21世纪财务会计发展的新趋势:会计信息化
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摘 要:人类进入21世纪,随着信息技术日益广泛的应用,计算机、网络、通讯等现代化信息技术得到了前所未有的发展。信息化浪潮冲击着各行各业,并成为这一时代的主旋律。利用现代信息技术建立会计信息系统,实现会计信息化,已成为我国会计界面临的重要课题。文章就会计信息化含义,实现会计信息化的前提条件,发展会计信息化的必然性,以及如何实现会计信息化进行阐述。
中图分类号:F230文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2010)03-153-03
信息技术正在改变一切,回顾人类社会发展的漫长历史,真正推动社会飞速发展的力量只是近几个世纪的科学技术发明。15世纪航海技术的发明使人类发现了新大陆,从此掀开了人类文明的序幕;18世纪蒸汽技术的发明实现了社会的工业革命;而进入20世纪中后期,IT技术特别是Internet技术的飞速发展及其广泛应用,人类正从工业经济时代跨入一个更加崭新的时代――信息经济时代。我国已把大力发展信息产业作为基本国策。信息时代的来临使会计面临的环境发生了巨大的变化,会计必须不断适用网络信息时代的要求,不断利用新的工具和方法进行创新,才能真正适应社会的需要。如何改革传统的会计理论体系,变革当前的会计电算化模式,运用现代信息技术,建立新型的会计信息化体系,是21世纪财务会计发展的新趋势,也是目前会计学面临的新课题。
一、会计信息化的含义
会计信息化是采用现代信息技术,对传统会计模型进行重整,并在重整的基础上建立技术与会计高度融合的、开放的现代会计信息系统。也就是说,会计信息化是会计与信息技术融合的过程,是将会计信息作为管理信息资源,全面运用计算机、网络和远程通讯为主的信息技术对会计信息进行搜集、加工、传输、存储和应用,为企业经营管理、控制决策和社会经济运行提供充足、实时的信息。
作为企业信息化的核心,会计信息化具有以下基本特征:
1.以实现会计业务的信息化管理为目标,充分发挥会计的管理决策职能,这与以实现会计核算业务计算机处理为目标的会计电算化不同。
2.根据现代信息技术环境重构会计模型。会计信息化将对传统会计组织和业务处理流程进行改造,按现代管理模式重组会计组织和会计流程,可以支持“网上企业”、“虚拟公司”等新的组织形式和管理模式。
3.会计信息化将按现代管理信息系统的思想来构建会计信息系统。横向上,与管理信息系统的其他子系统有机结合,信息资源高度共享;纵向上,不仅包含基本的会计核算系统,还包括会计管理信息系统和更高层次的会计决策支持系统。由此可见,会计信息化不仅考虑到信息技术本身的运用,更多考虑的是信息技术对会计的影响。会计信息化的关键是利用现代信息技术对传统会计进行重构和优化,建立开放的会计信息系统。这种会计信息系统将全面运用现代网络通讯技术和数据交换技术,实现资源的高度共享。同时,先进信息技术的广泛应用、信息系统的高度共享性和开放性,将使会计信息的处理与披露由传统的及时性提升为主动性和实时性。会计信息化使企业内部人人都可能成为会计信息的处理者和使用者,会计信息将通过网络系统接受企业会计信息使用者的随时监督,传统以簿记为主的会计组织也将改变,甚至不复存在。所以,从会计电算化到会计信息化,决不仅仅是一个名词、口号的变迁,它更应该代表一种与信息技术环境相适应的新的会计思想。
二、会计信息化产生的条件与动力
1.会计信息失真等现实问题是会计信息化产生的直接原因。会计信息失真使国家在规定各项经济政策时缺少真实、可靠的客观依据,使企业内部管理者对资金总量和财务成果表现出来的清偿能力和变现能力缺乏正确认识,使企业的经营行为缺乏针对性和有效性。为解决问题,许多专家把目光投向了会计信息化。
2.现代信息技术与传统会计模型之间的矛盾是会计信息化产生的内在因素。信息社会里,社会经济环境和信息处理技术等方面发生了巨大变化,这要求会计要对此作出相应的反应,否则将会阻碍社会经济的发展和文明的进步。传统会计模型是工业社会的产物,是与工业社会的经济环境和手工的信息处理技术相适应的,这与信息社会对会计核算、管理、决策的要求相差甚远。传统的会计处理程序和规则与现代信息技术之间的不适应和不协调是会计信息化产生的内在原因。
3.知识经济是会计信息化产生的外部条件。知识经济是建立在知识和信息的生产、分配和使用基础上的经济。为了生存和发展,企业会计只有顺应时代潮流,运用先进的计算机、网络、电子商务等信息技术,改造传统会计,提高财务信息处理与输出的速度,提高财务信息的质量,才能满足知识经济对财务信息的要求。
4.企业信息化对会计的影响是会计信息化产生的外在动力。企业信息化建设,必须首推会计信息化。企业信息化是会计信息化产生的外在动力。这主要表现在以下两个方面:一方面,会计信息系统是企业管理信息系统中的一个重要子系统,产生了企业70%以上的信息。因而,会计信息化是企业信息化的核心内容,并在推动企业信息化建设中发挥极其重要的作用。要进行企业信息化建设,必须首推会计信息化建设,不实现会计工作的信息化也就谈不上企业管理的信息化。另一方面,企业信息化发展要求未来的会计信息系统应具有开放性,能利用网络技术对信息发送与接收,达到内外数据共享,为其它相关的部门、行业提供综合信息服务。但现行的大多数会计信息系统根本无法满足这些要求。为推进企业信息化建设,必须构建信息化会计。
三、从会计电算化到会计信息化是新形势下会计改革的必然趋势
1.会计电算化的局限。
(1)会计电算化的发展已有20多年,它强调的是对传统会计处理手段的电算化。因此,这种电算化仅仅是把计算机当作高速运算的工具,模拟手工会计模式去完成原有的数据处理任务。这种工具论的思想导致会计软件的开发思路依然沿用传统的会计循环理论,只追求如何模拟手工会计处理流程,替代手工处理方法,忽视了应用现代信息技术去改造传统会计,以满足企业管理的需求,并促进会计学科的发展。同时,目前的会计软件由于过分强调会计人员的习惯,使得这种会计软件变成了一个无需人工干预的“傻瓜”型软件系统,其结果是使人们只看到减轻劳动强度的一面,而忽视了会计人员参与管理和分析的一面。这样不利于调动会计人员学习的积极性,而且照此下去,“现在意义上的会计职业和会计职业教育,也就完全失去了存在的意义。”这对会计学科的发展是极为致命的。会计电算化是工业经济和计划经济时期的产物,按其理论建立的电算化会计信息系统是一种重在满足内部管理的、封闭式的系统,是企业内部的一座信息孤岛,与企业外部社会信息系统相互隔绝。这种系统即使实现了网络化,也只是一个孤立的资源贫乏的局域网络。这种状况已远远滞后于现代信息技术的发展。也可以说会计电算化的观念在知识经济时代已经落后了,我们必须将传统会计模型与信息技术完善地结合起来,建立现代会计信息系统。
(2)会计电算化无法体现信息技术的应用对会计理论与会计实务产生的巨大影响。例如,网络技术的应用,特别是“虚拟公司”的出现,使会计基础理论之一的会计主体假设产生了动摇。虚拟公司可以由两个或两个以上的独立企业组合而成,各个独立的企业可以在虚拟公司开展业务之前组合,也可以在开展业务过程中根据实际需要进行组合;可以在完成一项交易后即行解散,也可以视情况继续维持这种组合关系。组成虚拟公司的各独立企业借助计算机网络分合迅速,可随时根据实际需要增加或减少组合方。虚拟公司也可以通过网络把数以百计或数以千计的个人联合在一起工作,待业务完成后立即解散。可见,虚拟公司与传统的实体公司在组织形式和业务经营上存在明显的差别,但在网络上它又确实是一个公司,并且在经营着业务,那么就必须要对其经营的业务进行反映。因此,有必要将传统的会计主体假设转变为多重主体假设。同样,由于虚拟公司是临时性组织,时分时合,经营期间具有不确定性,所以对持续经营假设、会计分期假设以及权责发生制原则、历史成本原则等会计基础理论都将产生强烈的冲击。
2.会计电算化的未来――会计信息化。会计信息化是采用现代信息技术,对传统的会计模型进行重整,并在重整的现代会计基础上,建立信息技术与会计学科高度融合的、充分开放的现代会计信息系统。这种会计信息系统将全面运用现代信息技术,通过网络系统,使业务处理高度自动化,信息高度共享,能够进行主动和实时报告会计信息。它不仅仅是信息技术运用于会计上的变革,它更代表的是一种与现代信息技术环境相适应的新的会计思想。在人类社会进入到21世纪之际,由现代信息技术引发的全球信息化浪潮冲击着传统社会生活的每一角落,信息化已成为这个时代的主要旋律。会计信息化已成为我国会计事业发展急需解决的重要课题。
3.会计信息化是会计改革的需要。会计属于上层建筑,在观念、理论、方法等方面均随着客观经济环境的变化而不断改革、发展和完善。会计社会环境和会计信息使用者对信息需求的变化呼吁会计革命,现代信息技术的发展为会计革命准备了充分的条件,也强烈冲击着传统会计模型。因此,我们必须重新构建现代会计模型,再将现代会计与现代信息技术统一,构成未来的会计信息系统。会计信息化应该体现信息环境下会计变革的要求,反映会计与技术的结合及相互影响。
4.会计信息化是企业信息化管理的需要。企业信息化的目的,首先在于实现生产过程中的自动化,即通过电子、信息技术对生产过程的设计、制造、测量和控制实现自动化。为此,企业需要采用计算机辅助设计(CAD)、计算机辅助制造(CAM)以及其他自动控制技术,来控制设计和生产过程,以减轻人们的劳动,提高产品的质量。企业信息化的另一目标是实现计划、财务、人事、物资、办公等方面的管理自动化,并通过网络使企业内部信息交流畅通,监控物流的整个过程。所以,企业还需要建立管理信息系统(MIS),力图实现从生产到管理的全面自动化。会计信息系统(AIM)是企业管理信息系统中的一个重要子系统,该系统产生了企业70%以上的信息,在企业管理中发挥着极其重要的作用,所以不实现会计工作的信息化也就谈不上企业管理的信息化。
在高速发展的现代社会,企业为赶上时代步伐,必须提高工作效率以增强竞争能力。未来企业的竞争,在很大程度上取决于管理的竞争,归根结底是信息的竞争。这就需要开发与应用事前有预测、决策,事中有规划、控制,事后有核算、分析的信息化企业管理系统。信息技术的升级和应用的普及,信息技术方法的更新,公用数据交换网络的建立和迅速发展,为企业实现全面的信息化管理提供了有利的技术条件。目前,会计核算的众多子系统已经使单台计算机功能发挥到了极限,并且只能使用在较小的单位,而以管理为重点的会计信息系统或企业管理系统其数据收集和信息使用不可能在同一地点、单位和部门。数据处理的及时性、复杂性要求必须使用计算机网络,必须在最大范围内实现最大限度的数据共享和数据的综合利用。因此,完整的、以管理为重心的会计信息系统必须与整个企业管理信息系统共同规划、统筹设计,以核算功能为内核,以管理功能为重心、以业务类型来划分其子系统。这是企业管理信息系统向信息化发展的必然趋势。
四、如何全面实现会计信息化
与发达国家相比,我国的会计信息化进程相对较为落后。如何把会计信息化推向全面实施,并推动我国经济发展,这是一条很长的路要走,是一项艰巨、长期而宏伟的任务,也是会计发展史的一个质的飞跃。笔者认为,目前应该做好以下几项工作:
1.加强会计人员队伍建设。开展会计信息化建设,人才是关键。长期以来,会计行业地位偏低,使得会计队伍的整体素质相对较差。要适应新时期的会计发展需要,必须有一批高素质的复合型人才。目前,国家应加大人才培养的力度。针对我国人才供给现状,这方面要做的工作很多。一方面,要从宏观的角度加大信息化方面的教育投资,为企业、社会培养出更多的适应信息化发展要求的各类人才;另一方面,企业应从自身的实际情况出发,通过各种途径积极推进员工的再教育工程,以提高员工的思想品德、职业道德、专业知识、工作技能。建立起一支素质高、技术硬、适应会计信息化发展需要的“复合型”人才队伍。
在信息技术环境下,常规且结构化的会计核算和财务管理等工作将由信息技术的信息系统完成,会计人员应更多地从事那些非结构化且非常规化的会计业务,并完成评价信息系统及其资源的工作。因此,会计人员应具备的知识体系包括:管理学中的会计学、财务管理、审计学等;信息技术科学中的计算机软硬件、网络通信、数据库和多媒体技术等;信息系统理论方法科学和实施管理科学的系统论、控制论、突变论、耗散结构论、软件工程、IT治理等等。从而培养会计人员的以下几种能力:沟通能力:会计人员不仅能提供信息,而且能与企业高层领导和其他管理者交换信息,建立有意义的关系;战略性和关键性的思考能力:能够将会计数据、信息、知识和智慧联系起来以提出高质量的建议;关注企业客户和市场的发展:能够比竞争对手提供更好的、满足客户不断变化需求的建议;为关联信息提供科学解释:能够为互相有内在联系的会计、财务及非财务信息提供科学解释;技术熟练:能够熟练地利用会计和信息技术,并推动信息技术在会计工作中的应用,制定会计信息化实施的各种规则。
2.加快企业信息化进程。企业信息化的目的有两个:一个是实现生产过程中的自动化,即通过电子、信息技术对生产过程的设计、制造、测量和控制实现自动化;一个是要实现计划、财务、人事、物资、办公等方面的管理自动化。并通过网络使企业内部信息交流畅通,监控物流的整个过程。所以说,企业信息化包含会计信息化,会计信息化是企业信息化在会计信息系统方面的体现。会计信息化是企业信息化的应有之意,没有企业信息化的发展就没有会计信息化。加快企业信息化速度,就是加快会计信息化的进程。
3.加强企业内外的互动。由传统会计发展到信息化会计要求沟通方式由单向沟通转变为双向交流,思维方式由线形转化为网状。这实际上就是要形成一种互动状态,互相借鉴、互利合作、及时反应、借脑借力,实现1+1>2的协同效应。互动成为推动会计信息化的动力和源泉。因而,会计信息化过程中要加强企业与政府部门。企业与会计及管理软件开发商,企业与供应商、制造商、销售商,企业内部组织成员之间,企业与其他外部单位及个人之间等的互动,通过各方互动,共同推进会计信息化。
4.做好软件系统开发。
(1)逐步实现财务与业务一体化。计算机作为使用工具,应该突出如何提供快速、准确、全方位和多层次的决策信息,如何更透彻地描述信息流、物流、资金流的过去、现在和未来的发展状况。因此,当前的财务软件应包括两个基本的子系统,即会计核算子系统和管理会计子系统,前者侧重于向企业外部提供有关整个企业的经营成果、财务状况及其变动信息;后者则侧重向企业经营者及各层管理部门提供经营管理所需的预测、决策信息。企业在生产、销售、控制和预测的经济活动中,主要表现为信息流、资金流和物流的统一。而要有效地控制“三流”,单靠财务部门使用软件是不够的,企业各个部门尤其是业务部门必须将其业务信息纳入软件管理的范畴,软件功能将延伸到企业经营和管理的各个方面。因此,财务软件必须从部门级应用向企业级应用扩展,建立财务信息和其他业务信息的接口,彼此共享,做到“信息集成、过程集成、功能集成”,实现财务信息和业务信息一体化,才能真正从全方位、多层次体现可信的决策信息。
(2)全面实施网络化管理。财务软件不是财务部门单独使用,而是各部门协同共享,这必然要求财务软件网络化。网络财务是电子商务的重要组成部分,将帮助企业实现财务与业务协调,远程报表、报账、审计等远程处理,事中动态、会计核算与在线财务管理,实现集团企业对分支机构的集中式财务管理,它支持电子单据与电子货币,改变了财务信息的获取与利用方式。网络财务软件是基于网络计算技术,以整合实现企业电子商务为目标,能提供互联网环境下财务管理模式、财务工作方式及其各项功能的财务管理软件系统。网络财务软件能够在局域网和广域网范围内整合使用,适合远程应用,支持电子商务。现代信息技术的发展带来的大量先进的高新技术,为开发与应用网络财务软件奠定技术基础,基于Internet/Interanet的WEB技术、网络数据库技术和三层结构组件技术的成功应用,为开发网络财务软件提供了坚实的技术保障。另外,防火墙(Firewall)技术是实施网络财务软件必不可少的安全保障,它可把企业的内部网与Internet隔离开来,作为企业网的第一道安全防线。
5.逐步建立会计信息化下的内部控制系统和审计。
(1)随着IT技术特别是以Internet为代表的网络技术的发展和应用,会计信息化进一步向深层次发展,这些变革无疑给企业带来了巨大的效益,但同时也给内部控制带来了新的问题和挑战。大部分传统的内部控制方法和措施失去了作用,产生了新的控制内容、新的控制手段和技术。因此,必须建立健全一套适应会计信息化的内部控制系统,内容包括:组织与管理控制;系统日常操作管理控制;系统维护控制;会计数据资源控制;网络的安全控制;应用控制等。
(2)随着会计信息化的发展,内部控制内容发生了根本的变化,审计目的、内容、手段也发生了改变。由于企业的电子数据处理系统相互连接成为计算机网络,审计单位需将自己的计算机终端联到企业的计算机网络上,审计时,审计人员在自己的终端上就可以调取被审计单位的相关资料进行审计。因此,必须建立计算机会计信息系统环境下的计算机审计规程,包括:内部控制系统审计、系统开发审计、应用程序审计、数据文件审计等内容。
6.做好规范化监督管理。“没有规矩,不成方圆”,为保证会计信息化全面实现和顺利开展,各级财政部门在会计信息系统的宏观管理中具有法律的领导地位和职责。会计信息系统的宏观管理是国家履行政府职能的重要内容,应从制度、软件、人才等多方面予以引导和支持。包括:制定会计信息系统的发展规划;制定会计信息系统的管理规章及专业标准;评审会计核算软件;大力抓好人才培养;推动会计信息系统理论及可持续发展研究等。
五、结论
综上所述,人类社会已经或正在跨入信息时代,信息化正渗透到各个行业,我们既要满怀热情地迎接信息社会的到来,又要正视会计在此环境下所面临的种种挑战,更要有勇气积极投身到会计的变革浪潮中。只有这样,会计才有可能迎来更加明媚的春天。
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(作者单位:集美大学财务处 福建厦门 361021)
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