论煤炭企业存货采购业务内部控制

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摘要：存货采购与货币资金有着密切的联系，它作为煤炭企业生产的首要环节一直都是行业内外关注的焦点。如何对煤炭行业的存货采购业务进行适度有效的控制，在存货采购时既能满足业内生产的需要同时又杜绝一些不必要的浪费就显得格外重要了，企业的经营决策者必须要重视这类问题。

关键词：煤炭企业；采购业务；内部控制

中图分类号：F253.2 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）05-0-02

现代企业加强自身的内部控制，能够有效防范各种财务风险，是当代社会企业管理的重要内容，也是现代企业健康稳定发展的必要保障。而煤炭企业的采购业务对于煤炭企业中的物资供给有着直接的影响。加强完善煤炭企业采购业务的内部控制，不仅能够有效地降低煤炭企业的采购成本，其还能保证为煤炭企业的发展提供必需的物质保障。因此，本文在分析现今煤炭企业采购业务中存在问题的基础上，提出有效的策略，来进一步完善煤炭企业采购业务的内部控制，以切实控制煤炭企业的生产成本，并提高煤炭企业的经济效益，保证煤炭企业的稳定发展。

一、控制采购业务的目标

采购业务是任何企业生产经营的首要环节，没有采购业务，企业的经营也就无法谈起。对于煤炭企业来说，采购业务必须摆在首位。当今社会发展日新月异，市场环境瞬息万变，企业如何在正确的时机采购适合生产的煤炭、降低存货成本、避免资金积压等都是决策者需要解决的难题。所以，煤炭企业应当加强采购业务的内部控制，通过科学合理的制定材料采购合同并严格按照计划采购，力求在合理运用资金的同时降低成本，保证采购的数量和质量以满足生产经营需要。

1.煤炭采购业务的特点

从整体管理的角度来看，煤炭采购业务这个环节完成的好坏会直接影响到其他部门是否能协调配合运转。首先，使用单位要明确煤炭采购物资的数量和质量；第二，煤炭供应部门得根据煤炭日常使用量和生产计划编制采购计划，确定好库存限额，科学的预算仓储；第三，财务部门要及时配合采购做好核算和监督。从采购对象和与其它部门的关系来说，煤炭企业采购具有以下几个特点：

（1）煤炭企业的生产形势一旦确定下来，所需的其他辅助材料便相对固定，批量采购具有连续性。（2）生产计划决定并引导采购业务。（3）货币资金与采购业务紧密相联。（4）若采购业务出现人员态度不负责则会影响企业资信度。

2.采购业务内部控制目标

其内部控制目标与采购的根本目标是一致的――服务生产。但内部控制目标应当围绕购货申请、签订合同、验收入库和结算货款这四个基本环节来进行。这四个环节在实际中应当由三个不同的职能部门来分别负责――采购部门、仓库部门、会计部门，这几个部门又进一步在相互之间形成制约。会计部门对其他两个部门进行监督和检查，仓库部门和采购部门共同形成物资供应部门，负责物资计划编制。所以，采购业务控制目标主要包括以下几点：

（1）以服务生产为根本目的，保证所购物资满足生产需要。（2）节约采购成本，提高资金综合利用率。（3）整个采购业务必须合法有效。（4）确定应付账款的真实性，提高企业资信度。

二、采购业务应当注意的事项

1.在操作过程中，煤炭采购业务需注意建立的制度

（1）制定采购业务职务分离制度，防止采购舞弊的现象。（2）建立采购业务组织控制制度，协调各个部门综合展开采购工作。（3）针对采购的不同环节制定请购控制制度、订货控制制度、验收控制制度和付款控制制度。（4）建立采购业务绩效评价制度，激励员工努力工作

2.注意事项

（1）制定的制度必须具有可操作性和内部牵制原则，避免“扯皮”现象和“权利真空”现象。（2）利用现代化高科技的同时要避免高科技犯罪给企业带来的危害，加强对采购的相关人员的专业培训和自身修养培训，杜绝职务犯罪现象的出现。

三、建立企业采购内部控制制度的必要性

近年来，因为企业采购环节内部控制不合理、不严密而产生案例屡见报端，采购过程缺乏透明度，催发了、暗箱操作、收受回扣等问题的产生，让企业蒙受了巨大的经济损失。采购是企业在一定条件下从供应市场获取产品或者服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动开展的一项企业经营活动。在社会化大生产的环境下采购是各单位经济活动最常见的表现形式之一，是企业生产经营的重要组成部分。采购业务的特点使他成为了经济犯罪的重要滋生地和高发区。内部控制是企业内部管理进行运转的一个重要的组成部分，在采购业务中的过程中通过内部控制是企业采购透明化、经济化和合理化。所以对于煤炭企业来说，建立完善企业采购内部控制制度，不仅可以防止由于疏忽而造成的违法违规行为，也可以保护企业资产的安全、完整，促进企业的健康的发展，所以完善企业采购内部控制制度刻不容缓。

四、加强煤炭企业采购业务内部控制的几点建议

完整的内部控制体系和完善的内部控制制度，是约束、规范一个企业经营管理的行为准则，是减少风险的重大措施。实施内部控制可以及时发现和纠正各种错误和不法行为，堵塞管理上的漏洞，化解企业的运营风险，有利于保证资产的安全，提高会计信息的质量和真实可靠性，帮助企业完成其绩效和盈利目标。加强和完善煤炭企业采购业务内部控制可以通过以下几个方面入手：

1.完善煤炭企业采购业务的内部控制管理制度

煤炭企业要进一步降低自身的采购成本，切实保证经济效益的获取，就必须改变传统分散采购的工作形式，实行具有统筹规划意义的集中采购、专门管理的内部控制管理制度。

首先，煤炭企业要完善自身采购业务的集中采购制度，有具体的采购部门负责整个企业的存货采购控制与管理工作，而其他部门的相关人员要对采购部门的工作进行积极地有效协调，以保证采购部门能够实现对存货采购管理的有效组织、规划与采购工作，从而最大程度地降低煤炭企业的采购成本。

再者，对于用于进行采购的物资资金，煤炭企业也要实行统一的管理机制。企业在进行采买之前，由各个部门分别将所需材料进行预算，并统一将其上报到采购部门。然后，再由采购部门进行总计、分类，并在此基础上制定采购计划，最终上报到企业的财务部门。在最终得到财务部门的审批之后，由采购部门进行统一采购后，再下发到各个部门。这样的资金集中方式，能够有效地控制企业采购的资金使用，避免资金的浪费，以进一步提高企业资金的周转能力。

2.强化煤炭企业采购人员的培训

煤炭企业的采购人员是企业存货采购过程的直接执行者，其对于采购成本的控制以及采购材料的质量保证等有着直接的影响。所以，煤炭企业要加强对采购人员的培训，以提高采购人员的职业道德与素质。

煤炭企业可以定期地对采购人员进行法制教育，增强采购人员的法律意识，提高职业道德。同时，企业还可以建立相关的激励机制，对采购人员实行绩效考核制度，从而增强采购人员的工作责任意识，以有效提高存货采购的质量以及控制存货采购的成本。

3.建立存货采购的监督机制

在当前的市场竞争环境中，少数供货商为了推销自己的产品，常常会采取一些不正当的营销手段。而当煤炭企业采购人员意志不够坚定时，其就会为了个人利益而不惜损害企业的集体利益。其对企业的经济效益有着严重的影响，甚至，其还会给企业带来重大的经济损失。

煤炭企业可以建立物管科，物管科的权利要凌驾于采购部门之上，物管科的管理人员有权对价格异常的储存物资提出异议，并到库进行检验，验收合格之后才能将其投入使用。再者，物管科人员还要定期对存货采购情况进行系统性的审查，并将结果综合成审计报告，交由上层领导进行审阅，以切实加强对煤炭企业采购业务的内部控制。

4.扩展煤炭企业采购业务的购货渠道

现今，我国的电子商务技术快速发展，在同等质量保证的情况下，电子供货商一般都具有一定的价格优势。所以，煤炭企业采购部门对购货渠道的有效扩展，能够进一步降低企业的采购成本。但是，在寻找新的购货渠道的同时，企业采购人员必须对新的供货商所提供的物资进行严格检验，保证物资的有效使用，以维持煤炭企业的正常运转。

参考文献：

[1]孙丽艳.浅议加强企业存货采购业务的内部控制[J].财经界（学术版），2011（06）.

[2]刘桂娟.探讨企业采购环节中内部控制的不足和建议[J].财经界（学术版），2013（09）.

[3]原小玲.浅谈煤炭企业会计内部控制工作的强化[J].经营管理者，2013（01）.