论如何做好档案管理与工程质量的协调工作

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【摘 要】本文首先对工程档案在促进建设工程建设中的作用进行了分析，提出了工程档案是建设工程质量的直接载体与重要部分，并对工程档案对工程质量的影响加以阐述，提出了做好工程档案管理的具体措施，促进工程档案管理更好的融入工程建设中。

【关键词】工程建设；工程档案；措施分析

1 工程档案在促进工程建设中的作用

1.1 工程档案是建设工程的重要部分

建设工程立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记录，是项目经费落实和项目具体实施的根本依据。项目预算编制、项目概要设计、招投标都必须以立项文件为依据。而项目预算、概要设计、招投标产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据。也就是说，在建设工程项目开工建设前，已经有大量的文件材料形成了。如果把这一个文件积累过程从建设工程中剔除，建设工程是根本无法成立，也是无法开展的。即使是在施工过程中，文件材料的产生与具体施工进程也是不能割裂的。在建筑材料如钢筋、水泥、砖块等使用前，必须要进行送检，只有检测合格才能使用，这些检测文件材料也是非常重要的档案资料。

1.2 工程档案是建设工程质量的直接载体

建设工程质量是指工程满足业主需要的，符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合。特别是随着量化分析和精细化管理的推动，对建设工程质量有了一系列精确的评价体系。当我们的评价由感受性的经验模式上升到以数据和现状图纸为依据的体系化模式时，对建设工程质量的评价就不再是以到工程现场看看就行了，而是以建设工程档案为基础，以指标的量化统计分析为手段，进行综合测评了。这实际上是说，建设工程档案直接反映了建设工程质量，是工程质量的一个直接载体，我们应以建设工程档案为依据来全面评价工程质量。

1.2.1 隐蔽工程记录是工程质量的直接载体

建设工程档案作为工程质量直接载体，那就是在工程建设过程中，有许多工序的内容是要被下一道工序所掩盖的，也就是通常所说的隐蔽工程。对这一部分，在工程竣工后我们是看不到摸不着的，也难以检测得到。我们只能根据掩盖前的照片、录像、图纸以及各种现场记录对这一部分工程内容进行评价，工程档案在此的作用就是无可替代了。

1.2.2 工程档案是优质工程评选的主要载体

工程档案质量好，反映工程管理规范，反映工程管理人员素质高，反映工程质量好。这一个观点可以从建设工程项目参评“鲁班奖”、“芙蓉奖”等奖项活动中看出。凡是有意参评的项目，建设、施工各方对建设工程档案管理都是非常重视的，尤其重视档案的真实性、完整性，包括施工现场拍照、录像等方面。对档案的收集、编制和整理就更加认真细致、精益求精了。

2 工程档案对工程质量的影响

建设工程档案是一个静态的概念，而建设工程档案管理则是一个动态的过程。一般来说。这一过程的目的和结果都是建立真实、完整、系统的建设工程档案。但对这一过程进行深入、清晰的研究，我们会发现，工程档案管理实际上不是一个单独的、孤立的行为，而是工程项目管理的一部分。更进一步，我们从工程质量控制的角度出发，工程档案管理占有关键的一席之地。

2.1 从“五大因素”看工程档案对工程质量的影响

质量控制主要表现为施工组织和施工现场的质量控制，控制的内容包括工艺质量控制和产品质量控制。影响质量控制的因素主要有“人、材料、机械、方法和环境”五大因素。从“人”的因素来看，工程施工过程中各个专业的合格的技术人员是绝对不可缺少的，只说资料员都要经过专门培训后持证上岗，而且要保证资料员的稳定；从“材料”的因素来看，所有建筑材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等是建设工程质量保证资料的主体；从“机械”的因素来看，机械设备的使用和现场调度是施工组织设计的重要内容；从“方法”的因素来看，对施工方法和工艺流程的记录就是施工日志；从“环境”的因素来看，我们往往要对开工前、施工中和竣工后的环境进行拍照和录像，反映场地环境的变化。

这五个控制质量主要因素的资料都在建设工程档案的收集编制范围内，并且都是不可缺少的重要内容，所以工程质量控制的五大因素都离不开工程档案管理。

2.2 从“建筑五大员”看工程档案对工程质量的影响

2008年，建设部、劳动部联合发出《关于建设行业生产操作人员实行职业资格证书制度有关问题的通知》（建人教[2008]73号），通知规定所有建筑行业从业人员必须持证上岗。早期的建设工程项目管理的确对工程档案管理有所忽略，建设工程项目管理人员培训(俗称“五大员”培训)一般是指：预算员、施工员、质检员、安全员、材料员，一直没有包括资料员。而建设工程资料员培训由各市城建档案馆自行组织，没有纳入建设职业培训范畴，也没有发国家认可的证书。近几年，随着建设工程档案管理对建设工程质量控制重要性的认识日益提高，有的城市实现了建设工程资料员经常性培训制，还将《资料员合格证》上网，便于查询和核对。并要求每个建设工程项目必须持有《资料员合格证》的专职人员从事工程资料编制工作，才能在工程竣工后向市城建档案馆移交竣工档案。现在有的城市，如上海、重庆等已经将资料员纳入了“五大员”培训，建设工程档案管理作为建设工程质量控制的关键环节已得到越来越多的认可和重视。

3 做好工程档案管理的具体措施

工程档案管理在行政上体现一种强制性，这种强制性往往与建设行政职能高度融合，既可以作为行政许可的前置条件，也可以作为工程项目竣工审查程序的一个部分，还可以作为行政执法检查的一个内容。这一系列的行政行为，以加强工程档案管理为手段，却能取得提高工程质量的效果。

3.1 档案管理与质量控制相互促进

建设工程档案管理，应在工程一开始就把档案的要求、责任告知建设和施工单位，要求他们明确分管领导和专门资料人员，对工程资料终身负责，提高他们的档案责任意识。第二步是对建设工程档案实行专人负责、全程跟踪、经常性业务指导，发现问题及时整改。第三步是工程竣工前对建设工程档案预验收，由工程质量监督站查验资料备案后，再完整向市城建档案馆报送移交建设工程竣工档案并取得《建设工程竣工档案合格证》，然后才能去办产权产籍手续。此外，还由市建设局统一组织建设工程档案编制执法检查，加强工程档案收集编制的原始性、真实性、完整性、系统性管理。这一系列与建设行政职能相融合的措施，通过建设工程档案管理促进了建设工程质量的提高。

3.2 高标准的档案质量能促进工程质量优化

在建设工程施工过程中，我们要保证工程材料的合格证书、检验试验报告、各种检测报告等符合档案要求。一旦发现建筑用料与技术说明文件不符的情况，应及时向建设单位反映，防止以次充好事件发生；发现在隐蔽工程施工过程中有“偷工减料”等不良行为，要及时制止，对优质工程的控制起到积极的作用。建设工程档案管理对工程质量的改进作用得到了建设单位高度认可。

建设工程从立项、招投标、勘测、设计、材料配送，到主体和配套施工，到最后装饰装修、绿化亮化，到竣工验收后投入使用，这是一个相当长的周期。建设工程档案不仅把这个过程真实地记录下来了，把这个过程完整地链接起来了，同时把这个过程作为历史记忆长久保留了下来。由此可见，对于建设工程档案管理的重要性及其实现途径是需要我们研究思考并高度重视的。在条件成熟的情况下，从行政和立法层面加强建设工程档案管理对促进建设工程质量会有更积极的作用。我们应该以众多的建设工程质量事故为教训，以我们加强建设工程档案管理的经验和成果为动力，以高度地责任感和紧迫感来推进建设工程档案管理工作，为提高建设工程质量，确保人民生命财产安全，建设社会主义和谐社会做出切实的努力。

4 结语

工程档案作为工程建设中的一个重要的组成部分，对于提高工程建设质量有着重要的意义，本文对工程档案与工程质量的关系进行了系统分析，提出的加强档案管理的方法，对促进工程档案管理有较强的借鉴价值。

参考文献

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[2]张俸鸣.浅议工程档案管理与工程质量.江苏省连云港正方监理有限公司 【期刊】职业技术 2011-10-10