网上签批文件的尝试

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为了进一步推动信息化在办公领域的应用，我们单位自去年4月份实行了网上签批文件，经过一年多的试运行，取得了初步成效。下面我将实施情况简单地介绍一下。

一、基本条件。实行网上签批文件，首先必须具备完善的网络。我们单位经过多年的努力，已经具备了覆盖各个基层单位和各个角落的网络，这就为实施网上签批文件提供了坚实的物质基础。其次，通过对几家软件开发单位的考察与甄别，我们最终选择了一家实力雄厚技术过硬的公司，并根据我们的需求研发了该办公自动化系统。该系统几乎整合了所有的办公功能，包括通知、信息、文件的发放及网上的签批等等。本文主要介绍文件的网上签批功能。

二、系统简介。该系统虽然实行网上文件签批，但与现实流程是一样的。首先办文人员从收文专网上接收各类电子文件后录入该系统，包括文件的文号标题、来文单位等等，然后合并电子办文单上传至办公室主任那里，办公室主任签批拟办意见后自动返回办文人员，办文人员根据主任的签批意见或转至相关部门办理，或呈有关领导阅示。领导根据来文提醒软件打开文件，根据内容进行签批。值得注意的是办公室主任和领导批示文件都是用手写笔录入，软件自动识别并将原笔迹沉淀到办文单上，与现实中的签批文件一样。领导签批文件后自动返回到办文人员手里，办文人员再根据领导的批示进行处理。转至承办部门的文件由具体办理人员根据时限要求填写办理结果，最后再反馈给办文人员，这就是文件的整个运行过程。这样的设计程序环环相扣，节点清晰，责任明确，既避免了文件的横传与丢失，又减少了文件传递的时间，尤其对于领导传阅的文件，文书人员可以同时将文件传至所有领导阅批，时效大大地提高。

本系统特别值得一提的就是弥补了领导外出时签批文件的缺陷，做到了领导全天候无缝隙签批文件。由于本系统依托覆盖地球各个地方的网络，而现代技术的发展又使移动办公设备最小化，因此领导外出只需携带一小平板电脑通过上网软件就可以随时随地签批文件了，非常便利。

三、系统亮点。该系统自运行以来，优越性越来越明显，具体有以下几点：

1.节省时间。过去一份文件的办理由于要找领导签批还要电话通知承办单位上门来取文件，所以通常需要一天甚至数天的时间，而如今通过网络进行几乎瞬间就可以完成，大大节省了办文的时间。

2.节约费用。过去办理文件，首先要先打印文件，转到相关单位办理时，他们还要专门派车派人来取，如果领导批示多个部门办理时，还要复印多份文件，这无形中增加了办文成本，而如今，只需鼠标轻轻一点，就可完成所有事项，几乎没有什么成本。

3.提高时效。过去一份文件的办理最快也要半天时间，而需要领导传阅的文件更是需要一周甚至半月的时间才能完毕，而现在只需几分钟甚至一天就可办完，时效性非常强。

4.检索方便。随着处理完毕的文件不断增多，给检索也带来了不利，过去查询一份文件每次都要花费大量的人力和时间，而如今，通过鼠标轻轻一点，瞬间即可找到，非常方便。

四、注意事项。由于公文处理的特点和性质，本系统在运行过程中也要注意以下事项。

1.密级文件不得上网。根据有关的保密法规，凡是带密级的文件以及短时间内不该让更多人知晓的事情一律不得上网，仍按传统方式处理，以防泄密事件的发生。

2.网络维护。网络是需要专人维护的，也是比较脆弱的，我们在软件研发之初就已经制定了相关的制度及应急预案，运行过程中遇有新的问题及时解决，如果遇到网络中断的情况时，一方面迅速派人查明原因，排除故障，恢复网络，同时，可通过电话、传真等方式给领导汇报，等待领导口头批示。

3.纸质文件的电子化。由于现实中我们经常收到一些传真或外单位送来的纸质文件，因此，我们需要将这些纸质文件通过扫描仪制成相关的电子文件，再录入到该系统中去办理。

总之，实行网上签批文件，既是适应新形势、提高工作效率的一种手段，同时又是加快信息化建设的一种途径，相信，随着科技的不断发展，我们的系统会更加完善，发挥得作用也会越来越大。

（作者单位：山东东营胜利石油管理局办公室）