将时间集中起来

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究竟有多少时间可以自由运用？可以用在确有贡献的大事上？

我们曾与某银行打过两年交道，这家银行的总裁，算是我们认识的主管中最擅于管理时间的了。两年间，我们每月与他晤谈一次，每次他都只给我们一个半小时。而且，每次晤谈，他都先有充分的准备，因此我们也不能不事先准备。谈话的内容，每次仅以一个题目为限。在谈到1小时20分时，这位总裁就开始催我们了："先生，我看我们该作个结论了，也该决定下一次谈什么题目了。"一小时半的时间一到，他就站起来跟我们握手道别了。

过了大约一年，我们终于忍不住地问他："总裁先生，为什么我们谈话每次你都以一个半小时为限？"他回答说："原因很简单，我的注意力只能维持一个半小时。研究任何问题，超过了这个限度，我就会重重复复。而且，我还知道，如果太短，时间便将不够，我恐怕会掌握不住问题的重心，因此一个半小时的时间对我来说是刚好合适。"

每次晤谈时，从来没有电话打进来，他的秘书也从来没有推门探头进来说有什么大人物等着见他。有一天问起这一点，他说："我的秘书知道，在我思考问题时，绝不许任何人来打扰。只有两个人是例外：总统和我太太。但是，总统很少来电话，而我太太也深知我的脾气。所以，任何大事，我的秘书都要等我们谈完后才来告诉我。然后，我再以半小时接听电话，接待访客。当然，我这样安排也是一种冒险，说不定在我们谈话时，会真有什么天大的事等不及一个半小时呢。"

不用说，这位银行总裁，在每月一次的晤谈中，完成的事比任何一位同样能干而却天天开会的决策者都要多。

然而，即使像他这样的一位自律极严的决策者，也常常得至少花费一半的时间，来处理许多不一定有意义的事；来处理许多"不得不干"的事，例如接待"偶然前来拜访"的重要客户，参加不一定非他参加不可的会议，批阅不必由他批阅的公文之类。

每次听高级主管说他至少可以控制自己的一半时间，而且说他真能自己认为该做什么就做什么。对此说法，我们实在深感有足够的理由来怀疑他根本不知道自己的时间耗用的情形。高级主管真能自由运用的时间，大概只有四分之一。就是说他只有四分之一的时间能用在重大事务上，能用在他有所贡献的事务上，能用在他应该做的事务上。这种估计一点不假，任何组织均必如此。要有例外的话也许是政府机构的高级官员---他们的"非生产性"的工作时间，往往要比其他组织的高级主管更多?选

一位决策者的职位越高，其不能自行控制的时间也必越多。组织的规模越大，其用于维持组织作业而非用于发挥组织功能及生产的时间也必越多。

因此，高层决策者知道他必须集中他的自由时间。他知道他需要集中的整批时间；时间分割成许多小段，等于没有时间。时间如果能集中，即使只有一个工作天的四分之一，也足可办理几件大事。反之，零零碎碎的时间，纵然总数有四分之三个工作天，也是毫无用处的。

所以，时间管理的最后一步，关键就在于将可由决策者自行控制的零碎时间集中起来。

有些高级人士，在一星期内，留有一天在家里工作。许多杂志主编和主持研究的科学家，就常采用此法。还有人将汇报、审核、问题分析等等例行工作，规定安排在一星期内的某两天中办理，而将其他日子的整个上午保留下来，用于处理真正重大的事件。

前例中的某银行总裁，正是这样管理他的时间的。凡召开业务报、约请高级职员讨论，以及接待重要客户之类的工作，都排在星期一和星期五。星期二、三、四的下午，则不安排固定的工作，以资用作处理其他事务，例如研究突发的人事问题，约见返国的国外分行经理，或前往华盛顿出差之类。但是在这3天的上午，他都要事先排定时程来处理重要事项，并以他自己感到合理的90分钟为1个单元。

另一个常见的办法，是每天上午都排定一段时间，在家里办公。芝加哥大学的卡尔逊教授（Sune Carlson）在他的"决策者行为"的研究中，曾提到一位最高层决策者。这位决策者每天上午上班前，总以90分钟时间留在家里，不接电话，专事研究。如果还要准时上班，那么他为了保证早上90分钟留在家里就自然得很早就开始工作了，不过，这种做法，总比每天下班后把重要事务带回家去，于晚饭后再花3小时予以处理的方式好得多。因为那样不免过份劳累了。中年以上的人士最好是早睡早起。

不过，话又得说回来：集中自己的时间，集中的"方法"倒在其次，重要的是"看法"。许多人把次要的工作集中起来办理，因而匀出一段整批时间来。但这样的"方法"并无太大的作用。因为这样的方法，不啻在心理上或时间上，仍然放不下那些价值不大而又认为不能不做的事情。结果终究还会产生新的时间压力，从而占用他的自由时间，来牺牲他应该做的事。几天或几星期后，他已经"集中"的自由时间，又将会被那些所谓"新问题、新的急要事件"瓜分得无影无踪了。

高层决策者，第一步应先估计他究竟有多少"自由时间"才是真正属于他自己的时间。然后他保留出相当份量的一段连续性的时间来。一旦发现还有别的事情在"蚕食"他保留的时间的时候，他便立刻再行仔细分析他的时间记录，再将其中比较次要的工作重新过滤一次。他们都知道这层道理，而不至于过份删减。

时间管理必须持之以恒。高层决策者不但经常记录和经常分析他的时间，而且还要以他自己的"自由时间"为基础，对每一重大工作制订一个完成限期。

有一位极有效的主管，经常保持两套这样的完成限期表。一套是有关紧急事件的，一套是做起来自己并不高兴但却非做不可的。每次在发现完成时间比预定限期落后时，他就警觉到他的自由时间已有溜走的迹象了。

总而言之，时间是最稀有的资源。不能管理时间，便什么也不能管理。而分析自己的时间，才是分析自己的工作和发掘工作的重要性的一项易行、可行，而且是系统化的科学方法。

"认识你自己"，苏格拉底的这句哲言，对我们一般的人来说，要想做到真是谈何容易。可是，"认识你的时间"，却是任何人只要肯做就能做到的。这是一条通往有效性的道路。