档案行政处分的实施主体与程序

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行政处分作为行政法律制裁的一种方式，广泛存在于国家制定的法律、法规和规章中，但是行政处分的概念并没有在立法上得到明确界定，学术界对其内涵与外延也存在不同的理解和表述。

一般认为，行政处分有广义和狭义之分。广义的行政处分是指有权作出行政处分决定的机关、企事业单位和其他组织对所管辖的国家工作人员依照法律和制度所实施的制裁措施。狭义的行政处分是国家行政机关对违反法律、法规、规章以及国务院决定的国家行政机关公务员以及法律、法规授权的具有公共事务管理职能的事业单位中经批准参照《中华人民共和国公务员法》管理的工作人员所实施的制裁措施。根据《中华人民共和国档案法实施办法》第二十七条规定，档案行政处分的责任主体包括档案管理部门的工作人员、一般单位的档案管理人员、一般的国家公务人员以及各单位对档案工作负有领导责任的人员。换句话说，这些责任人员不仅限于公务员，还包括团体、企事业单位和其他依法成立的组织的相关人员。由上述规定可以看出，档案行政处分采用的是广义行政处分概念。

在实践中，档案行政处分容易与行政处罚产生混淆，从而在实施主体、程序等问题上产生错误的认识。实际上，档案行政处分与行政处罚的区别还是比较明显的。依照《中华人民共和国行政处罚法》第三条、第十七条和《中华人民共和国档案法》第二十四条规定，县级以上人民政府档案行政管理部门可以对公民、法人和其他组织的档案违法行为处以警告、罚款、没收违法所得的档案行政处罚。而根据《中华人民共和国档案法》第二十四条和《中华人民共和国档案法实施办法》第二十七条规定，县级以上人民政府档案管理部门、有关主管部门可以对情节严重的违法违纪行为的直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分。不过，上述规定没有涉及档案行政处分种类，有关实施主体的表述(县级以上人民政府档案管理部门、有关主管部门)也不太明确。结合《中华人民共和国行政监察法》、《中华人民共和国行政监察法实施条例》、《中华人民共和国公务员法》和《行政机关公务员处分条例》等相关规定，我们可以确定档案行政处分的实施主体应该是违法违纪责任人员的处分决定机关(任免机关或者监察机关)，处分的对象为国家公务员和国家行政机关任命的其他人员(即企业、事业单位、社会团体中由国家行政机关以委任、派遣等形式任命的人员)，处分的种类包括警告、记过、记大过、降级、撤职和开除六种。

由此可见，档案行政处分是指处分决定机关(任免机关或者监察机关)对情节严重的档案违法违纪行为的国家公务员和国家行政机关任命的其他人员实施的警告、记过、记大过、降级、撤职或者开除的惩戒措施。就档案行政处分的实施主体来说，县级以上人民政府档案行政管理部门只能对自己任免的人员给予行政处分，当然，监察机关可以按照有关规定对档案行政管理部门的人员作出行政处分的监察决定或者提出监察建议，而对于其他部门，其行政处分权只能由任免机关或者监察机关按照管理权限进行实施。

至于档案行政处分的实施程序，如果责任人属于行政机关公务员或者法律、法规授权的具有公共事务管理职能的事业单位中除工勤人员以外的工作人员，应执行《行政机关公务员处分条例》第五章的规定，按照初步调查、立案、调查取证、听取陈述和申辩、作出决定、书面通知、归档并备案的程序实施，如果属于其他人员，则需要执行相关部门的具体规定。

需要说明的是，因为档案行政处分责任主体不限于行政机关和法律、法规授权的具有公共事务管理职能的事业单位，所以“行政处分”的提法并不严谨，比如《检察人员纪律处分条例(试行)》中“丢失案卷、案件材料、档案或者机密文件”的“纪律处分”到底属不属于《中华人民共和国档案法》中的“行政处分”就存在不小的争议，而且，在近几年的立法活动中，行政处分这个概念并没有被继续使用，比如《中华人民共和国公务员法》、《行政机关公务员处分条例》就将相关的惩戒措施笼统地称为“处分”，而不是沿用《国家公务员暂行条例》中的行政处分的说法。

在《档案法》修改和《档案违法违纪行为处分规定》起草中将对前述相关问题综合考虑，以达到消除歧义、规范用语的目的。