澳大利亚公共档案馆建设探析

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澳大利亚公共档案馆官方名称是国家档案馆(National Archives ofAustralia)，目前其整体建设水平在世界范围内堪称一流。内阁会议于1944年任命了第一位联邦档案馆馆长，规定联邦档案馆隶属于国家图书馆。1963年，联邦档案馆正式脱离国家图书馆成为直属总理府的独立部门，这是其发展史上的重要里程碑。几十年来，尤其是20世纪70年代以来，澳大利亚公共档案馆建设取得了突出成就。

一、重视档案法制建设

澳大利亚公共档案馆建设重视档案文件管理法律建设，强调严格依照相关法律开展各项工作。法律是澳大利亚公共档案馆的基本工作准则，根据时展的需要，立法部门会及时制定、修订和完善相关法律法规，使公共档案馆建设能够得到切实的法律保障。1983年，澳大利亚档案法案(the Archives Act 1983)颁布，使国家档案馆地位与职能的存在正式拥有法律依据。该法对国家档案馆的各个方面做了详细规定，简言之，重点阐述了三部分内容，即国家档案馆工作涉及的联邦政府部门、档案和文件的所指类型、赋予国家档案馆的各项权利。自颁布以来，联邦立法部门持续跟踪修订该法，使其在结构和内容上日趋完善，对公共档案馆建设起到重要推动作用。此外，国家档案馆也常常援引其他相关法律依据，如1982年颁布的信息自由法案 (the Freedom ofInformation Law).1975年的行政复议法 (Administrative Appeals TribunalAct)，1988年的隐私权法(PrivacyAct)，1995年的证据法(EvidenceAct)，1999年的电子商务法(ElectronicTransactions Act), 1997年的金融管理与统计法(Financial Management andAccountability Act), 1914年的刑事法(Crimes Act). 1979年的电子通信(侦获和使用)法(Telecommunications(Interception and Access) Act)及1999年的公共服务法案(Public Service Act)等。这些法律多涉及国家档案馆的有关工作内容，赋予了国家档案馆作为联邦政府部门开展各项工作必需的相关权利，对于公共档案馆建设的稳健发展具有重要意义。

二、强调公共服务理念

澳大利亚公共档案馆建设强调公共服务理念的主导作用。根据既定发展目标，国家档案馆不仅在于更好地履行安全保管具有重要意义的各类公共文件的职责，也更重视追求全力做好信息服务工作，尽量满足社会各领域的需求。为此，国家档案馆积极采取各种有效措施，不断提升自身服务水平，持续推动档案文件信息服务工作的发展。

在脱离国家图书馆前，联邦档案馆的首要职责仅仅是作为政府非现行文件的廉价保管处，使其根本无法有效开展公共信息服务，这种工作理念此后得以逐步转变。在1983年档案法等法律及有关发展规划中均强调国家档案馆作为公共事业机构，应该切实做好档案文件利用等服务工作。1983年档案法在第5章《公共文件》的第3、4、5部分对档案文件解密公开、提供利用的服务方式、档案文件依申请公开与行政复议等各方面做了详细规定，同时占据了很大篇幅，可以说这是该法强调的重点之一。

国家档案馆根据档案法等制定了有关服务章程(Service Charter)，其内容广泛涉及档案馆提供各项服务工作的具体细节。仅以某章程为例，其中详细阐述了国家档案馆基于公众期望而制定实施的各项服务标准、国家档案馆的角色和职能、服务工作的具体内容(包括鉴定文件信息以确认是否可以公开利用、文件提供副本及方式，在有关城市和地区设立公共查阅服务点提供文件阅览服务、重视采用包括网络在内的各种信息技术手段以提高服务水平等)、服务工作的督察与评估、接受公众关于信息服务的有关投诉和建议等。可见，澳大利亚公共档案馆建设在着力提升服务工作水平上投入了极大关注和努力，凸显公共服务的发展理念。

三、重视理论研究与应用

澳大利亚一向高度重视、支持和鼓励公共档案馆建设相关理论的研究与应用。档案文件管理理论尤其是在电子文件管理理论研究与应用方面更是走在世界前列，有力地促进了澳大利亚公共档案馆建设的发展。

澳大利亚档案文件管理理论研究在国际上具有一定优势，这与国家档案馆的高度重视是密不可分的。澳大利亚国家档案馆虽然成立时间较晚，但一方面广泛借鉴了以谢伦伯格“文件双重价值论”为代表的优秀档案学理论，另一方面持续加强自身理论研究工作，从而不断取得了突出成果。国家档案馆不仅高度重视并鼓励从事档案文件相关理论研究，而且在实际工作中也积极应用这些理论成果，这就极大地促进了档案学理论的发展。尤其是近些年来，伴随电子文件管理的大力推进，有关的理论研究工作不断取得重大进展。值得注意的是，澳大利亚国家档案馆在文件管理尤其是电子文件管理工作方面研究制定的相关标准更是NISO 15489文件管理国际标准大量吸收而被世界各国广泛采纳，此外也提出了文件连续体理论等影响较大的档案文件管理理论。

国家档案馆目前实施的一项措施也表明了其对理论研究方面的重视和支持。国家档案馆制定了一系列奖励计划以鼓励研究者利用档案文件从事学术研究，为此特设各种奖励措施来激发研究人员使用馆藏档案文件从事各种学术理论研究。此外，国家档案馆也积极谋求通过澳大利亚研究协会的资助项目与大学和其他文化机构等开展有关合作。这项措施虽不是直接鼓励档案文件理论研究，但可以肯定的是，它必然具有一定程度上的宣传效应和刺激作用。

四、强调文件管理工作

与美英等发达国家一样，澳大利亚国家档案馆十分重视监督指导政府机构的文件管理工作，这在公共档案馆建设中占有重要地位。

2004年11月12日，时任澳大利亚国家档案馆分管馆藏保存与管理事务的副馆长Steve Stuckey在日本做了题为“澳大利亚国家档案馆在联邦政府文件保管中的角色”的学术报告，在这份报告内，他详细地介绍了澳大利亚政府机构文件管理工作发展历史、现状以及电子文件管理等多方面的内容。

澳大利亚文件管理工作的发展经过了一段曲折历史。在澳大利亚国家档案馆成立之前，总理府下属的公共服务委员会(the Public Service Board)负责为政府机构提供如何做好文件管理工作等方面的咨询和建议。国家档案馆成立后，它开始负责指导政府机构怎样挑选有价值的文件以及保管多久，但公共服务委员会仍然掌握着核心权力。直到1983年档案法颁布

后，该法赋予国家档案馆向各类机构提供咨询和帮助以便经济高效地保管文件的权力，这就促使国家档案馆对文件管理工作投入更多关注。随着电子文件的广泛普及，进一步促进国家档案馆对文件管理工作的关注。1997年，澳大利亚总理宣布联邦政府承诺将在2001年实现政府所有公众服务网络化，而要实现安全稳妥的在线服务功能就需要有良好的文件管理工作基础，这给国家档案馆提供绝佳的机会阐明政府部门必须做好文件管理工作，并重申向各部门提供此类协助正是国家档案馆的职责所在。国家档案馆从有助于完整记录机构职能和发展历史、提高机构工作效率、保障机构合法权益等各方面向议会和联邦政府有关部门做了大量阐述和论证。1998年，澳大利亚法律改革委员会(the AustralianLaw Reform Commission)向联邦政府提交了一份调查报告，指出公共服务领域部门的文件管理状况非常糟糕，这将直接威胁到政府部门的工作效率。因此，该委员会强烈建议应该赋予国家档案馆权力，会同所有联邦政府部门负责人商讨制定各种有关标准。

事实上，早在1993年，澳大利亚文件管理专家已经开始着手研究制定文件管理标准并于1996年，后续做了若干次修订。澳大利亚在电子文件管理标准研究方面也取得了突出成果，已经了存储标准和元数据标准等一系列标准，并仍保持着较快的发展态势。2001年9月，ISO的文件管理国际标准中大量吸收了澳大利亚的文件管理标准，这说明澳大利亚国家档案馆在文件管理方面的巨大努力和较高工作水平得到了广泛认可。

通过国家档案馆的不懈努力，澳大利亚文件管理工作水平得到快速提升，在世界范围内呈领先趋势。总的来看，国家档案馆通过各种措施不断加强并促进各类机构做好文件管理工作(包括电子文件管理)，如通过制定相关标准以约束并指导机构做好文件管理工作；要求软件开发商和文件管理咨询公司等遵照文件管理标准和有关政策；与联邦政府总审查官、联邦政府信息管理办公室、国家图书馆等积极合作，呼吁文件管理的重要性并展开联合行动。持续加强相关理论研究和应用；研究开发并推广文件管理计算机辅助系统等等。这些措施无疑促进了澳大利亚文件管理工作的发展，进而也有力推动了公共档案馆建设。

五、重视加强绩效管理

绩效管理在澳大利亚公共档案馆建设中得到全面实施，起到重要作用。在绩效管理模式下。国家档案馆实时监控各项工作的业绩表现，同时也与联邦政府总审查官(the Auditor－General)开展合作，适时与其他政府部门成立各种临时调查委员会等，共同研究制定评估体系和相关标准，开展各种调查和审计工作并提交有关报告，旨在研究和解决公共档案馆发展中的各种问题，切实提高档案文件管理工作绩效水平。

澳大利亚国家档案馆非常重视档案文件管理工作绩效水平的提升，努力采取各种有效措施以实现这一目标。例如，根据2004年11月的统计数据，国家档案馆工作人员共计494人，其中有347人是全职工作人员。2004－2005年度，国家档案馆的总预算约计65，000，000澳元。仅从这些数据上看，国家档案馆管理工作的绩效水平已经非同一般。而在2009年11月2日，联邦政府在其《年中经济与财政展望声明》中又宣布，国家档案馆将同其他政府机构一道实施财政预算缩减计划。报告中初步估计，2009－2013年，国家档案馆第一年将缩减约700，000澳元，后四年中每年缩减约1，400，000澳元。国家档案馆做出反应，决定将进一步改革工作方式，同时减少首都堪培拉的档案信息服务经费支出，并在接下来的两年半内逐步关闭位于阿德莱德、达尔文和霍巴特3市的国家档案馆驻地办公室，同时将裁撤有关工作人员，为其提供相应的就业援助计划等。可见，澳大利亚国家档案馆极为重视工作绩效的提高，实施效果也是相当显著。

六、重视部门间的密切合作

澳大利亚国家档案馆十分重视与联邦政府各机构及其他有关部门间的密切合作，以便更高效地完成帮助各机构从事文件管理、档案收集与鉴选、提供优质便捷的信息服务及开展其他各项工作。

国家档案馆作为联邦政府的成员之一，根据法律规定，应该负责协助并监督其他政府机构做好文件管理工作、挑选有价值的公共文件及时归档保管并提供便捷的信息利用服务，这就特别需要国家档案馆与其他政府机构的紧密协作。此外，为了最大程度地保证实现对澳大利亚发展历史的完整真实记录，国家档案馆也往往采取相关措施，主动寻求与其他社会机构开展合作，或依据有关法律规定等督促或鼓励此类机构与其从事合作，这就使得国家档案馆与各种机构的合作日趋紧密并更富成效，进一步推动了公共档案馆建设。

七、重视国际交流与合作

澳大利亚国家档案馆高度重视并积极开展国际交流与合作，将其视为塑造自身国际形象和地位、交流与促进学术理论研究、开展国际范围内重大项目合作、推动公共档案馆建设发展的重要途径。

澳大利亚国家档案馆目前是国际档案理事会、国际档案圆桌会议和国际档案理事会太平洋地区分会的重要成员，在电子文件管理领域、著录与收集管理、在线提供利用、服务教育、展览与公共项目、包括电子文件在内的档案材料的保管等方面享有盛誉。国家档案馆―直以来致力加强国际档案学术交流-积极促进并鼓励国家间的档案协同合作及学者互访，主动承办各种学术会议；承担国际档案理事会等国际组织的有关培训工作；主持并参与了很多国际性合作项目，如近年来领导着一项由国际档案理事会与澳洲数字记录保管协会发起的联合攻关项目，旨在研究开发出全球通用的文件管理专用软件；积极参与了都柏林核心元数据集以及结构化信息标准促进协会等专门工作组的相关研究工作。通过广泛开展这些国际交流与合作，有力促进了澳大利亚公共档案馆建设。