用现代档案管理制度为打造世界煤化工“硅谷”助力

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作者简介：李培虹（1976.1-），女，汉族，中级政工师，现工作于神华宁夏煤业集团煤炭化学工业分公司。

摘要：档案管理作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，以及与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥着重要作用。规范化、科学化的档案管理，是打造世界煤化工“硅谷”进程中必须重视、做好的一项基础性工作，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学化管理水平、高速发展趋势的档案体系，使得档案工作的发展不滞后于企业发展速度，这将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定作用。

关键词：档案管理；规范化；科学化

1.问题的提出

建立现代管理制度是企业为适应社会主义市场经济体制需要而采取的重大举措，也是时展的必然结果。而建立现代档案管理制度是企业改革的一项配套措施，是企业档案工作保持健康发展的必然阶段。

1.企业发展需要档案管理制度的创新。在煤化工公司目前处于大发展阶段和经济运行高峰期，规范、完整的档案管理，对公司的健康、有序发展更具重要意义。

2.社会主义市场经济体制的建立，也对档案工作提出更新更高的要求，为档案事业进一步发展创造了机遇。经济体制的改革，使我国从传统的计划经济过渡到有计划的商品经济，继而进入市场经济。由于企业是市场的主体，企业改革是经济体制改革的中心环节，转换经营机制是企业改革的重点，这便预示着企业档案工作在管理体制和工作机制等方面也必将进行一场深刻的变革。

3.现代企业制度的建立对档案工作也提出了新的要求。作为企业科技信息管理的组成部分，档案管理业务口要积极探索档案工作发展的新思路，着手进行改革，实现档案管理制度的创新。

2.现代档案管理制度的特征分析

现代企业制度的建立，使企业成为自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展的具有法人权力的经营实体。因此，与之相适应的现代档案管理制度的基本特征便可以表述为：统一指导、分级管理、职能独立、讲求效益。

1.全球化经济发展的趋势，导致企业竞争加剧。为了增强市场竞争能力，企业内部的各个部门都要高速运转，要求档案以情报、信息的形态出现，比较强的表现在为企业现实活动服务等方面。档案利用的周期普遍缩短，发生作用的机遇有很大提高，利用方式要求简便，快速灵活。

2.企业经济发展方式的转变，导致了经营范围的拓宽。近年来，神华宁煤集团步入跨越发展的快车道，企业经济实力大幅增强，发展潜力进一步释放，区域经济发展地位进一步凸显。而作为其延伸产业链，煤化工的发展无可避免地打上了现代化、科学化的时代烙印。档案归档范围发生很大变化，需要档案人员广泛收集，科学管理，有效地提供利用。

3.统一指导、分级保管是现代档案管理制度的根本原则。档案作为企业自身生产、经营活动的真实记录，从内容上看，是企业各种实践活动的结晶，是企业产品更新换代、扩大再生产，增强企业竞争机制不可缺少的信息财富。

4.现代档案管理制度将更多地引入效益观念，实行对内以价值计算服务水平，对外走经营之路，向实现档案信息整理商品化过渡。

5.随着企业的不断发展，档案资料信息的属性和流向趋于复杂，档案的收集保管与利用的矛盾也日益突出。现代档案管理制度的基本条件是档案业务口能够真正独立地拥有和行使监督、指导、检查的权利。

现代档案管理制度是现代企业制度的内容之一，因此，建立现代档案管理制度，应遵循企业生产经营以经济效益为中心的原则，把企业自主经营、自我约束机制同企业档案统一指导、分级管理结合起来，既做到档案信息资源的合理布局，又实现档案工作科学化、标准化管理。具体来说有以下几点：

1.调整组织结构，设立档案工作的专项职能管理部门，其任务包括：（1）负责贯彻实施国家和上级有关法律、法规、方针政策。（2）制定并完善企业档案管理制度和相应的制约手段，对企业档案工作进行指导、监督、检查。（3）制定本企业档案行业标准，并组织实施。（4）加强档案管理现代化培训，全方位提高档案人员素质。（5）开展档案科学研究，积极探索、总结、交流企业在加强管理、深化改革、促进档案工作持续发展的新思路和新成果。（6）加强档案宣传出版工作。（7）加快建立档案科研项目的立项、研究、申报、评比、奖励、推广体系。

2.调整档案室布局结构，实行分级保管。档案的布局结构是关系到档案信息资源能否合理配置和最大限度开发利用的重要因素。因此，调整布局结构事关重大。必须正确理解和分析“集中统一管理全部档案”的含义，树立档案直接为企业生产经营服务的观念，为档案能够充分发挥作用创造条件。加强政治理论和业务知识的学习，提高对政策的理解能力，准确把握煤化工公司不同时期档案资料形成的作用和意义，做到准确、细致地鉴别各类档案的归档范围，确保管理规范细致、检阅快捷方便。

3.尽快建立和完善新的服务机制，使企业档案工作向经营方向发展。实行新的服务机制，是企业员工和档案人员面临的一次思想变革，是提高企业整体档案意识的必然过程。其关键是解决好档案形成和利用的矛盾。应认识到：档案是形成者在其正常工作期间形成的，对档案形成者来说，“档案形成价值”已在其工资奖金中体现出来，归档后代表“档案形成价值”的只能是企业，绝不是形成档案的某个具体部门或个人。而利用价值是再生产过程产生的，与形成者在经济上也不再发生任何关系。因此，只有企业才能决定档案的存毁、出售或转让。档案部门实行新的服务机制，就是代表企业来实现档案信息资产的保值和增值。要在提高档案利用价值、发挥档案效益方面进行探索，充分发挥档案的查考和利用价值。积极探寻如何通过档案管理来防范公司风险、确保公司利益、提高公司形象，把档案的法律效应充分发挥出来。

4.加快企业档案管理现代化步伐。目前，企业档案管理现代化处于起步阶段，硬件设施基本具备，关键是缺乏适应企业档案管理的软件系统。从档案管理的具体工作看，一定要认真履行好公司档案管理工作职责，严格遵守并贯彻落实集团公司及煤化工公司有关档案管理方面的政策措施，制定档案管理制度，提出档案分类框架，确定归档内容，建立档案目录、档案管理手册、档案管理台帐等基础资料，全面强化档案管理工作。从档案的发展角度来看，一定要注意培养和选用档案计算机管理专门人才，结合企业档案管理和利用的特点，编制开发科学合理的软件操作系统，组织全员培训，提高运行操作的普及率。要按照集团公司及公司要求，深入探索和研究电子档案的特征和归档方法，进一步促进公司档案信息化管理的实现。

5.其他配套措施：（1）加强基础管理工作，特别是要加快建立和完善推行企业档案标准化管理工作。（2）根据企业生产经营活动的实际开展，制定完善的归档制度，疏通归档渠道，丰富归档内容。（3）培养和选用既懂档案管理，又具备一定专业知识，还能够掌握计算机管理的复合型人才，为档案的开发利用和现代化管理提供人员保证。（4）培育和建立档案信息交流中心，为企业档案管理实行新的服务机制，以及实现档案信息资源的保值增值创造良好的外部环境。（5）培养档案信息资产价值评估人才，建立档案信息资源定额框架体系，为开展服务工作提供业务范围和行业标准。

3.结束语

综上所述，档案作为企业一切活动和生产经营的真实记录，作为企业基础管理的一项重要内容，作为有效防范经营风险、确保企业利益、树立良好企业形象的有效抓手，是打造世界煤化工“硅谷”进程中必须走好、走稳的一步，它将为公司在建立现代企业制度过程中科学管理、快速发展、不断提高竞争力发挥举足轻重的作用。（作者单位：神华宁夏煤业集团煤炭化学工业分公司）

参考文献：

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