大鹏展翅 第7期

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一个关系到千家万户的民生工程，一个视安全为第一要务的能源项目，一个由中外11家企业参股的合资公司，一个引领行业发展的现代化企业……在这样一个特殊环境下，档案工作处于怎样的地位，它的管理水平和功能效用如何。走进大鹏，走进这家中国首个引进LNG(液化天然气)项目的企业，我们领略了与行业发展同步，与企业发展并行的现代化档案管理模式。

安全比天大：档案工作为企业运营保驾护航

走出深圳宝安机场，落座公司派来的接站车，司机师傅马上提醒：请系好安全带，否则将被公司罚款1000元。安全意识如此之强，违规代价如此之高，这是记者对大鹏公司最初并且深刻的印象。

与公司管线保护与项目部负责人谈及此事，他介绍说：大鹏公司是广东液化天然气接收站和输气干线项目的建设和经营实体，我们的工作是涉及千家万户的民生工程，社会责任重大，不能出现任何纰漏，所以安全是公司的第一要务，我们强调零事故，零人员伤亡，零环境损害，任何工作都要服从安全，都要在安全的理念下操作运营。

大鹏公司的经营范围包括：LNG的购买(进口)、运输、储存及再气化；向珠江三角洲及其他地区销售(输送)天然气及其副产品；建设经营LNG接收站和输气管线及附加扩建设施；LNG输送船的包租、租赁和营运；中国境内外LNG购售等业务。在公司运营的各个环节中，都要产生大量的档案资料，而这些档案资料又与安全运营有着密不可分的联系。

显然，档案工作在这个行业至关重要，特别是项目档案，是实实在在对工程项目施工的全程记录。记者在采访中了解到，公司管理层对档案工作非常重视，将其纳入到保密与安全管理中，制定文件管理制度，规范文件管理流程。公司总裁吴正兴要求各相关部门，要按照国家有关档案管理的规定，严格遵守制度和流程，确保公司运营过程中产生的档案文件能够齐全完整地归档。

为了确保管线的安全，公司还组织了一支由150多名保安人员组成的专职沿线巡逻队伍。由于目前公司所辖管线还没有形成环线，也就是说没有备用线，所以一坦发生管线事故，就要在第一时间调阅管线档案，迅速查找事故原因，以最短的时间弥补事故造成的危害。所以负责文件与档案管理的文控中心人员就要保持24小时手机开机，确保遇突发事件在需要提供文档支持时，能够快速响应、及时提供。此外，有关人员还要定期利用档案对管线进行勘察和检测。公司目前布线区域都是经济发达地区，施工建设活跃，很容易触及管线，所以这部分档案不仅本公司留存，而且还要把沿线与各个城市相关的管线档案，移交到相关地方档案馆备份，让他们在开工建设时，以管线为坐标进行施工。今后在设计和规划新的管线时，也要通过档案确定现有管线的位置。所以在公司每年举行的确保安全的紧急演习中，文控中心都要提供档案支持，并与相关部门配合。

互补双赢：档案部门与项目部门精诚合作

在公司组织机构图中，统一领导、集中管理公司文档工作的文控中心，隶属于总裁直辖的人力资源及行政部，有3名专职人员；全公司13个部门共设有专兼职文控人员20余人。

通常情况下，企业档案管理最容易出现的问题，是档案部门与一线部门工作衔接上出现纰漏，归档不全不及时现象时有发生。问及此，公司行政与公共事务负责人自豪地告诉记者，目前在大鹏公司，文控中心与项目部门的配合已经达到了精诚合作、密切配合的境界。

公司管线保护与项目部负责人说，我们项目部的技术人员就像农民兄弟一样，整天在野外刨土挖地布管线，偶尔回到公司总部也总是步履匆匆，根本没有时间与文控人员交流档案工作。我们与他们的合作经历了认识、认知、认同三个阶段。

广东液化天然气项目属于国家重点建设项目，是中国第一个LNG项目，由LNG专用码头、LNG接收站、输气干线三部分组成。工程规模大，形成的档案量大复杂，增加了归档、管理、利用等方面的难度。行政与公共事务负责人介绍说：企业文化价值观中，公司强调沟通的重要性。为此，文控中心与项目部门进行了多次的交流，制定相关制度，并纳入到公司700余个管理制度之中。同时又与承包商达成归档协议，随时建设，随时归档。项目完工后，由项目部门统一整理，以纸质和电子两种介质的形式，将档案移交到文控中心。目前公司的项目档案已达上万卷。

与企业发展同步：EDMS系统为档案管理插上双翼

归档问题解决了，但管理又出现了新问题。因为是合资企业，中外文档管理标准不一致；新旧版本混用，无法实现文档及时共享，更难以保证安全保密；文件从形成到归档，夹杂许多业务处理环节，这些环节没有统一的管理平台，容易造成文件散失；完全人工管理带来的高成本、低效率，又影响了公司整个运营效率，等等。安全、有序、高效控制和管理是大鹏公司的管理理念，档案工作如何适应这样的理念并付诸实践，这是当时文控中心面临的巨大挑战。

记者了解到，为了解决这一难题，适应时代的发展，迈向电子信息时代文控管理的更高台阶，2005年，公司决定上马电子文档管理系统(EDMS)。

文控中心在调研考察中发现，国内外市场现有的电子文档管理系统大多只满足储存要求，较难实现大鹏公司交叉管理、权限控制、编码管理及全文检索等多重业务需求。要想实现新的突破，必须结合大鹏公司自身的需求和管理特点，“量身定做”，实施电子文档管理的计划。在此过程中，公司IT团队给予文控中心很大支持。很快，基于Microsoft SPS 2003开发的电子文档管理系统开始运行，实现了文档的集中存储。但由于工程项目规模大，形成的文件多样化、复杂化、收集难、管理难、数据量不断增加等问题的出现，旧系统用户操作不便、查询慢，数据导入效率低、安全性能较弱等缺陷也逐渐暴露出来。而且随着公司业务的发展，对文档管理又提出了新的需求。在公司领导高度重视下，文控中心又与IT团队一起，结合已有系统问题进行总结，于2007年9月启动EDMS重建项目，并开始寻找可能的解决方案和市场调研，与同行业和知名企业进行业务经验交流，就国内市场和国外现有电子文档管理系统进行深入了解。

通过市场调研，公司就EDMS重建需求向中外几家供应商发出业务需求，并征集解决方案。2008年2月供应商分别进行了讲解。通过比较，公司最后选定5家电子文档管理系统供应商进一步筛选。又经过全方位的利弊权衡，最终选定较有影响力的一家公司作为公司文档管理平台。

公司于2008年12月成立了电子文档管理系统项目组，公司运营副总裁为项目发起人，指派项目经理。项目成员分别由公司文控中心、各业务部门及承包商团队共计21人组成。

重建后的EDMS系统平台，实现了目前公司文档管理的基本需求：文件权限分明，完整安全，长期可靠；按文件分类设定编码规则，在系统自动取号的同时也能手动干预编号，便于文件的识别和管理；能高速访问和检索，满足对Office文档、扫描文档及Auto CAD制图文档的全文检索，并显示检索结果，起到高效利用效果；既能优化手工管理模式，又能本着更科学、合理、有效的原则科学管理文档；避免各个环节的重复和疏漏，达到功能合理；确保上传文档的可靠性、正确性和完整性；制定电子文档上传和提交制度，实现文档上传和提交的流程管理，对上传到EDMS的文档状态进行控制；确保公司文档的安全访问和控制策略；制定文档的控制权限，对不同人员进行角色分配，在实现文档共享的同时，确保文档的安全。

EDMS系统给公司的档案管理插上了双翼，为了推动系统的运行，文控中心通过集中授课和现场指导相结合的方式，对公司近400名员工进行了多次培训。2009年11月，该项目又通过了由国家档案局、广东省档案局、深圳市档案局、中海油集团和中山大学等单位专家组成的专家组评审，其文档共享利用、有效控制、分类交叉管理、编码统一管理、全文高速检索等功能获得一致好评，被称为“为同行业文档管理提供了成功的范例”。2010年又荣获广东省重大建设项目档案最高荣誉的“金册奖”荣誉证书。

相关数据显示，通过两年多的运行，先进、灵活、安全、高效的EDMS系统，达到了档案管理和文件控制静态和动态管理的完整统一，节约了巨大管理成本，提高文档管理效率30％左右，公司档案工作在真正意义上纳入到现代化管理轨道，新的档案管理策略也给企业的形象带来了改善。

短短半天的采访结束了，大鹏公司员工的朝气与敬业，公司管理的严格与有序，档案工作的先进与细致，都给记者留下了颇深的印象。同时也让记者确信，未来，这只展翅的“大鹏”将有更加宽阔的翱翔空间。