适应与转变

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在2004年度国际经济活动中，有一个十分引人注目的现象就是在我国加入世界贸易组织（WTO）以后，这一年成为承认我国已经具备了完全市场经济地位的国家和地区最多的一年。这说明经过数十年经济体制改革的历程，我国经济已经基本实现了从计划经济体制向市场经济体制的转化。那么作为社会主义市场经济体制最主要因素的企业，对企业档案有什么新的要求呢？这些要求又是如何表现的？笔者拟从档案管理机构、企业管理环境以及企业档案人力资源管理等几个方面进行一些探讨。

一、“实用主义”态度对企业档案机构设置的影响

2003年第5期《中国档案》刊登的《体制、制度、方法―企业档案工作面临挑战》一文引起了笔者的很大兴趣，笔者认为这篇文章反映的情况确实是具有相当的代表性：鞍钢是我国著名的老牌大型国企，这篇文章描述了鞍钢在企业改制重组过程中对企业档案管理机构所采取的“实用主义”态度：对那些在计划经济时期可以心安理得地存在下去的档案管理部门及人员进行了大幅度的压缩撤并，相当多的一批档案职能部门或被撤销或被合并入其他部门，有相当多的一批档案人员被减员“下岗”；而在保留下来的档案管理部门及人员中，则有相当多的从专职部门或者专职人员转变为兼职部门或者兼职人员。这是不是意味着档案管理已经成为现代企业中的“盲肠”而处于被边缘化、泡沫化的状态中呢？恐怕有相当多的人对这种现象是持忧虑态度的。

笔者对鞍钢在企业改制重组过程中对企业档案管理机构及人员的具体做法不准备进行讨论，但是对鞍钢的这种在进行企业内部资源配置时的实用主义态度是认同的。

从市场经济的观点来看，企业是一个通过生产经营活动以获取利润的社会经济组织，也就是说企业的一切活动都是以“赢利”为目的的，所以企业在进行内部资源配置即设置内部职能部门时，必须考虑经营成本因素。这是一个根本性的转变：在进行经济改革以前的计划经济时期，私营经济成分十分稀少，我国的社会经济基本上是国有经济成分的一统天下，国有企业的生产经营基本上是由上级主管部门统一安排进行的，企业生产经营所需要的资金也是由国家统一划拨使用的；而企业除了进行生产经营活动以外，还承担着许多本来应当由政府或者社会组织承担的社会职能，因此在设置企业内部机构时要与上级部门保持“对口”。档案管理工作也不例外，在通常情况下，上级档案管理部门都会提出在企业内部设置档案部门的要求，企业也不必真正地去考虑企业档案部门的作用，档案管理费用及其人员经费可以列入企业管理费用。现在，企业已经剥离了原来所承担的与生产经营无关的社会职能，企业的生产经营风险完全是由企业自己来承担的，企业已经成为真正意义上的“企业”了。国有企业面临来自国内外各个方面的激烈竞争，通过压缩撤并冗余机构及人员来减少生产经营成本、采取各种手段以充分发挥企业内部机构的最大价值，就是十分正常的企业行为。所以《体制、制度、方法―企业档案工作面临挑战》的作者也在文章中指出：“企业的最终目的是实现利润的最大化。因此，在档案机构的设置和档案人员的设置上……实际上是市场经济的规则说了算。一般来说，能少设一个机构就少设一个机构，能少配备人员就少配备人员，能设兼职岗位就绝不会设专职岗位，体现着精简和效能的原则”。笔者认为在这个认识基础上予以延伸，就是在现代企业中企业档案工作的机构设置、管理内容、人员激励等都应当围绕成本与效益，也就是现在人们经常所说的“投入与产出比”即经营成本进行的。这应当是在市场经济环境中企业档案工作理念的一个根本性转折，我们应当及时注意到这个根本性的转折，不能再把企业档案工作理念停留在四处寻求各级领导的“重视”上面，而应当推动企业档案工作适应市场经济环境条件下，才能够得到新的发展。

二、信息化对企业档案工作方式的影响

企业档案工作是与企业管理环境密切联系在一起的，随着全球化市场的形成，我国企业正面临着国际国内市场竞争的严峻形势，我国企业管理环境也随之产生了相应的变化，企业只有不断缩短新产品开发时间，改进产品生产方式，提高产品质量，降低成本，改进服务，才能够在日益激烈的国际化市场竞争中立于不败之地，并且由此产生了或者引进了一系列与此相关的新的生产方式，如准时制造（JIT）、精益生产（LP）、敏捷制造（AM）等新的产品开发形式；为了改变长期以来我国制造业“大而不强”的现状，我国政府提出了通过企业信息化、建立实现全面信息集成的数字化企业（TIE）来重新进行企业资源整合，以提高我国企业的生产经营灵活性和市场竞争力。

企业信息化建设是建立在现代计算机应用技术基础上的企业管理与制造技术的系统工程，包括两个相关联的内容：以通常称之为“甩图板”（CAD）在内的如CAD／CAPP／CAM／CIMS、PDM企业技术信息化等，以及企业管理系统的信息化如ERP、CRM等内容。企业信息化是现代企业的发展方向，与市场经济体制对企业档案工作形成了剧烈冲击一样，我国企业信息化对企业档案工作所形成的冲击也十分强烈。

由于企业信息化的基础是计算机技术，这就要求企业档案工作适应这种新的变化，包括企业档案工作环境、工作内容、工作要求的变化和人员素质的变化。

首先是企业档案工作环境、工作内容、工作要求等方面的变化，在信息化企业中，除了常见的纸质载体文件之外，更多的是以数字形式存在的电子文件，其信息数据的形成、传递、保存方式都具有与纸质文件不同的特点，原来大家所熟悉的工作方式产生了较大的变化，那些原来可以“看得见、摸得着”的工作对象变成了在网络中传送的数字信息，并且归档时间、归档方式、管理及利用形式等都产生了较大的变化；另一方面在企业实行信息化改造的过程中，一般都要对企业的信息管理流程进行重组，实现企业管理系统的扁平化以提高工作效率，在这种情况下，需要对企业档案工作流程、工作标准等进行相应的全面改进，因此对企业档案工作提出了更高的要求。

另一方面，在企业信息化环境中，对档案工作人员素质有了新的要求，不仅需要具备比较全面的档案业务知识，对计算机也应当比较熟悉。但是目前有许多档案工作人员的知识结构也已经“落伍”，不习惯处于数字形式下的电子文件，对电子文件管理感到力不从心。特别是在企业信息化条件下，需要对企业文件、档案管理从组织机构到工作内容进行重新整合，档案工作需要向前延伸与文件处理工作进行更紧密的衔接，企业档案工作难度明显加大了。

三、竞争和国际化对企业档案管理内容的影响

自从我国加入了世界贸易组织（WTO）以来，我国企业的经济活动已经成为全球性贸易活动的组成部分，我国企业必须面临国际、国内各方面的市场竞争，除了需要在产品创新、产品质量、售后服务等方面进行竞争之外，还需要经受各种非贸易因素的考验，如我国企业在进行国际贸易活动时就经常受到有关国家和地区对我国企业提出的反倾销指控或者知识产权侵权指控，这些原来在企业档案中比较少见的有关内容，就成为时下企业档案中常见的管理内容。

在传统的企业档案管理理论中，一般都把企业档案是以科技档案为主体作为基本特点来进行认识的，所收藏的内容主要是产品、基建、设备仪器等方面的档案，但是在新的环境条件下，企业在市场竞争中形成的经营性文件就会大量地进入馆藏档案中，而且对这些新类型的档案在形成、归档、保存、管理以及提供利用方面都提出了新的要求。

在传统的企业档案管理理论中，一般都把企业档案的管理特点描述为以服务于本单位内部利用为主，是以为本单位的工作查考作为服务目标的。但是在企业参与国际化市场竞争的情况下，企业档案不仅要为企业内部管理提供利用服务，还需要在必要时为企业进行反倾销、知识产权活动、克服技术壁垒等活动提供信息保障。如在应对有关国家和地区对我国企业提出的反倾销调查时，需要在很短时间内填写调查问卷（如欧盟的反倾销调查问卷的回答期限仅为十五天，需要详细地填写包括企业产权性质、原材料采购价格、产品出口销售价格、劳动力成本等十分详细的内容），这些调查内容基本上都包含在企业档案的范围内。但是在目前所采用的企业档案管理方式中，这些材料往往分散保存在生产经营档案、基本建设档案、会计档案、人事档案等不同的类别中，我们的档案工作人员如果只习惯于像平时为企业内部提供利用那样为反倾销提供数据，信息采集、处理过程比较缓慢的话，毫无疑问就不能够适应反倾销调查时即时处理数据的要求，如果等到反倾销问卷调查结束时还不能够找到企业急需的数据，就像人们经常说的“黄花菜都凉了”。

由此可以看出，在进入市场经济之后，企业档案的管理环境产生了巨大的变化。笔者认为在市场经济环境中，企业档案应当从以科技档案为主体逐步向以综合性管理档案为主体过渡，提供利用的目的从以日常工作查考向为企业提供全面信息保障服务转化，利用对象则从以企业内部为主向同时为企业内部和外部服务对象转化。

（作者单位：山西侯马山西平阳重工机械有限公司技术处043002）