浅析建筑设计企业科技档案的管理

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摘 要:在建筑设计企业，科技档案管理工作十分重要。本文通过分析建筑设计企业科技档案管理的主要内容，结合笔者的工作实践，探讨了建筑设计企业科技档案管理存在的主要问题及对策。

关键词:建筑设计企业;档案管理;问题;策略

中图分类号：G353.11文献标识码：A 文章编号：

引言

在建筑设计企业，科技档案管理在工程管理中其重要性是不言而喻的。首先，档案管理员要按照归档制度的规定及时收集应归档的资料，做到即收即归，保持其档案的完整性和准确性; 其次，在科技档案的收集，整理，分类，编目中对其已归档的档案应该进行再次开发，最大化挖掘这些成果的内在价值，并对已归档的档案资源进行再次利用，即按用户要求及时准确的提供所需要的服务。笔者在档案管理工作中，将其中有价值的科技资料充分提供给所需用户加以利用，从而实现了档案资源的潜在效能，使其体现出更多的价值，并逐步实现了档案管理与开发利用的良性循环。

1.建筑设计档案管理工作的特点

建筑工程设计档案是按照基本建筑程序逐渐形成的，有着以下特点：

1.1工程设计形成的文件材料和载体是多样化的，档案资料内容主要为设计过程中的文字、图片、电子数据，文件材料有手抄件、打印件、复印传真件。建筑设计是一个完整的建筑设计工程过程，这个过程产生全部档案资料是与建筑工程设计密不可分的。在建筑设计过程中，每一个阶段形成的文件材料是与专业技术直接相关的，是专业活动的记录，文件资料具有本专业特点又相互紧密相联。

1.2建筑设计过程中，根据不同的设计阶段所整编的设计档案，如在设计前期的设计任务书、设计合同、设计条件及要求、自然条件勘察报告；设计过程有阶段性图纸：规划设计图纸、方案设计图纸、初步设计图纸、施工图设计图纸、竣工图图纸，资料有：结构计算书、工程概预算书、各个阶段报审的上级单位批文、图纸审查意见及回复、设计质量记录等档案。建筑设计项目的建设过程，受工程性质，重要程度，工程规模大小，建筑设计技术复杂程度，经济状况，政策导向等因素的影响，其周期长短不同。

2. 建筑设计企业档案管理的主要内容

科技档案的管理是指对科学技术档案实体进行管理和信息开发利用的一项专门工作，它包括收集，整理，鉴定，保留，统计和提供利用等多项内容。

2.1 项目档案管理

对于企业而言，项目档案直接记录着该企业相关项目的具体设计过程，也是设计人员具体研究活动和实际探索过程的真实记载，从项目的立项、方案设计、初步设计、施工图设计、施工配合等多方面的技术资料，如图纸、图表、文件材料、计算材料、照片、影片以及各种录音、录像、光盘等进行管理，具有专业性、成套性、阶段性、更改性和纪实性。

2.2 项目文书管理

建筑设计企业的项目文书主要涉及该企业的科研活动记录，这部分科技档案主要记录和存储建筑设计项目的整个过程及相关经验，涵盖了一个项目的立项、阶段性总结、以及课题、成果管理等技术资料信息，是企业发展过程中的重要见证资料。

2.3 项目成果管理

项目成果指的是建筑设计部门成果的汇总、成果的相关统计查询、设计人员的获奖专利以及技术转让协议等。

3. 科技档案管理存在的主要问题

笔者在日常档案管理工作中发现，一些传统的档案管理模式已经不利于档案资源的综合开发和利用，在向设计人员提供档案的再次利用过程中往往会发现一些亟待解决问题。

3.1 重收集，轻归档

对于建筑设计类企业而言，科技档案资源的价值不但包括了其凭证作用，而且还有着不能忽视的再次利用价值。在传统管理中，档案的凭证作用得到了充分重视，管理者出于归档要求的考虑，丢弃了一些有价值的资源。例如，由于只收集归档材料的原件，导致一些重要的技术文件流失，在很大程度上降低了档案资源的利用价值。

3.2 重管理，轻建设

库存的科技档案是建筑设计企业的主要信息库，其潜在的开发和应用价值是巨大的。只有保障档案资源的完整性及系统性，才能为资源进一步开发利用提供便利。在实际的管理过程中，部分档案工作人员由于不具备较强的工程技术专业知识或档案管理理念，导致难以保障归档资源的完整性和准确性，尤其是一些体现了设计项目来龙去脉的专业性很强的科技档案，由于技术类文件的不齐备容易造成该科技档案难以从全局反映该项目的技术过程。不能更好地发挥再次利用的作用。

3.3 重保存，轻选择

由于建筑设计企业行业的特殊性，科技档案管理人员一般并无机会亲身参与建筑项目的实际管理，其职责仅为对接收的档案资源进行管理。而当一个项目结束之后，科技档案管理人员由于对该项目没有整体观念，无法选择应该入库保存的档案资源及归档成果的最终性。从而容易导致一部分重要科技档案没能及时移交档案室，造成一些应该归档保存的技术资料未能及时入库，有的甚至出现丢失。或者同一阶段的成果出现多个版本，不能保障再档案利用的准确性。

4.加强建筑设计企业科技档案管理的对策

4.1 提升科技档案管理的科学水平

建筑设计部门项目档案的产生是与一个具体项目的执行流程息息相关的，随着一个项目的进行，在不同的阶段会生成不同的文件，因此档案管理人员只有通过跟踪该项目的全部过程，才能够把项目从立项到验收过程中获得研究活动的情况收集完整。建筑设计部门的项目档案是设计的软成果，在项目竣工之后，项目档案是绩效评估的重要依据和前提，所以提升档案管理的科学化水平就显得至关重要。应该将项目档案作为整个项目管理不可或缺的一个有机组成部分，通过设置专门的专职管理岗位、配备专业的人力资源进行管理，以提升其科学文化水平。应该将项目档案的管理视为企业管理的重要内容，只有在管理中引入科学而高效的方法，结合实际积极创新，才能最终保证项目整体的综合效益。

4.2 提高科技档案管理人员综合素质

要实现科技档案的科学管理，人力资源的综合素质是一个重要因素，只有高素质的档案管理人员才能够适应科技档案的可持续发展。因此，科技档案管理的领导者应积极提升管理人员的专业素质和综合素质，一方面，积极建立学习型团队，结合实际通过各类培训方式提升科技档案管理人员的整体素质，使他们适应科技档案现代化管理的需求; 另一方面，还要积极组织科技档案人员不定期到外面参加本专业的技术学习、多与同行企业就档案管理工作方面的工作进行技术交流，开阔他们的视野，鼓励他们把培训与自学的方式结合起来，不断提升自身业务素质。

4.3 完善项目档案管理机制

为使档案管理适应企业发展需要，就必须通过完善项目档案管理机制来持续提升档案的管理质量水平。客观地讲，当前不少部门的档案管理监督机制和责任机制还远远没有构建起来，难以形成对档案管理者的严格约束，容易导致科学化管理水平下降，因此必须采用各种有效措施对档案管理机制进行合理调节。首先应抓住人的要素，通过构建档案管理责任制，使档案管理部门所有人员的岗位责任得到明确。其次应制定科学的档案管理流程，并组织监督其实施。为了尽可能提升档案管理水平，实现效益的最大化，就必须构建完整的管理机制对档案形成和开发利用的全周期进行科学管理，从而保证其有效使用率。

5.结语

在建筑设计企业，科技档案的收集及管理工作是十分重要的，档案管理做好了，可以最大限度地挖掘该企业的科技资源，并将它们转化为现实的生产力，提升该企业的核心竞争力，从而逐步构建具有较强科技实力的技术文档与数据资源; 此外，通过开发利用建筑设计企业的档案信息资源，还能够促进和发挥该企业科技成果的经济效益，使科研成果的保护力度与开发利用程度均得到有效的提高。

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