论高校办公室工作中的语言交际和非语言交际
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摘要：本文从高校办公室的沟通职能入手，具体讨论如何开展良好的协调和沟通。办公室人员学会在工作中应用一些与具体环境相适应的语言和非语言的沟通，对提高工作效率都有着非常重要的作用。
关键词：高校办公室；语言；非语言；交际
作为高校各项工作的枢纽和形象窗口，校长办公室担负着更多的工作和更大的责任。作为办公室工作人员，要履行多项工作职责，发挥好办公室的多重功能，语言的成功运用起着至关重要的作用。办公室人员不仅是学校领导的参谋助手，还是部门内部、部门与部门之间的协调员、联络员。主要工作就是为领导服务，为各职能部门、师生员工服务。在工作中主要同三种人群进行沟通：学校领导、同事还有学生。实践表明，办公室人员除了拥有较高的思想政策水平、协调能力、办事能力、科学文化知识外，表达能力也是一项不容忽视的技能。
语言是人类交际和思考的工具，办公室工作更是离不开语言这种交际方式。高校办公室工作人员要依靠语言上传下达信息，与学校领导教师学生之间进行沟通协调，保证信息的顺利传达和服务工作的正常进行，所以语言的得体运用在工作运行中十分重要。例如：校长办公室的参谋助手职能决定了工作人员的语言素养要有较高的政策水平和组织原则，汇报工作语言准确、要言不烦、参政议政说谏有度，说服力较强。语言沟通是办公室逐项工作中交流的强有力地载体，进行语言交换时，如果双方的情境理解一致，信息的损失量将降到最小。如果在语言沟通中伴随着副语言及其他非语言沟通手段，则更能完美的表达、传递信息。
1.找准位置、根据语境选择话语
从语言学上讲，在工作沟通、信息交流中，沟通双方不仅要有共同的符号系统，而且要有共同的概念。没有共同语言，沟通就会发生困难。在心理学上把语义分为两种，一种是基本意义，还有就是情绪意义。大多数词既具有基本意义，又具有情绪意义。如“教师”和“教书匠”，“老教授”和“老头”等等，两者都可以是指同一个人，但后者明显带有不尊重的轻视情绪意义。如果在言语沟通中情绪意义使用不当常会导致破坏交往、降低办公室的形象的效果。
2.用语得体、注意通话工具的使用
办公室的管理中经常会发生这样的状况，在工作的沟通中，由于信息传递者或是接收人员的主观意志或信息“噪声”的干扰，会使沟通获得的信息可能失真、甚至面目全非，从而影响了工作。所以，在言语沟通中，同样可以引用通信技术中的滤波理论。最简单的有“重复传递滤波”和“反馈滤波”方法，原理是将交换意见双方的说者与听者不断交换位置，确保得到信息的准确性。在这之中普通话的使用占着举足轻重的地位，产生事半功倍的效果。
3.委婉含蓄、适当使用礼貌用语
委婉是运用迂回曲折的含蓄语言表达本意的修辞方法。如果运用得当，使听者不易产生不服与抵触情绪，有助于工作的展开。对于不便直接批评的有关人员，就要用委婉的语言来告知他工作中的不足，控制在他能接受的范围内，让其心神领会而又心服口服。委婉，也可以在领导不适合与某人进行沟通时来传递出原意。模糊是运用不确定的或不精确的语言进行表达的方法。由于它外延的不定性和内涵的灵活性，所以在表述上有很大弹性，有时可能更趋于严密。当然，不管是委婉还是模糊，礼貌都要放在首位才能起到作用。“准、明、清、平、和”五字要求，即用词精炼准确、语意明确、语音清晰、语气平等等富有亲和力等。这些就是在办公频繁的今天办公室人员代表学校处理事宜时要体现出来的礼貌要求。
二、高校办公室中的非语言交际。
交际的主要工具是语言，但不是唯一的工具。在人与人的交流中语言与非语言的交际方式都对双方理解起作用，除了有声的语言以外，我们还可以使用眼神、手势、面部表情和肢体语言来传递信息，达到交流的目的。非语言沟通是个体沟通的又一主要形式，非语言性的通包括副语言、表情、姿态、动作和人际距离等类型。非言语沟通以其独特的形式提供着隐蔽的信息而对办公室沟通的过程和结果有着深刻的影响。
1.高校办公室交际环境
同一般社交环境相比，高校办公室属于强交际环境，即大部分信息存在于环境之中或交际者身上，言语符号中涵盖的信息量少，因为高校作为一个特殊的社会单位已为交际双方所熟知，无须牵扯一些让双方烦躁厌倦的话题。如某招聘企业
到某高校就业指导中心洽谈招聘事宜，言语上就会直奔主题，协商招聘的时间、地点、场所布置等，而不会询问校史校规等背景信息，言语符号包含的信息量单一明确。在这种交际环境下，非语言交际从很多方面配合语言交际传递语言之外的诸如交际双方的思想活动、品质性格等很多信息，如交际双方饱满的情绪、友好的态度、恰到好处的身体动作等非语言行为表现方式，都能为交际活动创造和谐的氛围，增强交际效果。
2.高校办公室非语言交际行为的范畴
从高校办公室交际环境出发，结合 Knapp、薛常明和毕继万对非语言交际行为的分类，高校办公室工作中非语言交际行为大致包括面部表情、身体姿势、办公室礼仪、时空安排、声音行为和交际距离等。面部表情。（1）面部表情是人最自然、本能的表现方式，更能表达真实的思想和情感，具有元交际功能。办公室交际行为中，工作人员面部表情的变化最能引起交际对象的注意。（2）身体姿势包括静态身体姿势和动态身体姿势。静态姿势指“个人身体环境”，如着装，高校办公室人员具有教师和行政人员的双重身份，故穿着也有更高的要求，得体优雅不惹眼的穿着更能给交际方留下美好的印象；动态姿势指身体发出的各种动作，如微笑握手等。（3）办公室礼仪。高校办公室礼仪也作为非语言行为参与交际活动，工作人员在与领导、同事、学生、外单位人员进行交际时，须遵守特定的高校办公室礼仪：譬如仪容仪表具有职业美和风度美、举止行为大方得体、语言表达能力良好、待人亲切等。正确的办公室礼仪是尊重、诚信的体现。（4）时空安排。社交时都会有一些特定的社交规范进行制约。时间、空间的安排就是社交规范的无声语言。高校办公室会务、宴请工作特别多，经常涉及到座次安排工作，须严格遵守中国文化的惯例。（5）声音行为。在高校办公室工作中，语调这种非语言行为非常重要：亲切柔和，显示态度友好；一板一眼，完全出于客套；漫不经心，只为敷衍了事；傲慢无礼，则为上对下例行公事。（6）交际距离。交际双方空间所处位置的距离具有重要意义，它能反映出交际双方的关系和心理状态。高校办公室交际行为中，工作人员可以通过走近或远离交际对象，改变自己的位置来影响交际效果。但在移动时要注意交谈距离的尺度，高校办公室的交际距离一般为 1.2-3.6 米的礼貌距离，太远可能使交谈者觉得疏远而引起不必要的误会，太近又可能使对方觉得受胁迫不舒服。
三、结语
随着高等教育的内涵式发展和高等教育改革的逐步深入，高校的内外交流活动日益频繁，高校办公室交际圈之广泛、交际对象之复杂日益凸显，与之相适应，高校办公室的交际职能则被赋予了更高的效能要求和更丰富的信息内涵。更确切地说，高校办公室是参与校务、办理事务、管理文务、准备会务、沟通协调、提供服务的综合性枢纽，是对外联系和同社会各界沟通的形象窗口。诸如此类的工作，都离不开良好的协调和交际能力。除良好的语言交际能力之外，办公室人员会一些与具体环境相适应的语言和非语言交际行为，对提高工作效率有着不容忽视的意义。（作者单位：河南理工大学外国语学院）