微软怎样“E化”财务管理

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微软的哲学是：谁能运用技术把他的工作消灭掉，谁就应该得到提升。

上个世纪90年代的一天，当比尔・盖茨得知财务部门要把70%的精力花在重要性只有3%的纸面工作的时候，他决心改变这一状况。解决办法是典型微软式的：成立一个技术小组，研究如何利用PC技术和内部网把财务部门从烦琐乏味的案头工作中解放出来。在当时大型机占主流的时代，这算得上是个创举。

10多年过去了，微软在全球通用软件行业的霸主地位早已确立，其针对财务管理开发的内部网系统也已日臻完善。那么，微软是如何利用合适的技术手段增强企业的财务管理，展示IT技术和构筑在IT技术之上的管理变革所蕴涵的巨大潜力的呢？

让我们看看一个普通的微软员工是如何完成采购和报销这种日常手续的：微软（中国）公司高级公关经理张飒英负责微软（中国）公司的媒体联系和公关工作，她在申请公司的公关费用时，不需要填写任何书面文件和表格，只要登录微软全球互联的内部网，进入MS（Microsoft的缩写形式）market页面（该界面会根据每位员工的不同岗位和职责而产生），输入该公关公司的银行帐号或者名字，填写表格的具体内容，然后通过电子邮件的形式发送到自己的直接上司，待上司批准之后，该系统将自动把批准后的文档发送到张飒英的信箱中；如果上司在规定的时间内没有批复，邮件的自动提示功能将反复提示其答复。

在采购的界面上，张飒英不仅能完成提交采购申请和等待批复等全过程，还能实时跟踪在某一特定项目上的花费和一个特定时间段的花费，为其统筹安排费用支出提供了最直观的帮助。MSmarket网站还有一个特殊功能，即根据采购金额自动生成审批权限，如果某位经理的审批权每次只有2万人民币，而员工报给他一张2万1千元的申请，在他批复的时候，系统会自动提示，批复无效！

当然，并不是所有的员工都有独立采购的需求。相比MSmarket，MSexpense作为微软的报销网站，更受分布在世界各地、不同岗位的5万多名微软员工所熟悉。无论微软的员工身在何处，只要登陆网站，在网上填写报销表格，再打印出来，付上原始单据，就可以顺利报销。对于经常在国内甚至国外出差的员工，旅行中的费用往往不可能准确的预估，通过内部系统，微软的财务部门往往能在最短的时间把报销款项打入员工的信用卡。

而如此庞大和功能完善的全球采购和报销系统，微软只有不到10人的工作小组来负责设计、运营和维护。使用这套系统，对微软的员工的基本素质也是一个要求，比如说，全球各地的微软内部网没有本地化，全部采用英语，如果员工不懂英语，是无法想象的。

采购和报销的E化，不仅减少了微软这一庞大的组织在运行过程中的"摩擦损耗"，更解放了财务部门，使他们能够把精力集中在更加富于创造性的工作上来。比如，采购的E化使得财务部门汇总和分析财务支出时，得以掌握更丰富的信息和更充裕的时间，提出更有建设性的采购建议，并使微软作为一个采购整体，在与供货方谈判时处于有利的地位。而通过财务环节，对销售所得进行详细的分析，也能使得微软更好地理解客户需求，理解市场，开发出更优秀的产品。当然，实现"技术驱动"的管理不是一个单纯的技术问题，也并非搭建一个内部网就能够完全解决的，还需要从业务流程的规划、人员配备乃至企业文化等的全方位对接。微软（中国）公司财务兼运营总监刘必佐是微软公司的元老，20世纪90年代初就在美国服务于微软公司，他认为，财务的E化首先是要以一个健全的财务制度为基础，微软从一个创新型的小公司发展成一个巨无霸，其财务制度也是经历了不断调整和完善的各个阶段，在整个过程中，IT和网络技术的实时介入使得两方面都得到了促进。

对于大多数中小型创业企业，在资金有限的情况下，应该如何利用信息技术加强财务管理，提高财务工作对公司核心业务的贡献，刘必佐给出的建议是："中小型创业企业一定要有适合自身特点，既完善而又有一定弹性的制度框架。一定要先把自身的财务流程和财务体系搞清楚了，再来进行硬件的建设，这样才不至于造成浪费。"