研究所科研项目质量管理体系的构建研究

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前言：近年来，研究所科研项目质量管理工作越来越被重视，对科研项目质量管理的要求也越来越高。目前我国科研项目质量管理工作取得了很大的进展，但其中仍存在着一些不可忽视的问题，如科研项目招标投标管理以及科研项目经费的管理现状都有一些不足之处。本文通过对现阶段我国研究所科研项目质量管理工作中存在的问题进行分析，并提出构建科研项目质量管理体系的措施，进一步完善我国科研项目管理工作。

科研项目招标投标管理以及科研项目经费的管理是科研项目质量管理体系中的重要内容，要积极采用创新管理措施，切实加强招标投标管理工作力度，严格管理科研经费，加大经费开支透明管理，并加强项目检查和项目验收力度，做好设备、经费、档案全方位的管理工作，不断完善科研项目全过程管理，使科研项目质量管理工作程序进一步规范化。

一、科研项目招投标管理

1.科研项目招投标管理中的问题

目前，我国研究所科研项目招投标管理中仍存在着一些问题。在进行招标时，招标文件制定标准不同。由于时间紧，编制招标文件人员的能力以及经验不足，在进行预测时易出现偏差，从而在招标文件中出现纰漏，就会造成不必要的损失以及麻烦。另一方面，对于投标书的效力仅仅在合同的协议书以及中标通知书以下，一旦投标人在投标文件中的编制文件中出现纰漏，而评标人没有发现，会同样影响招标的质量以及效果。

合同存在的风险相对较大，降低合同风险是招投标管理工作中的重要内容。合同风险主要是由于合同文件的不完善，合同条理不够完整，以及叙述的不够准确，存在漏洞，如果这种漏洞一旦被承包商利用，就会给单位带来严重的损失。另一方面，由于在合同中没有明确清晰交货的时间，以及交货中应该注意的问题，同时，有关软件的招标过程中，没有对软件以及设备的免费维护时期进行明确的规定，如果出现问题，对赔偿条款的规定不够明确，导致后期出现不必要的麻烦，会带来不必要的损失。

另外，部分招投标人的道德素质比较低。在自主招标过程中，从事招标的个别人员由于责任心不强以及屈从领导意志，在招标的过程中不严格遵守相关关的法律法规，，导致招标出现不公正，影响了自主招标的科学性以及可靠性。个别的招标人为了自己的利益，接受别人的贿赂，因此，就出现了泄露招标信息的行为。部分评标专家也为了个人的私欲，在评标的过程中出现收取贿赂，影响招标的质量以及评标的公平性。另一方面，作为投标人也存在部分的虚报信息以及恶性投标，在编制投标文件时，提供虚假的材料以及信息，在投标的过程中蒙蔽评标人，还有恶性的进行低报价，同时存在围标、串标行为。对评标专家进行贿赂，让自己能够中标。无论是招标人还是投标人的在招投标中过程中出现不正当的行为都会给单位带来损失。

2.科研项目招投标管理措施

首先，要提升招投标全过程的管理能力。通过对招标方的需求进行综合考察，选出符合要求的评委进行评标。对于招标文件的制定，应有专业的招标技术人员对招标文件做出明确的规范以及要求，对于一些服务项目做出明确的界定，例如：一些赔款条例应该给予明确的限定。在采办的过程中，遇到不熟悉的项目，应该及时的进行询问以及查找多方资料进行综合的调查研究，如有必要，应向专门的服务机构进行咨询，或者通过委托的方式让招标机构进行委托招标。对于的招标机构应该选择一些信誉比较好以及实力比较雄厚的公司，从而确保在招标过程中的文件符合规范，资格预审、开标、评标等各项步骤符合相关的法律法规。对于招标过程中容易出现的问题应该提前做好预防，对一些常见的问题进行分析，制定良好的采购时间表，时间表要具有一定的弹性，最后要给自身留有后路，以防万一。

其次，要规范和提高招标运行机制，健全约束机制。在自主招标的全过程中，应该实现信息公开化，程序公开化、结果公开化，分层实现项目统一的报批、统一确定招投标制定方法，统一签订合同，实现财务的统一核算，使招投标全过程信息透明化，从而避免各种腐败现象的产生。对于招标过程中的技术人员以及采购人员进行严格要求，加强素质培养，在评标过程中的主要负责人的信用以及资质应该细化，同时对于一些相关技术的管理人员的行为规范应该做出约束。出现以及贪赃枉法的人员应该加大处罚力度，预防下次再出现这种现象。

另外，还应完善科研项目的评标体系。对于科研项目的评标体系首先应该坚持以下几个原则：全面性、有效性以及可得性三个方面：①全面性：影响科研项目的评标因素比较多，有外界因素、内部因素，也有社会因素。还有自然因素，因此，这就要求在评标的过程中应该从全面综合考虑，来评选出高质量的服务商。②有效性：在进行评标过程中，具体问题进行具体分析，指标体系的设计上应该遵循简明扼要的原则，要在实际操作中具有时效性。③可得性：所谓可得性就是指标是可以构建的，符合经济意义，另外一方面是，用于测度指标的数据是可得的。

二、科研经费管理

科研经费是保证科研事业稳步发展的主要资金来源，是保证科研项目顺利实施的重要条件。目前，科研经费的使用中存在的不规范现象，严重制约了对宝贵科研资金的有效利用，也影响了科技创新成果的产出效率。项目经费到款后，要严格预算管理，结合中科院ARP系统预算管理模块对经费执行进行限制和把关，要及时对项目负责人进行培训，提高他们使用ARP系统进行经费查询的积极性；同时，对于外拨经费，要严格执行国家招投标制度，根据情况引入竞争性谈判和单一来源采购评审。

1.加强预算管理

项目组在领用科研经费前，必须就经费的使用编制出预算。科研管理部门同财务部门一起就经费的预算合理性进行审核评估。科研管理部门主要运用自己所掌握的科研常识，对科研项目预算编制的真实性进行评估，财务部门则从自身财务的角度对经费内容的规范性进行审查，对科研单位的自筹经费配套能力、财政拨款、贷款等方面的情况进行科学预测，对经费各方面来源的可能性进行评估。审核完毕后，再由领导最后把关。通过项目组、科研管理部门、财务部门和主要领导之间的互相协作、共同合作，使预算编制的内容更加科学，这样，项目在实际执行起来随意性较小，可操作性强。

2.重视对科研项目中的合同管理

政府部门的审计也是项目验收工作中的一部分，不仅要对会计核算的规范性进行核查，还要核查科研单位在科研及财务管理水平方面的能力，综合评估科研经费的使用效率。不同于科研单位的内部审计，政府审计是按照项目合同中事先约定的内容逐条进行审计的，所以科研单位的财务部门要对科研项目中的重要合同管理重视起来。在项目合同书签订以后，科研管理部门就要及时将手中的合同书提交给财务部门，财务部门按照合同书中设置的项目和约定的内容做出一致的会计核算，确保项目经费的开支情况核算清晰，能够真实反映出项目的进展情况。合同管理对科研单位具有重要意义，不仅能够为政府的审计工作顺利进行提供便利，还能有效保证科研项目验收工作顺利进行。

另外，科学研究具有特殊性，对科研经费的开支不具有可预见性，往往不能按照事先对经费预算好的情况进行，而且，科研项目要的时间跨度也较长。这使得科研单位的财务管理模式也不同于一般事业单位的财务管理模式。财务部门需要定期整理项目经费的收支情况，并制作出报表提交给项目组和科研管理部门，两部门和财务部门一起根据合同书对费用支出的合理性进行分析。及时对其中发现的不正常现象进行了解，并查明原因，责令整改。若经了解，发现经费支出和合同预算中的偏离现象是符合实际需要的，财务部门要及时向科研项目管理部门就预算的调整进行说明，为科研项目的顺利进行提出保证。

3.保障项目经费的专款专用

科研单位要对项目经费的开支审批程序予以明确，并严格按照单位财务审批制度的规定对项目开支进行严格审查。若发现现实行的财务审批制度对项目经费的开支不能达到审查的目的，要及时对财务制度的漏洞进行补充修订，不合理的地方要及时改进。要杜绝项目经费的开支完全由项目负责人一人全部负责审批的做法，按照财务管理的要求将经费的使用方和监督方分开，并明确双方的职责权限，提高经费支出的透明度，保证项目经费支出合理、规范、专款专用。可以在科研单位内部建立一个科研内审小组，来建立起一个科研经费的内部审批制度。小组成员可以由科研单位的领导、财务人员、审计人员和科研管理部门的人员共同兼任组成，共同对科研经费的预算、使用、调整和结余分配等各个环节的使用情况一一加以审核，在经费的使用过程中就对经费的使用进行层层把关。这种在接受政府审计之前，就先进行内部自我审计的做法，能够有效加强科研单位的自我监管能力。对科研项目单独建立账目，设立专户核算。对科研项目单独建立账目，设立专户进行核算的做法，可以有效地健全科研单位的会计核算制度，也方便了对科研经费的专项管理。这样，以后在新的科研项目建立后，科研管理部门立即将合同和其他有关凭证资料一起交予财务部门。财务部门在获得这些资料后立即建立专项账户对科研经费的情况进行登记。并结合立项合同的要求，设置与合同内容相一致的会计明细科目，将各项收支准确、完整地记录在科目里。为了使财务部门中对项目经费的管理符合会计制度的要求，科研部门要密切与财务部门配合。财务部门应将核算上所需的一些原始资料向科研部门说明，科研部门根据这些说明及时将有关人员或部门所发生的资金流转方面的原始数据，提供给财务部门，为财务部门会计核算信息的准确和完整提供保障。加强年度检查，及时了解项目进度，及时解决问题。加项目验收工作的力度，做好设备、经费、档案全方位的验收准备。

结语：针对现阶段我国研究所科研项目质量管理工作中存在的问题，提出了一些构建科研项目质量管理体系的措施，为进一步完善我国科研项目管理工作提供基础条件。在科研项目质量管理中，科研项目招投标管理以及科研项目经费的管理是其中的重要内容。应努力提升招投标全过程的管理能力，规范和提高招标运行机制，健全约束机制，完善科研项目的评标体系。对科研经费的管理问题，要加强力度，加强预算管理，提高科研经费的预算准确性，重视对科研项目中的合同管理，保障项目经费的专款专用，完善科研专项经费绩效考评。努力提升我国科研项目质量管理能力，完善科研项目质量管理程序，使该管理体系逐步趋向规范化、成熟化。

参考文献：

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[3]盛浩中.基于质量管理体系的S研究所科研项目过程管理研究[D].华东理工大学，2012

基金项目：国家自然科学基金项目（No. 41001056）资助

（作者单位：中国科学院遥感与数字地球研究所；北京 100094）