居安思危 防患未然

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近一年来，各地档案馆都在贯彻国家档案局提出的关于建立重要馆藏档案数据备份基地的要求。南京市档案馆与哈尔滨市档案馆在这一方面先行一步。2009年10月20日，南京市档案馆与哈尔滨市档案馆互建重要馆藏档案数据备份基地协议在南京市档案馆正式签署，两地重要档案数据异地备份工作随即正式启动。这表明重要档案数据异地备份工作制度在国内档案馆馆际间正式实施。

两地互建重要档案数据备份基地的条件

上世纪60年代，许多档案馆都为备战而建立了后库，后库对减弱战争的危险起了积极的作用。时至今日，新的档案载体，新的管理方法和新的利用方式，远不是一个后库能解决的问题。重要馆藏档案数据异地备份制度的建立，需要赋予其时代内容及时代特征。国家档案局提出的“选择异地备份场所，以相距300公里以上，不属同一江河流域、同一电网、同一地震带的地方为宜”要求，为我们选择和建立异地备份基地的外部环境提供了依据，但要付诸实施，还必须考虑内部环境、馆库设备条件等因素。南京与哈尔滨两市互建档案数据异地备份基地，主要考虑了以下几个因素。

从硬件环境看：

1　基础管理到位。南京与哈尔滨市档案馆均为国家一级综合档案馆，有标准的库房和科学的管理办法。因不同的备份方式和备份介质，需要提供不同的保管条件，需要有专用的存储设备和设施，这些要求和条件目前在两馆都已经实现，良好的馆舍条件和设备条件对互建备份基地不仅可以节约成本，而且提高了安全系数。

2　信息化建设达到一定水平。南京和哈尔滨市档案局在档案信息化建设工作方面同属全国前列单位。近10年来，哈尔滨市档案局在档案信息化建设上资金累计投入近八百万元，基本实现了办公自动化、管理网络化、服务在线化目标。已成为设备较为完全齐备，基础设施良好，三网连通(局域网、政务网和因特网)，三库资源丰富(目录数据库、全息数据库、多媒体数据库)，管理手段现代的数字档案馆。南京市档案馆档案信息化建设启动早，档案信息化建设纳入全市信息化建设的总体规划，成为电子政务建设的重要组成部分，经过多年的建设，特别是2006年以来，制定了全市档案信息化建设老三年、新三年规划，在分段推进的方针指导下，基本实现了以“三网一库”建设为重点的档案信息基础设施现代化，重要、珍贵、利用率高的馆藏档案资源数字化，档案信息利用和服务网络化、电子文件、电子档案的管理规范化，以电子文件中心和电子档案中心建设为重点，有序推动数字档案馆的建设全市档案信息化建设目标。两市档案信息化建设成果为重要馆藏档案数据异地备份工作打下了良好的基础，为在应对自然灾害、突发事件等情况下，及时实现系统恢复，数据还原提供了技术保障和支撑。

3　2009年初南京和哈尔滨两市结为友好城市协议签署，为两市在社会经济、文化教育等领域开展多项交流与合作搭建了一个广阔的平台。这也为两馆互建档案数据异地备份基地提供了有利条件。

从软件环境看：

1　两馆领导高度重视。哈尔滨市档案局领导高度重视，指定部门和人员负责工作的具体实施。南京市档案局在收到哈尔滨市档案局的商议函后，专题召开了局长办公会，落实了由文档数据管理中心主办，相关处室协办，分管领导督办的工作机制。局长尹玉兰强调：两馆互建备份基地，是新时期新形势任务对我们的新要求，也是贯彻国家档案局工作要求的重要举措，一定要强化高度的政治意识、责任意识和紧迫意识，科学谋划，合理安排。认真落实。并将此工作作为重大事项向市政府进行了专项报告。同时，局领导特别批准，划拨专用经费、开辟专用库房、添置专用设备积极开展这项工作。领导的重视为做好工作提供了有力保障。

2　两馆职能部门精诚合作。自双方初步达成协议开始，南京市文档数据管理中心和哈尔滨市档案局技术保护处建立了良好的合作关系，双方互信互谅。在协议起草和移交手续办法拟定中，对不同意见或想法及时沟通，求大同，存小异，大事按原则，讲科学，小事求实际，讲诚信。对合同以外的事务细节，互相提醒，为对方考虑。双方真诚合作，精心管理，互相学习。精诚合作的精神为做好重要馆藏档案数据异地备份工作提供了有力的保证。档案工作者认真的守职守责精神，也为档案数据的安全增添了一道安全屏障。这不仅是档案数据之幸，更是人类文明之幸。

对开展重要馆藏档案数据异地备份工作的思考

南京、哈尔滨两市档案馆间重要馆藏档案数据异地备份基地建设工作已经启动，两地重要馆藏档案数据备份工作开始实施。作为一项工作，这仅仅是一个开始，作为尝试和探索，还有许多问题需要研究和思考。

1　重要馆藏档案数据异地备份基地的选择除了点对点的方式，是否可以选择一点对多点的方式。即不一定是双向的，可选择单向的，这样可以解决双套备份的问题，更具安全性。同时，在更新数据时，可选择不同的套别进行，也节约了成本。

2　重要馆藏档案数据异地备份是一个档案馆进行，还是一个地区的档案馆同时进行。中国档案事业体系层级分明，上级对下级有监督指导权。一个市级档案馆，对其所属的区县档案馆有业务指导职责。在档案信息化的统一规划下，是否应该考虑数据备份的统一规划和统一实施。若能统一实施，必将对一个地区的信息化建设起到积极的推进作用；同时对区域内档案信息资源的共享也会起到促进作用。但我们又必须考虑数据容量巨大，数据种类繁多等因素可能带来的载体体积等问题。

3　重要馆藏档案数据异地备份的技术有多种实现方式，应该根据具体的应用情况酌情选择，还要选择合适的备份方法、备份介质和备份方式。在备份方法上就有在线备份和本地下载异地备份等选择，如何抉择。当选择了在线备份后，又有备份构架选择的问题。而本地下载异地备份时，备份的是数据库文件、系统文件还是原始数据等等。备份方式上，是选择完全备份、增量备份、差量备份、合成完全备份等其中的哪一种。最终我们还必须面临选择备份介质的难题，硬盘、磁带或光盘等，各有优劣，合谁取谁，等等。一个档案馆应选择什么样的方法进行重要馆藏档案数据的异地备份，以什么作为选择方法的标准或参考值，关系到重要馆藏档案异地备份的成败和重要馆藏档案数据的安全乃至档案事业的可持续发展，应当成为今后一段时间内档案学专家、学者及档案工作人员着力研究的重要课题。

4　重要馆藏档案数据异地备份的数据是否需要采用写保护的方式封存。写保护它一方面保护了原有文件，防止误操作，另一方面它又避免了病毒对文件数据的攻击。是选择硬件写保护，还是软件写保护，如何采用技术手断防范另有图谋者的侵犯将对我们提出更高更严的要求。

5　加大重要馆藏档案数据异地备份在国家综合档案馆考评体系中的权重。国家档案馆的综合考评体系是衡量档案馆，乃至档案事业发展水平的标尺。将其纳入考评体系，将对推动重要档案数据异地备份工作产生积极的影响，将对这项制度的建立和推进起到决定性的作用。

目前，南京哈尔滨两市互建重要档案数据备份基地工作正在实施。作为先行者，我们清醒地认识到，在探索的过程中一定会有不足和不尽如人意的地方。但是，回顾一年来的工作过程，我们备感欣慰，重要档案数据的异地备份工作已经引起国家的重视，得到了各级档案馆认识和支持，这项制度的建立及实施，必将为已存在的、大量的、重要的档案数据创造更多更好地保管条件、保管方法和管理方式。居安思危，防患未然，我们必须从我做起，从现在做起。只要我们用科学的态度，认真贯彻国家档案局的要求，求真务实，不断探索，并注意在探索的过程中“勇于突破已经被实践证明是成功的经验，勇于突破目前的工作路子，勇于突破自己的成功，范例，不强求一律，不寻求模式化，不追求百分比，一切从实际出发，确定发展理念和工作路子，不断实现工作理念上的飞跃，不断实现业务政策的与时俱进。”就可以，也一定能够做好档案的数据异地备份工作，为国家档案资源的安全和档案事业的可持续发展，为中华文明和国家历史的延续做出档案工作者应有的贡献。