载获得自己的工作文件。

工作现场进行实时监控

在PC端连接摄像头，或者直接用笔记本电脑的摄像头，安装定时拍照软件，将照片存储文件夹设置为系统库中的“图片”文件夹（图2）或其他云盘的指定同步文件夹。这样，每次自动拍摄的照片都会自动同步到云盘当中，访问者在另一地点，只要用同样的账号登录云盘，就能看到工作场所拍摄的实时画面。

员工资料联合自动备份

云盘的自动备份文件夹一般都有个数限制，例如百度云管家最多同时自动备份5个文件夹，而360云盘为6个文件夹。那么，倘若一个办公室需要将多于5个文件夹的资料自动备份到云端，该怎么做？

我们可以在办公室员工的多台电脑上安装同一个云盘，用同一个账号登录，但每台电脑上设置不同的自动备份文件夹。以百度云为例，假设办公室有5台电脑，就可以设置25个自动备份文件夹。让每台电脑分工负责不同的备份任务，但云端获得的是全套25个备份任务。

办公云盘锁定资料安全

办公室资料放在云盘中，这样可以免于本地灾难发生时数据遭殃。但是，云盘客户端常开着，电脑可能被闲杂人等接触，云端存储的数据可能会被别人看到。在这种情况下，可使用多种方法锁定云盘。以百度云管家为例。

在系统托盘云管家图标上右击，选择“锁定云管家”命令锁定云盘。还可在云管家设置窗口的“安全”页面下，设定键盘在若干时间段内无操作后自动锁定云盘，时间可由用户来设定，以分钟为单位。此外，也可以给锁定云盘操作定义一个热键，需要锁定云盘时，随手按动热键组合，即可让云盘处于锁定状态。这更适合于正在进行键盘操作的环境下使用（图3）。

移动办公资料异地中转

让每位员工的手机中都安装与办公室PC同类的云客户端软件，并用单位的工作账号登录。这样，无论是出差在外，还是在上下班的路上，遇到紧急情况，都可以随时登录云盘，访问工作文件。甚至可以配合手机中安装的各类办公软件，在云盘中直接处理办公文件。

免装工具进行文书管理

以往的一些文书资料，如通行版Office或PDF文件，总需要找专门的阅读器来阅读。如果用云盘来管理PDF文书资料，无论是文件管理还是阅读都会更加省心。

首先在云端分门别类地创建各级文书目录的文件夹，然后将各类Office文档、PDF或TXT、JPG等文书资料保存在相应的文件夹中。需要阅读时，只需进入云盘，直接按类定位文书文件，点击可直接打开预览文档或图片，不需要安装第三方阅读工具（图4）。推介使用360或百度云盘。

创建小组协作办公方案

以往的协作办公离不开邮件工具，而相互之间传送资料常常会使用U盘。云盘的出现可以让邮件和U盘下岗。

对于需要协作工作的项目，可以在小组云盘中建立一个专门的工作项目文件夹，接下来每个小组成员根据自己的需要在其中创建自己的工作文件夹，把各自的资料上传到其中。需要共同讨论修改的文档，每个人都可以在自己的终端打开修改，然后同步上传到云端。个别文件如果，可通过文档自身的二级密码功能或压缩软件的加密功能，添加访问权限，确保文档内容的安全。

办公首选软件自带云盘

除了诸如百度云、360云盘的一些专门云盘外，越来越多的软件自带有云盘功能。例如Windows 8.1便自带了OneDrive云盘，国内办公软件WPS也自带了云盘。这些软件的云盘不用单独申请，在使用软件的过程中，只要用个人账户登录，即可将生成的文档保存在云盘当中（图5），云盘与软件的衔接和使用更加自然方便，尤其对普通电脑用户，更能带来便利。